Дата публикации: 23 мая 2026 года

Актуальность: В 2026 году электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным элементом кадрового учета в России. Каждый работодатель обязан корректно формировать и отправлять отчеты в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). Она содержит всю информацию о трудовой деятельности сотрудника:

• Прием на работу
• Переводы и повышения
• Увольнения
• Награды и поощрения
• Основания для прекращения трудового договора

Кто обязан предоставлять отчеты по ЭТК?

Отчетность по электронным трудовым книжкам обязаны предоставлять все работодатели (юридические лица и индивидуальные предприниматели), которые:

1. Имеют наемных работников
2. Оформляют трудовые отношения после 1 января 2020 года
3. Перешли на электронный формат ведения трудовых книжек

Даже если компания не перешла на ЭТК, она обязана уведомить сотрудников о возможности выбора между бумажной и электронной формой (до 30 июня 2020 года включительно).

Какие отчеты нужно отправлять в 2026 году?

Отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Это основной отчет, который формируется при:

• Приеме на работу
• Переводе сотрудника
• Увольнении
• Изменении условий трудового договора

Сроки сдачи: Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о кадровом мероприятии.

Отчет ЕФС-1 (Единый фронт страховых сведений)

Включает в себя:

• Раздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности
• Раздел 1.2 — сведения о стаже
• Раздел 1.3 — сведения о заработке

Сроки сдачи: Ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Запрос выписки из ЭТК

Работодатель может запросить выписку для:

• Выдачи сотруднику при увольнении
• Проверки корректности данных
• Оформления дубликата при утере

Как отправить отчет по электронным трудовым книжкам?

Способ 1: Через программы 1С

Наиболее удобный способ для бухгалтеров и HR-специалистов. В программах 1С (например, 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3) реализованы:

• Автоматическое формирование отчетов СЗВ-ТД и ЕФС-1
• Возможность корректировки и отмены кадровых мероприятий
• Интеграция с ПФР/СФР для онлайн-отправки

Шаги для отправки отчета в 1С:

1. Войти в программу 1С
2. Перейти в раздел Кадры → Отчеты → СЗВ-ТД
3. Выбрать нужный период и сформировать отчет
4. Проверить корректность данных
5. Отправить отчет через Электронный документооборот (если настроена интеграция)
6. Получить квитанцию о приеме отчета

Способ 2: Через личный кабинет на сайте ПФР/СФР

Если у вас нет доступа к 1С или вы используете другую программу, можно отправить отчет через:

• Личный кабинет страхователя на сайте www.pfrf;ru (ныне — sfr.gov.ru)
• Портал Госуслуг (для индивидуальных предпринимателей)

Необходимые документы:

• Электронная подпись (КЭП)
• Заполненные формы СЗВ-ТД и/или ЕФС-1
• Данные о страхователе

Способ 3: Почтой (в исключительных случаях)

Если электронная отправка невозможна, допускается отправка отчета:

• Заказным письмом с уведомлением
• На бумажном носителе

⚠️ Важно: Этот способ крайне не рекомендуется, так как:

• Занимает больше времени
• Возможны ошибки при заполнении
• Риск потери документов

Как проверить корректность отправленного отчета?

После отправки отчета вы получите квитанцию. Чтобы убедиться в правильности:

1. Проверьте квитанцию:
   • Наличие всех реквизитов
   • Отсутствие ошибок
   • Статус «Принято»
2. Запросите выписку из ЭТК:
   • Через 1С (раздел Справки → Выписки → Выписка из ЭТК)
   • Через личный кабинет на портале Госуслуг
3. Сверьте данные: Сравните информацию в отчете с фактическими данными в трудовой книжке (если она еще ведется).

Типичные ошибки при отправке отчетов по ЭТК

Неправильные даты

Пример: Указана дата приема на работу, которая не совпадает с приказом.

Решение: Всегда сверяйте даты в приказах и отчетах.

Отсутствие сведений о переводе

Пример: Сотрудник был переведен на другую должность, но отчет не обновлен.

