Дата публикации: 23 мая 2026 г. ( 19:59:39)

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важный шаг в цифровизации трудовых отношений, который меняет привычный процесс оформления и хранения сведений о трудовом стаже, заработной плате, отпусках и других кадровых данных.

Исторический контекст

• Трудовая книжка в бумажном виде существовала в России с 1917 года.
• Идея электронного аналога возникла в начале 2010‑х годов в рамках программы «Электронное правительство».
• Первый нормативный акт – Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» (2006) – создал правовую основу для хранения персональных данных в цифровом виде.
• В 2020 году был принят закон № 112‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который официально ввёл возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.

Текущий правовой статус

ЭТК регулируются следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑68).
2. Федеральный закон «Об электронных документах» (№ 149‑ФЗ).
3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 марта 2025 г. № 123н «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках».

С 1 января 2026 года переходный период завершён, и все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник выразил согласие.

Ключевые особенности электронных трудовых книжек

Формат и доступность

• ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Электронный кадровый реестр» (ЭКР).
• Работник может просматривать свои данные через мобильное приложение «Трудовая книжка» или личный кабинет на портале Госуслуг.
• Доступ защищён двухфакторной аутентификацией и шифрованием данных.

Содержание

В электронную трудовую книжку вносятся те же сведения, что и в бумажную, а также дополнительные данные, предусмотренные новыми инициативами:

• Дата начала и окончания трудового договора.
• Должность, тарифная ставка, разряд.
• Сведения о прохождении аттестаций, повышения квалификации, профессионального обучения.
• Отпускные периоды и их использование.
• Информация о начислениях и выплатах, связанных с дополнительными социальными выплатами.
• Нововведение 2026 года: по предложению главы комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослава Нилова, в ЭТК будет добавлен раздел «Сведения о трудовой миграции», где фиксируются периоды работы за рубежом, признанные российскими органами.

Подпись и подтверждение

Все записи в ЭТК подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя. Работник получает уведомление о каждой записи и может подтвердить её в личном кабинете.

Перенос данных

При смене работодателя данные автоматически передаются из одного аккаунта в другой, без необходимости вручную заполнять новые записи.

Преимущества электронных трудовых книжек

Недостатки и риски

• Технические сбои: в случае недоступности сервиса работник может временно потерять доступ к сведениям.
• Необходимость цифровой грамотности: пожилые сотрудники могут испытывать трудности с использованием мобильных приложений.
• Конфиденциальность: при неправильной настройке прав доступа возможно несанкционированное раскрытие персональных данных.

Как оформить электронную трудовую книжку

Шаг 1. Согласие работника

Работодатель обязан получить письменное (или электронное) согласие работника на ведение ЭТК. Согласие фиксируется в системе ЭКР.

Шаг 2. Регистрация работодателя в системе ЭКР

Для этого необходимо:

1. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи.
2. Зарегистрировать юридическое лицо в портале ЭКР.
3. Назначить ответственного за кадровый учёт (КАДР‑менеджер).

Шаг 3. Создание записи о приёме на работу

В системе вводятся все обязательные реквизиты (дата, должность, тариф, условия труда). После ввода запись подписывается КЭП и автоматически отправляется работнику.

Шаг 4. Обновление данных

Любые изменения (повышение, перевод, отпуск, увольнение) вносятся в ЭТК тем же способом – через портал работодателя, с обязательной подписью.

Что происходит после завершения переходного периода?

С 1 января 2026 года:

• Все новые трудовые договоры оформляются с указанием согласия на ЭТК.
• Работодатели, отказывающиеся вести ЭТК, могут использовать только бумажные книжки, но только в исключительных случаях (например, отсутствие доступа к интернету).
• Госорганы проводят ежегодные проверки корректности данных в ЭКР.
• Пенсионные фонды используют данные ЭТК для расчёта страхового стажа без дополнительных запросов к работодателям.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить функциональность ЭТК:

1. Интеграция с системой «Единый портал государственных услуг» – автоматическое заполнение заявлений на пенсию, пособия, миграцию.
2. Внедрение блокчейн‑технологий для повышения неизменяемости записей.
3. Расширенный набор данных – добавление сведений о гибкой занятости, удалённой работе, проектах с международным участием.
4. Модуль аналитики для работодателей: автоматический расчёт затрат на обучение, оценка текучести персонала.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронного формата?

Да, но только в случае, если работник не дал согласие на обработку своих персональных данных в электронном виде. В таком случае работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.

Как восстановить доступ к ЭТК, если потеряна учётная запись?

Необходимо обратиться в службу поддержки портала Госуслуг, пройти процедуру восстановления личности (паспорт, СНИЛС) и установить новый пароль.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Работник или работодатель могут подать запрос на корректировку через портал ЭКР. После проверки ошибка исправляется и обе стороны получают уведомление.

Как будет учитываться работа за границей?

Согласно предложению Ярослава Нилова, в ЭТК будет отдельный раздел «Сведения о трудовой миграции», куда вносятся данные о периодах работы за рубежом, подтверждённые российскими органами (МИД, Пенсионный фонд).

Внедрение электронных трудовых книжек – это важный шаг к цифровой трансформации рынка труда России. С завершением переходного периода 1 января 2026 года система уже полностью готова к работе, предлагая удобство, безопасность и интеграцию с другими государственными сервисами. При правильном использовании ЭТК упрощает процесс учёта стажа, ускоряет оформление социальных выплат и открывает новые возможности для аналитики кадровой политики.

Помните: электронная трудовая книжка – ваш персональный документ, доступный в любой момент. Берегите свои данные, своевременно проверяйте записи и не забывайте давать согласие на их обработку.

Автор: Ваш виртуальный помощник