Для бухгалтера‚ как и для любого другого сотрудника‚ в трудовой книжке (бумажной или электронной) фиксируются сведения о приёме на работу‚ переводах‚ совместительстве и увольнении. Правильное оформление этих записей – важный момент как для работодателя‚ так и для сотрудника.
Что требуется внести в трудовую книжку при приёме на работу
По трудовому кодексу РФ (ст. 66‚ 66.1) работодатель обязан внести в трудовую книжку запись о приёме на работу‚ если она:
- представлена работником;
- оформлена работодателем при приёме сотрудника‚ у которого это первое место работы;
- соответствует требованиям ФЗ «О труде» и локальным нормативным актам;
Запись должна содержать:
- Дата приёма.
- Номер и дата приказа/документа‚ по которому произошло приём.
- Полное наименование организации.
- Должность‚ профессия‚ разряд/ставка.
- Размер ставки (оклад) или тариф.
- Сведения о месте работы (подразделение‚ отдел).
- Сведения о согласии сотрудника на условия труда.
Пример записи для бухгалтера:
Принята на должность бухгалтера отдела финансов ______ (ФИО) с г. по приказу № 123 от г.
Если в организации используется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ то те же сведения заносятся в электронный документ‚ но с обязательным указанием ссылки на соответствующую статью ТК РФ.
Образец записи в бумажной форме
Ниже – типовой шаблон записи (бумажный вариант):
- ФИО сотрудника: Иванова Мария Петровна
- Дата рождения:
- Паспорт: 45 02 1234567
- СНИЛС: 123-456-789 01
- Место работы: ООО «БухгалТех»‚ отдел бухгалтерии
- Должность: Бухгалтер
- Разряд/ставка: Разряд 4‚ оклад 45 000 ₽
- Дата приёма:
- Основание: Приказ № 123 от г. «О приёме на работу»
Образец записи в электронной форме
В электронной трудовой книжке запись оформляется так:
Принята на должность бухгалтера отдела финансов ( г.) по приказу № 123 от г.
Электронный документ должен также содержать:
- Номер и дату приказа;
- Ссылку на статью ТК РФ‚ на которую опирается запись (ст. 66);
- Поле «Статус» – «Принята на работу».
Особенности перехода на электронную трудовую книжку
С г. в РФ действует закон‚ позволяющий перейти на электронную форму трудовой книжки. При этом:
- Работник‚ впервые переходящий на ЭТК‚ должен подать заявление.
- Работодатель вносит в ЭТК запись о приёме‚ а также в бумажную форму (если она ещё существует) – две записи.
- После первой записи в бумажной книжке указывается «Отказ от бумажной формы»‚ после чего документ передаётся в архив.
Пример такой двойной записи:
Принята на должность бухгалтера ( г.) по приказу № 123.
Переход на электронную форму трудовой книжки (с г.).
Как оформить запись о переходе на ЭТК
Переход на электронную форму оформляется отдельным документом‚ который включает:
- Заявление работника о переходе на ЭТК;
- Приказ работодателя о внесении записи в ЭТК.
- Сведения о том‚ что запись в бумажной форме будет аннулирована.
В электронной книжке после записи о приёме указывается дополнительная строка:
Переход на электронную форму трудовой книжки (с г.).
Эта строка должна быть подписана руководителем и печатью организации.
Частые ошибки при оформлении записи о приёме бухгалтера
- Отсутствие даты приказа. Без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
- Недостаточное уточнение должности. Нужно указывать не только «бухгалтер»‚ но и «бухгалтер отдела финансов»‚ а также подразделение.
- Омиссивные сведения о ставке. Оклад или тариф должны быть указаны в рублях.
- Неучтённый разряд. Если сотрудник имеет присвоенный разряд‚ он обязателен к указанию.
- Несоответствие требованиям ФЗ «О персональных данных». В записи нельзя указывать данные‚ не относящиеся к трудовой деятельности.
Как правильно оформить книгу учёта движения трудовых книжек
Для бухгалтеров‚ отвечающих за кадровые вопросы‚ важно вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. В неё вносятся сведения о:
- Получении новых книжек (вкладки‚ бланки).
- Передаче книжек в архив.
- Изменениях в записи (переводы‚ увольнения).
Пример заполнения книги:
Запись № 12: Приём на работу бухгалтера Ивана Ивана ( г.) – Приказ № 123. Переход на ЭТК – Дата г.
В конце строки ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Краткое резюме
Чтобы правильно оформить запись о приёме бухгалтера в трудовой книжке‚ необходимо:
- Указать полные сведения о работнике и месте работы.
- Ссылаться на соответствующий приказ и статью ТК РФ.
- В случае перехода на электронную форму – оформить двойную запись и подписать документ.
- Ведить Книгу учёта движения трудовых книжек‚ фиксируя все изменения.
Точное соблюдение этих требований гарантирует юридическую корректность документооборота и защитит компанию от возможных споров с сотрудником.
Автор: кадровый отдел‚