Решение: Своевременно подавайте отчеты при любых кадровых изменениях.

Неправильный код причины увольнения

Пример: Указан код «01» (по соглашению сторон) вместо «03» (по инициативе работодателя).

Решение: Используйте актуальные коды из Приказа ПФР.

Отсутствие подписи ЭЦП

Пример: Отчет отправлен без электронной подписи.

Решение: Убедитесь, что у вас действующая квалифицированная электронная подпись.

Что делать, если отчет не принят?

Если отчет не прошел проверку, вы получите уведомление с указанием ошибок. Действуйте по следующему алгоритму:

1. Изучите уведомление: Обратите внимание на код ошибки и описание.
2. Исправьте ошибки: Внесите коррективы в программе 1С или вручную.
3. Подайте корректирующий отчет: Отправьте исправленную версию отчета.
4. Получите подтверждение: Убедитесь, что новый отчет принят.

Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

Если ваша компания еще ведет бумажные трудовые книжки, вы можете перейти на ЭТК:

1. Уведомите сотрудников: В письменной форме до 30 июня 2020 года (если это не сделано ранее).
2. Получите согласие: Сотрудник должен подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
3. Остановите ведение бумажной книжки: С даты перехода бумажные записи не ведутся.
4. Начните формировать отчеты СЗВ-ТД: В программе 1С или через личный кабинет.

⚠️ Важно: Обратно перейти с электронной трудовой книжки на бумажную нельзя (Письмо Минтруда от N 142/ООГ-18054).

Штрафы за нарушение отчетности по ЭТК

За нарушение сроков или непредставление отчетов предусмотрены штрафы:

Полезные ресурсы и инструменты

Официальные сайты

• Социальный фонд России (СФР) — официальный портал для сдачи отчетности
• Портал Госуслуг — личный кабинет для сотрудников
• 1С:Предприятие 8, программы для автоматизации кадрового учета

Программы для автоматизации

• 1С:Зарплата и управление персоналом 8 — лидер на рынке
• Бухгалтерия 8 — интегрированное решение
• СБиС:Электронные трудовые книжки — специализированный сервис

Обучение и консультации

• 1С:ИТС, обучающие материалы и вебинары
• КонсультантПлюс, нормативные документы
• ПФР (архив) — устаревшие, но полезные разъяснения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Ответ: Нет. С 2020 года ведение бумажных трудовых книжек приостановлено для новых сотрудников. Если сотрудник выбрал электронный формат, бумажная книжка не ведется.

Как получить выписку из ЭТК для сотрудника?

Ответ: Вы можете:

• Сформировать выписку в 1С (раздел Справки → Выписки → Выписка из ЭТК)
• Запросить выписку через личный кабинет на Госуслугах
• Выдать бумажную копию при увольнении

Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?

Ответ: Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, вы обязаны:

• Вести бумажную книжку
• Подавать отчеты СЗВ-ТД и ЕФС-1
• По окончании трудового договора выдать бумажную книжку

Можно ли исправить ошибку в уже отправленном отчете?

Ответ: Да, можно подать корректирующий отчет. В 1С это делается через функцию «Корректировка».

Как часто нужно отправлять отчеты по ЭТК?

Ответ:

• СЗВ-ТД: При каждом кадровом мероприятии (прием, перевод, увольнение)
• ЕФС-1: Ежемесячно до 15 числа следующего месяца

Электронные трудовые книжки, это не просто дань моде, а обязательная часть современного кадрового учета. Правильное оформление и своевременная отправка отчетов помогут избежать штрафов и проблем с проверяющими органами.

Используйте программы 1С для автоматизации процесса, своевременно уведомляйте сотрудников о выборе формата трудовой книжки и не забывайте проверять корректность отправленных данных.

Помните: Электронная трудовая книжка, это не только обязанность, но и удобство как для работодателя, так и для сотрудника. Сотрудники могут в любой момент получить выписку из своей трудовой деятельности, а работодатели, избежать бумажной волокиты.

Если у вас остались вопросы — обращайтесь к специалистам 1С или в службу поддержки Социального фонда России.