Трудовая книжка, это главный документ, который фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника. Порядок заполнения и формы этого документа регулируются статьей 66 Трудового кодекса РФ. Однако мир не стоит на месте, и с 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году правила игры существенно изменились, и как работникам, так и работодателям важно понимать, как правильно действовать, когда речь заходит о получении и ведении этого документа.

Электронная или бумажная: что нужно знать о выборе

В 2020 году перед работниками встал выбор: сохранить привычную бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ. Важно учитывать несколько ключевых моментов:

• Право выбора для опытных сотрудников: Если работник завел трудовую книжку до 2020 года, у него остается законное право на продолжение ведения бумажного аналога.
• Бумажная книжка — только по основному месту работы: Согласно правилам статьи 66 ТК РФ, оформлять традиционные трудовые книжки могут только работодатели по основному месту работы. Совместителям бумажная книжка не заводится.
• Отказ от бумажного формата: Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажный документ на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Первое трудоустройство в 2025–2026 годах: новые правила

С 2025 года оформлять трудовые книжки впервые нужно по новым правилам. Вновь принятые сотрудники, которые ранее нигде не работали официально, могут использовать только электронный вариант документа. Бумажная трудовая книжка для них больше не заводится;

Если вы берете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, процедура оформления выглядит так:

1. Соберите документы: Попросите у кандидата паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
2. Оформите прием: Подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приеме на работу.
3. Сформируйте ЭТК: При первом трудоустройстве работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку исключительно в электронном виде, передавая сведения в Социальный фонд России (СФР).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая информация о трудовом стаже человека. Она содержит те же данные, что и бумажная:

• Где и в каком году работал сотрудник;
• Какую должность занимал;
• С какой работы уволился;
• Когда и по какой причине произошло увольнение.

Как получить выписку из ЭТК и где посмотреть сведения?

Одним из главных преимуществ электронной трудовой книжки является удобство доступа к данным. Работнику не нужно ждать, пока отдел кадров выдаст документ на руки. Посмотреть сведения о трудовом стаже и кадровых событиях можно несколькими способами:

Через портал Госуслуг

Это самый быстрый и популярный способ. Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги? Достаточно авторизоваться на портале, найти соответствующую услугу и заказать выписку. Документ с электронной подписью придет в личный кабинет.

У работодателя

Вы можете запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя; Кадровая служба обязана предоставить вам распечатку электронных сведений, заверенную подписью и печатью организации.

В МФЦ или СФР (бывший ПФР)

Для получения выписки можно лично обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) или напрямую в Социальный фонд России. При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС.

Переход на ЭТК при трудоустройстве: как оформить документы

Если работник, имевший бумажную книжку, решает перейти на электронный формат при новом трудоустройстве, важно правильно оформить эту процедуру. Минтруд разъяснил порядок действий:

1. Работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Эту запись необходимо правильно заверить, чтобы у контролирующих органов не было вопросов.
3. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись.
4. Дальнейшие кадровые события отражаются только в электронном виде и передаются в СФР.

Рекомендации для работодателей

Работодателям стоит помнить, что переход на ЭТК — это не просто изменение формата хранения данных, но и новые обязанности по своевременной передаче сведений в фонды. Еще одна важная рекомендация — рассказать сотрудникам о преимуществах ЭТК:

• Исключение риска утери или порчи бумажного документа;
• Быстрый доступ к данным в любое время суток;
• Упрощение процедур при оформлении пенсий и социальных выплат;
• Снижение бюрократической нагрузки на отдел кадров.

В 2026 году сосуществуют два формата трудовых книжек: бумажный (для тех, кто сохранил за собой это право до 2020 года) и электронный (обязательный для всех впервые трудоустраивающихся). Процесс обращения за трудовой книжкой, будь то получение бумажного варианта на руки при переходе на ЭТК или запрос электронной выписки через Госуслуги, стал более прозрачным. Главное, четко следовать инструкциям и знать свои права и обязанности в рамках актуального трудового законодательства.