С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс завершился к 1 января 2026 года, и теперь все работодатели обязаны вести учет трудовой деятельности своих сотрудников исключительно в электронном формате. Однако вопросы о необходимости подачи заявления при приеме на работу остаются актуальными для многих соискателей и работодателей.

Что говорит закон?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности работников должны формироваться и храниться в электронном виде. При этом:

• Для работников, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года, электронная трудовая книжка оформляется автоматически — бумажная версия не выдается;
• Для работников, которые ранее уже имели трудовой стаж, переход на электронную форму возможен только по их письменному заявлению;
• Работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в ЭТК и передавать их в Пенсионный фонд России в составе формы ЕФС-1.

Когда заявление необходимо?

Заявление на ведение электронной трудовой книжки обязательно в следующих случаях:

1. Для лиц, ранее имевших трудовой стаж:
   • Если сотрудник уже работал до 2021 года и имеет бумажную трудовую книжку;
   • Если он хочет перейти с бумажной на электронную форму учета;
   • Если он хочет сохранить бумажную трудовую книжку и получать сведения о трудовой деятельности в бумажном виде.
2. Для лиц, которые не успели подать заявление в 2020 году:

   В 2020 году был переходный период, когда работники могли выбрать форму учета. Те, кто не успел этого сделать, могут подать заявление в любое время.

Как оформить заявление?

Заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной) оформляется в письменной форме и подается работодателю. В документе необходимо указать:

• ФИО работника;
• Должность;
• Выбор формы трудовой книжки (электронная или бумажная);
• Дата и подпись работника;
• Отметка работодателя о принятии заявления.

Образец заявления:

Что будет, если не подать заявление?

Если работник не подаст заявление о выборе формы учета, то:

• Для новых сотрудников (устроившихся после 2021 года) автоматически будет оформлена электронная трудовая книжка;
• Для сотрудников, ранее имевших стаж, будет продолжена ведение бумажной трудовой книжки до тех пор, пока не будет подано соответствующее заявление;
• Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в электронном виде (форма ЕФС-1).

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• Вести учет трудовой деятельности всех сотрудников в электронном виде;
• Передавать сведения в Пенсионный фонд в установленные сроки;
• Выдавать бумажную трудовую книжку работнику, если тот подал соответствующее заявление;
• Своевременно вносить записи в электронную трудовую книжку.

За нарушение этих требований работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подавать заявление при приеме на работу, если я устраиваюсь впервые?

Нет, не нужно. Для новых сотрудников (устроившихся после 1 января 2021 года) электронная трудовая книжка оформляется автоматически.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Да, можно. Для этого необходимо подать письменное заявление работодателю о ведении бумажной трудовой книжки. Однако сведения о трудовой деятельности все равно будут храниться в электронном виде и передаваться в Пенсионный фонд.

Что делать, если я не успел подать заявление в 2020 году?

Вы можете подать заявление в любое время. Работодатель обязан принять его и оформить соответствующую форму учета.

Обязан ли работодатель выдавать бумажную трудовую книжку, если я подал заявление о ведении электронной?

Нет, не обязан. Если вы подали заявление о ведении электронной трудовой книжки, работодатель должен выдать вам бумажную трудовую книжку только в случае ее наличия у вас ранее. В противном случае бумажная трудовая книжка не оформляется.

Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам.