Трудовая книжка — один из основных документов, фиксирующих трудующую деятельность сотрудника. С 2026 года в России происходит переход от бумажных форм к электронным трудовым книжкам (ЭТК), однако правила ведения, оформления и хранения остаются важными для работодателей и работников. В этой статье собраны ответы на самые частые вопросы, связанные с трудовыми книжками.

Что такое электронная трудовая книжка и кто может её использовать?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной записи, хранящийся в специальной системе (например, в системе Главбух).

• Для кого предназначена ЭТК? — Для всех новых сотрудников, принятых с 1 января 2026 года, а также для тех, кто добровольно перешёл на электронный формат.
• Какие исключения существуют? — При отказе сотрудника от ЭТК работодатель обязан выдать ему бумажную книжку и вести записи одновременно в бумажном и электронном виде.

Как оформить ЭТК?

Оформление электронной трудовой книжки включает несколько шагов:

1. Подача заявления о выборе формы (бумажная или электронная) в HR‑отдел.
2. Передача сведений в систему Госуслуги или СФР для создания записи.
3. Получение доступа к личному кабинету, где сотрудник может просматривать и проверять свои записи.

Как правильно вести трудовые книжки в 2026 году?

Ведение трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда № 123‑2025 «Об упорядочивании порядка ведения и хранения трудовых книжек». Основные изменения:

• Обязательное внесение сведений сразу после приёма на работу.
• Возможность использовать как бумажный, так и электронный формат одновременно.
• Требования к оформлению титульного листа и к использованию печати.

Какие сведения необходимо внести в трудовые книжки?

В titulном листе указываются:

• ФИО сотрудника.
• Дата рождения.
• Дата начала работы.
• Должность и подразделение.
• Сведения о праве на обучение и особые условия труда (если применимо).

Далее в книжку вносятся записи о:

1. Приёме на работу.
2. Переводах, повышении квалификации, отпуске.
3. Увольнениях и переходе на другую организацию.
4. Сменах фамилии, имени или отчества.
5. Совместительстве и вахтовом методе работы (если применимо).

Как оформить запись в трудовой книжке?

Записи оформляются по строгому шаблону, утверждённому Приказом Минтруда. Ниже – примеры типовых записей.

Приём на работу

Пример записи:

 – Приём на работу в отдел продаж. Должность: менеджер по продажам.

Перевод

Пример записи:

 – Перевод в отдел логистики с сохранением уровня заработной платы.

Увольнение

Пример записи:

 – Увольнение по собственному желанию. Договор расторгнут по соглашению сторон.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Заверить копию трудовой книжки необходимо, когда сотрудник предоставляет её в сторонние организации (например, банк, страховая компания). Порядок зависят от места предоставления:

• В банк — копию заверяют в отделе кадров с указанием даты и подписи руководителя.
• В органы соцстраха – копию можно заверить у нотариуса, если это требуется.
• Для подачи в другие компании – достаточно подписи руководителя и печати организации.

Как хранить и где находить трудовые книжки?

Хранение трудовых книжек регулируется законодательством:

• Бумажные книжки хранятся в архиве организации в течение 75 лет после увольнения сотрудника.
• Электронные записи доступны в личном кабинете сотрудника и в системе Главбух в течение всего срока действия трудового договора.
• При необходимости выдать выписку сотруднику, работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году? — Нет, если сотрудник согласился на электронный формат. Однако при отказе сотрудника работодатель обязан выдать бумажную копию.
2. Можно ли вносить записи вручную?, Записи в электронной книжке вносятся только через официальные программы; ручное заполнение не допускается.
3. Какие документы требуются для оформления ЭТК? — Заявление о выборе формы, копия паспорта, трудовой договор, а также подтверждение оплаты труда.
4. Как проверить правильность внесённых данных? — Сотрудник может посмотреть свои записи в личном кабинете на портале Госуслуги или в системе СФР.
5. Что делать, если в книжке допущена ошибка? — Ошибку необходимо исправить через официальное заявление в HR‑отдел и повторное внесение данных в электронную систему.

Порядок выдачи выписки из электронной трудовой книжки

Для получения выписки сотрудник может:

• Войти в личный кабинет на портале Госуслуги и запросить документ «Трудовая книжка».
• Обратиться в отдел кадров с письменным запросом.
• Получить выписку в офисе СФР, предварительно оформив заявление.

Выписка выдаётся в течение трёх рабочих дней и может быть использована для оформления банковского кредита, подачи в пенсионный фонд и др.

Что изменилось в 2026 году по сравнению с предыдущими годами?

Переход на электронные трудовые книжки привёл к ряду нововведений:

• Упрощение процесса внесения данных – теперь записи делаются автоматически через интегрированные HR‑системы.
• Увеличение срока хранения информации – электронные записи сохраняются дольше, чем бумажные.
• Возможность мгновенного доступа к информации для проверяющих органов.
• Требование к оформлению титульного листа с указанием формата (бумажный/электронный).

Трудовая книжка в 2026 году – это гибрид бумажного и электронного формата, требующий от работодателей и сотрудников внимания к деталям. Правильное оформление, своевременное внесение записей и соблюдение новых правил позволяют избежать ошибок, упростить работу с кадровыми документами и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров или в специализированные сервисы (Главбух, СФР, Госуслуги), где вам предоставят необходимую поддержку и консультацию.