Важно! С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, а работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки — на бумажном носителе или в электронном виде. Все изменения регулируются Федеральным законом от № 439-ФЗ и статьями 66, 66.1 Трудового кодекса РФ.
Ключевое правило: Если работник не подал письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель обязан вести её одновременно в электронном и бумажном виде до момента получения такого заявления (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).
Виды заявлений по трудовым книжкам
В практике кадрового делопроизводства наиболее часто требуются следующие типы заявлений:
| № | Вид заявления | Цель | Срок подачи |
|---|---|---|---|
| 1 | О выборе способа ведения (бумажный/электронный) | Выбор формата трудовой книжки на постоянной основе | До 31 декабря 2020 года для всех, принятых до 2021 г. Для новых сотрудников — при приеме на работу |
| 2 | О переходе с бумажного на электронный формат | Изменение ранее выбранного формата | В любой момент |
| 3 | О выдаче трудовой книжки на руки (оригинала) | Получение бумажного документа при увольнении или в других предусмотренных законом случаях | В момент увольнения или по требованию |
| 4 | О оформлении новой трудовой книжки | Замена утраченной или пришедшей в негодность книжки | При обнаружении утраты/повреждения |
| 5 | О предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) | Получение выписки из электронной трудовой книжки | По требованию работника |
Пошаговая инструкция: как составить каждое заявление
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Это основное заявление, которое каждый работник, принятый до 2021 года, должен был подать до конца 2020 года. Новые сотрудники подают его при приеме на работу.
Структура заявления:
- Шапка: наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя (можно не указывать, если адресуется «Руководителю»).
- Данные заявителя: ФИО, подразделение, должность.
- Просительная часть: четкое указание на желаемый формат (бумажный или электронный) со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ № 439-ФЗ.
- Дата и подпись.
от специалиста отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.
Подпись: _________________ / И.И. Иванов /
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Для тех, кто ранее выбрал бумажный формат, но решил перейти на электронный.
от менеджера Петровой Анны Сергеевны
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании статей 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажного носителя на электронный (в форме электронной трудовой книжки) с даты подачи настоящего заявления.
Прошу внести соответствующую запись в мою трудовую книжку (при её наличии) и обеспечить мне доступ к сведениям о моей трудовой деятельности через личный кабинет на портале государственных услуг или иным установленным способом.
Подпись: _________________ / А.С. Петрова /
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки (оригинала)
Подается при увольнении, если работник хочет получить бумажный документ. Важно: Оригинал бумажной трудовой книжки выдается только в случаях, предусмотренных законом (утрата, переход на электронный формат, увольнение, если книжка велась на бумаге). Если книжка электронная, выдается выписка (форма СТД-Р).
от бывшего инженера Сидорова Петра Викторовича
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с увольнением из ООО «Пример» приказом от «___» _____________ 20__ г. № ___ прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку (серия ____ № ________) для последующего самостоятельного хранения.
Дата увольнения: «___» _____________ 20__ г.
Дата получения заявления: «___» _____________ 20__ г.
Подпись заявителя: _________________ / П.В. Сидоров /
Работник получил трудовую книжку:
Подпись: _________________
Заявление об оформлении новой трудовой книжки
Подается при утрате или повреждении бумажного документа.
от кладовщика Федоровой Марии Леонидовны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей (серия ____ № ________) при переезде. Готова предоставить все необходимые сведения о моих местах работы и учебы для внесения в новую книжку.
Подпись: _________________ / М.Л. Федорова /
Критические ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие реквизитов: не указано ФИО заявителя, должность, адресат.
- Неясная формулировка: вместо «прошу перевести на электронный формат» написано «хочу всё по-новому».
- Нет даты и подписи: заявление без даты считается неполным, подпись обязательна.
- Подача устно: закон требует письменной формы. Устная просьба не является основанием для действий работодателя.
- Игнорирование сроков: заявление о выдаче оригинала на руки работодатель обязан рассмотреть в течение 3 рабочих дней (п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда № 320н).
Ответы на частые вопросы (FAQ)
В: Что делать, если работодатель не принимает заявление?
О: Подайте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении или вручите под подпись на втором экземпляре (с отметкой о приеме). Это будет доказательством в случае спора.
В: Можно ли отозвать заявление о переходе на электронную книжку?
О: Да, в любой момент можно подать новое заявление о возврате к бумажному формату, если вы ранее выбрали электронный.
В: Обязательно ли указывать в заявлении номера и серию старой книжки?
О: Да, это важно для идентификации документа, особенно в заявлениях о выдаче или замене.
В: Как подтвердить факт подачи заявления?
О: Требуйте от работодателя отметку о приеме на вашем экземпляре заявления (дата, подпись, печать) или получайте квитанцию. Без этого сложно доказать, что вы подали документ в установленный срок.
Правильное составление заявления по трудовым книжкам — это гарантия соблюдения ваших прав и четкой работы кадрового аппарата. Помните три главных принципа:
- Письменная форма — без неё заявление не имеет юридической силы.
- Конкретика — чётко укажите, чего вы хотите, со ссылкой на закон.
- Доказательство подачи — всегда имейте на руках подтверждение того, что работодатель получил ваше заявление.
При возникновении сложностей обращайтесь за консультацией в государственную инспекцию труда (ГИТ) или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, ФЗ № 439-ФЗ, Приказ Минтруда № 320н) и кадровой практики по состоянию на 2026 год. Рекомендуется уточнять актуальность требований в официальных источниках.