С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — современную форму учёта трудового стажа работника, которая постепенно заменяет традиционные бумажные трудовые книжки. Однако многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: «Как теперь оформляются записи в трудовой книжке, если она электронная?» Давайте разберёмся подробно.
Что изменилось с введением электронной трудовой книжки?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , с 1 января 2020 года:
- Работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронной форме для новых сотрудников, начавших работу после этой даты.
- Работники, уже имеющие бумажные трудовые книжки, могут выбрать: оставить бумажную версию или перейти на электронную.
- Электронная трудовая книжка хранится в Пенсионном фонде России (ПФР) и доступна через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги.
Когда и как делаются записи в электронной трудовой книжке?
Записи в ЭТК делаются только работодателем — и только в определённых случаях. Ниже перечислены основные ситуации, при которых обязательна запись:
- Приём на работу — при заключении первого трудового договора с данным работодателем.
- Перевод на другую постоянную работу (внутри организации или в другую организацию).
- Увольнение — при расторжении трудового договора по любой причине.
- Изменение ФИО, паспортных данных или других персональных данных работника.
- Назначение на должность (если это изменение связано с переходом на другую постоянную должность, а не временным исполнением обязанностей);
- Награждение поощрениями — только если это предусмотрено внутренними локальными актами организации и включено в трудовой договор.
Важно! Записи в электронной трудовой книжке делаются в течение 5 рабочих дней с даты события (например, даты приказа о приёме или увольнении).
Как выглядит запись в электронной трудовой книжке?
Формат записи строго регламентирован. В электронной трудовой книжке содержится следующая информация:
- Дата события (приём, увольнение и т.д.)
- Номер и дата приказа (распоряжения) работодателя
- Основание для внесения записи (например, пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ — по собственному желанию)
- Наименование организации-работодателя
- ФИО работника (в соответствии с документом, удостоверяющим личность)
- Реквизиты документа, на основании которого внесена запись (например, номер приказа)
Пример записи в ЭТК:
Основание: Приказ № 45 от
Событие: Принят на работу в качестве менеджера по продажам
Организация: ООО «Светлый путь»
Что делать, если работник сохранил бумажную трудовую книжку?
Если работник не согласился на переход на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством (Трудовой кодекс РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ № 225 от ).
Однако в этом случае работодатель обязан также вести электронную трудовую книжку — но только как дублирующий документ. То есть:
- Записи в бумажной трудовой книжке делаются в обычном порядке.
- Те же записи дублируются в электронной трудовой книжке в ПФР.
Это означает, что работодатель должен вести два параллельных учёта — и это требует дополнительных усилий и внимания к деталям.
Как работнику проверить записи в электронной трудовой книжке?
Каждый работник может самостоятельно проверить все записи в своей ЭТК через:
- Личный кабинет на сайте ПФР — https://es;pfrf.ru
- Портал Госуслуги — в разделе «Трудовая книжка»
- Мобильное приложение «ПФР» (для Android и iOS)
Для доступа требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Если запись отсутствует или содержит ошибку, работнику необходимо обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений.
Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?
Если в ЭТК внесена неправильная или некорректная запись, работодатель обязан:
- В течение 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки внести исправление.
- Сделать новую запись, которая аннулирует ошибочную (например: «Запись № 12 от признана недействительной»).
- Внести правильную запись с указанием корректных данных.
Важно: исправления вносятся только в электронную форму. Бумажная трудовая книжка, если она есть, не подлежит исправлению — ошибки в ней устраняются путём внесения дополнительной записи, как и раньше.
Что делать при смене работодателя?
При увольнении работодатель обязан:
- Выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки, в виде PDF-файла с электронной подписью.
- Передать эту выписку в ПФР — автоматически, через систему взаимодействия работодателя и ПФР.
- Если работник выбрал бумажную трудовую книжку — выдать её с последней записью об увольнении.
Новый работодатель получает данные о трудовом стаже работника через ПФР — и вносит новую запись в ЭТК на основании выписки, полученной от предыдущего работодателя.
Важные нюансы и рекомендации
Для работников:
- Проверяйте свою ЭТК хотя бы раз в год — особенно перед увольнением или при оформлении пенсии.
- Сохраняйте копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении — они могут понадобиться при спорах.
- Если работодатель не вносит записи — обращайтесь в трудовую инспекцию или ПФР.
Для работодателей:
- Обязательно используйте электронную подпись (ЭЦП) при передаче данных в ПФР.
- Настройте автоматизированный обмен данными с ПФР через специализированные программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
- Обучите кадровых работников правилам ведения ЭТК, ошибки в записях могут привести к штрафам и проблемам при оформлении пенсий.
Ведение электронной трудовой книжки — это не просто технологический переход, а важный шаг к цифровизации социальной защиты граждан. Хотя процесс требует адаптации, он делает учёт трудового стажа более прозрачным, надёжным и доступным для каждого работника.
Самое главное помнить: даже при ведении электронной трудовой книжки, записи в ней должны быть точными, своевременными и подтверждёнными. Ошибки или пропуски могут привести к серьёзным последствиям — от задержки пенсии до судебных разбирательств. Поэтому работодатели должны относиться к этому с максимальной ответственностью, а работники — регулярно проверять свои данные в личных кабинетах ПФР и Госуслуг.
Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а её улучшенная, цифровая версия. Главное — не терять из виду, что каждая запись — это часть вашей профессиональной биографии.