Временное трудоустройство, это распространённая практика в российских организациях, особенно когда основной сотрудник находится в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком, в командировке, на лечении или по другим уважительным причинам. В таких случаях работодатель заключает срочный трудовой договор с временным работником. Однако многие кадровики сталкиваются с вопросом: как правильно оформить запись о временном трудоустройстве в трудовой книжке? Ответ на этот вопрос критически важен, поскольку от корректности записи зависит формирование трудового стажа сотрудника, его права на пенсию и будущее трудоустройство.
Обязательно ли вносить запись о временном трудоустройстве в трудовую книжку?
Да, обязательно. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку при каждом приёме на работу, если трудовой договор заключён на срок более 5 дней.
- Если временный работник трудится менее 5 дней, запись в трудовую книжку не вносится. В этом случае работодатель обязан выдать сотруднику справку о работе по форме, утверждённой Минтрудом.
- Если срок трудового договора составляет 5 дней и более — запись обязательна, независимо от того, что работа временная.
Важно: даже если трудовой договор заключён на 3 месяца или на период отпуска основного работника — это не освобождает работодателя от обязанности внести запись.
Какие данные указываются в записи о временном трудоустройстве?
В трудовой книжке не указывается, что трудовой договор является срочным или что работа временная. Это ключевой момент, который часто упускают из виду.
Запись должна содержать следующие элементы:
- Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии всех записей в книжке).
- Графа 2 — дата приёма на работу (дата, указанная в приказе о приёме).
- Графа 3, сведения о работе: наименование структурного подразделения, должность, профессия, специальность с указанием квалификации.
Пример записи:
Графа 1: 7
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому учёту.
Важно! Ни слова «временно», «на период отпуска», «вместо основного работника» — не допускается. Такие пояснения не вносятся в трудовую книжку, поскольку она является официальным документом, подтверждающим только факт трудовой деятельности, а не условия её оформления.
Основания для внесения записи
Запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации о приёме на работу. Приказ должен быть оформлен в соответствии с унифицированной формой № Т-1 или Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 1).
К приказу прилагаются:
- Заявление работника о приёме на работу;
- Согласие на обработку персональных данных;
- Документы, подтверждающие образование и квалификацию (если требуются);
- Срочный трудовой договор (в двух экземплярах).
Срок внесения записи: не позднее 5 рабочих дней с даты приёма на работу (согласно Правилам № 225). При увольнении запись вносится в последний день работы.
Особенности при замене основного работника
Часто временные работники принимаются на должность, освобождённую из-за отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребёнком. В таких случаях в приказе и трудовом договоре можно указать: «Принят на должность специалиста по кадровому учёту на период отпуска по беременности и родам сотрудницы Ивановой И.И.» — но в трудовую книжку это не вносится.
В трудовой книжке фиксируется только сам факт работы на должности, а не причина временного замещения. Это упрощает дальнейшее трудоустройство сотрудника, поскольку будущий работодатель не будет видеть «временный» статус, что может вызвать ненужные вопросы.
Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Если работник впервые устраивается на работу и у него отсутствует трудовая книжка, работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку нового образца (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней с даты приёма;
- Внести первую запись о приёме на работу в соответствии с установленной формой;
- Выдать сотруднику один экземпляр трудовой книжки под расписку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) оформляется автоматически через Пенсионный фонд РФ, если работник не подал заявление об отказе от неё. В этом случае бумажная книжка не ведётся, но запись о работе всё равно формируется в электронном виде.
Какие документы НЕ могут заменить трудовую книжку?
Многие работники ошибочно полагают, что следующие документы могут подтвердить трудовой стаж:
- Водительские права;
- Заграничный паспорт;
- Служебное удостоверение;
- Цифровые документы с портала Госуслуг;
- Выписки из бухгалтерии или справки с места работы.
Эти документы НЕ заменяют трудовую книжку! Только трудовая книжка (бумажная или электронная) является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж в соответствии с законодательством РФ.
Влияет ли временное трудоустройство на страховой стаж?
Да, влияет. Временная работа полностью засчитывается в страховой стаж для начисления пенсии, независимо от срока трудового договора (если он не менее 5 дней и работодатель уплачивает страховые взносы).
Все периоды работы, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, учитываются при формировании пенсионных прав. Поэтому даже краткосрочная работа имеет значение для будущей пенсии.
Частые ошибки работодателей
Вот основные ошибки, которые допускают кадровики при оформлении временного трудоустройства:
- Не вносят запись, потому что работа «временная» — это нарушение закона.
- Указывают в трудовой книжке слова «временно» или «на замещение», это недопустимо и может привести к отказу в приёме на новую работу.
- Задерживают внесение записи более чем на 5 дней — это основание для штрафа со стороны Государственной инспекции труда.
- Не оформляют трудовой договор до начала работы, это нарушение ст. 67 ТК РФ. Договор должен быть подписан не позднее 3 дней с даты фактического допущения к работе.
- Не выдают справку при работе менее 5 дней — это нарушение прав работника.
Чтобы избежать ошибок и юридических рисков, запомните эти 5 правил:
- Запись в трудовую книжку обязательна при трудоустройстве на срок 5 дней и более.
- Не указывайте в трудовой книжке, что работа временная — только должность, дата и подразделение.
- Вносите запись в течение 5 рабочих дней с даты приёма.
- Используйте только приказ как основание для записи — не опирайтесь на договор или устные распоряжения.
- Выдавайте справку при работе менее 5 дней — это ваша юридическая обязанность.
Правильное оформление временного трудоустройства — это не только соблюдение закона, но и забота о будущем сотрудника. Каждая запись в трудовой книжке — это шаг к его стабильной карьере и достойной пенсии. Не пренебрегайте этой ответственностью.
Помните: трудовая книжка — это не просто формальность. Это история профессиональной жизни человека. И вы — её автор.