В 2026 году в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Эта статья собрала самые актуальные сведения, которые помогут понять, как правильно оформлять записи в трудовых книжках, какие правила действуют в 2026 году и что говорит Роструд по вопросу ставимости печатных форм.
Текущий статус трудовых книжек
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронный формат трудовых книжек. При этом:
- Бумажные трудовые книжки продолжают действовать, но только до полного перехода граждан на ЭТК.
- Электронные трудовые книжки уже оформлены более чем 73 тысячам жителей различных регионов (Челябинская область, Самарская область, Санкт‑Петербург и др.).
- По данным соцфонда, около 67 % работающих петербуржцев перешли на электронный формат с 2020 года.
Внедрение ЭТК обусловлено рядом преимуществ:
- Безопасное хранение данных.
- Упрощённый доступ к информации для работников и работодателей.
- Сокращение риска потери или повреждения бумажного документа;
Как правильно оформлять записи в бумажной трудовой книжке
Хотя электронные формы набирают популярность, в 2026 году многие организации всё ещё используют бумажные формы. В этом случае важно соблюдать несколько требований:
Печать штампа кадровой службы
Можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке? По позиции Роструда, печать допускается, но только при условии, что она не мешает визуализации записи и не создаёт препятствий для последующего внесения изменений.
- Штамп должен быть расположен внизу страницы, не закрывая основной текст.
- Печать не должна быть слишком тяжёлой, чтобы её можно было сканировать при переходе на ЭТК.
Формат и содержание записи
В каждой записи в трудовой книжке должны присутствовать следующие сведения:
- ФИО работника.
- Дата и номер записи.
- Дата начала работы.
- Должность и место работы.
- Сведения о расторжении труда (если применимо).
Все изменения в книжке оформляются чётко, без стираний и зачёркиваний. При необходимости вносить уточнения используют отдельный лист‑приложение, который также подписывается обеими сторонами.
Переход на электронные трудовые книжки: что нужно знать
Для тех, кто уже перешёл на ЭТК, важно соблюдать правила оформления и обновления данных.
Как получить доступ к электронной книжке
Получить доступ к своей электронной книжке можно через:
- Ссылку, высланную на корпоративную почту.
- QR‑код, который генерируется в личном кабинете на портале TrudovayaKnjizhka.ru.
После перехода по ссылке или сканирования QR‑кода работник получает возможность редактировать свои данные, просматривать историю труда и передавать документ в другие организации.
Преимущества электронного формата
- Безопасность: все данные шифруются, доступ к ним имеет только уполномоченный персонал.
- Удобство: можно быстро обновлять сведения о месте работы, менять статус занятости.
- Экономия времени: отсутствие необходимости вручную вносить изменения в бумажный документ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки?
Да. По закону работник имеет право одновременно пользоваться обеими формами, пока не будет полностью оформлена электронная версия. После её завершения бумажный документ считается артефактом и может быть уничтожен по согласованию с работодателем.
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку можно исправить двумя способами:
- В бумажной версии – через внесение исправления подписью обеих сторон и указанием даты.
- В электронной версии – через редактирование записи в личном кабинете, после чего система автоматически генерирует подтверждение изменения.
Как убедиться, что мои данные защищены?
Все записи в ЭТК хранятся на защищённых серверах с шифрованием SSL/TLS. Доступ к ним возможен только после аутентификации по логину и паролю, а также подтверждения по SMS‑коду.
Что важно помнить работодателям
Для организации, которая ещё использует бумажные трудовые книжки, рекомендуется:
- Регулярно проверять соответствие оформления требованиям Роструда.
- Обеспечивать своевременный переход сотрудников на электронный формат, предоставляя им необходимые ссылки и QR‑коды.
- Сохранять копию бумажной книги в архиве до полного завершения перехода, чтобы избежать потери исторических данных.
Внедрение электронных трудовых книжек – это не только требование законодателя, но и шаг к более прозрачному и безопасному ведению кадровых документов.