Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажный формат окончательно ушел в прошлое, и теперь весь трудовой стаж фиксируется исключительно в цифровом виде.

Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Сегодня работодатель вносит информацию о приеме, переводе и увольнении напрямую в базу данных Социального фонда России (СФР) через специальные операторы электронного документооборота, одним из самых популярных которых является система СБИС.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить электронную трудовую книжку для нового сотрудника или перевести данные существующего сотрудника в системе СБИС.

Подготовительный этап: Что нужно знать перед началом

Прежде чем приступать к заполнению форм в СБИС, важно помнить несколько ключевых моментов:

• Согласие сотрудника: Для работников, которые вели бумажные книжки до 2020 года, необходимо наличие поданного ранее заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная).
• Актуальность данных: Убедитесь, что у вас есть точные паспортные данные сотрудника и его СНИЛС. Без корректного СНИЛС система не сможет идентифицировать лицевой счет застрахованного лица.
• Техническая готовность: У вас должна быть действующая электронная подпись (ЭП) руководителя или уполномоченного лица и установленный плагин для работы с ЭП в браузере.

Пошаговая инструкция: Создание и заполнение ЭТК в СБИС

Процесс оформления электронной трудовой книжки в СБИС происходит в момент регистрации кадровых событий (приема на работу). Отдельной кнопки «Создать книжку» нет — она формируется автоматически при отправке отчета в СФР.

Шаг 1: Вход в раздел «Кадры»

Зайдите в личный кабинет организации в системе СБИС. Перейдите в раздел «Кадры» (или «Сотрудники»). Если вы работаете с новым сотрудником, нажмите кнопку «Принять на работу» или «Добавить сотрудника».

Шаг 2: Заполнение карточки сотрудника

Внесите все необходимые персональные данные:

1. ФИО сотрудника (строго как в паспорте).
2. Дата рождения.
3. Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, код подразделения).
4. СНИЛС — критически важное поле для формирования ЭТК.

Система СБИС автоматически проверит корректность введенного СНИЛС через сервисы проверки.

Шаг 3: Оформление кадрового события (Прием на работу)

После создания карточки сотрудника необходимо зафиксировать факт приема на работу:

• Выберите тип события: «Прием на работу».
• Укажите дату приема, должность, подразделение и условия труда.
• В поле «Основание» загрузите скан или фото приказа о приеме на работу (требование архивации).

Шаг 4: Формирование отчета ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД)

Это самый важный этап. Именно этот отчет создает запись в электронной трудовой книжке.

В интерфейсе СБИС найдите раздел «Отчетность» -> «ЕФС-1» (Единая форма сведений о трудовой деятельности). Система автоматически сформирует черновик отчета на основе введенных данных о приеме.

Вам необходимо:

1. Проверить сформированные строки отчета (ФИО, СНИЛС, дата приема, должность).
2. Убедиться, что выбран правильный код мероприятия (например, «1.1 ПРИЕМ»).
3. Нажать кнопку «Проверить» для прохождения внутреннего контроля формата.

Шаг 5: Подписание и отправка

После успешной проверки:

1. Нажмите кнопку «Подписать и отправить».
2. Выберите сертификат электронной подписи.
3. Введите пин-код от токена.

После отправки СБИС получит протокол проверки от СФР. Если отчет принят (статус «Принято»), значит, запись в электронную трудовую книжку сотрудника успешно внесена. Вы можете выгрузить этот протокол и сохранить его в личном деле сотрудника.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Многие работодатели задаются вопросом: как убедиться, что ЭТК действительно существует?

Сам факт наличия СНИЛС у гражданина означает, что для него уже ведется электронный стаж. С 2020 года все данные о стаже, даже если сотрудник работал у другого работодателя, накапливаются в базе СФР.

Чтобы сотрудник мог убедиться в корректности записей:

• Он может заказать выписку из ЭТК через портал Госуслуги.
• Выписку можно получить в клиентской службе СФР.
• Работодатель может сформировать выписку из ЭТК в СБИС (раздел «Кадры» -> «Выписки из ЭТК») по запросу сотрудника, например, для предоставления по новому месту работы или в банк.

Частые ошибки и как их избежать

При работе с электронными трудовыми книжками в СБИС чаще всего встречаются следующие проблемы:

Ошибка в СНИЛС

Неверно указанный номер приведет к тому, что запись попадет на «висячий» счет или будет rejected системой. Всегда перепроверяйте номер по документу.

Нарушение сроков

Отчет ЕФС-1 при приеме на работу необходимо сдать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Опоздание грозит штрафами.

Отсутствие основания

Хотя книжка электронная, бумажный приказ (или электронный документооборот внутри компании) должен быть издан датой, предшествующей отправке отчета. Нельзя отправить отчет раньше, чем создан приказ.

Переход на электронные трудовые книжки в 2026 году стал стандартом делового оборота. Система СБИС значительно упрощает этот процесс, автоматизируя формирование отчетов и минимизируя риск ошибок. Главное для специалиста по кадрам — внимательно вводить первичные данные и своевременно отправлять отчетность в СФР. Помню, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку, многие боялись сложностей, но сегодня это занимает всего несколько минут.

Следуя данной инструкции, вы гарантированно правильно оформите электронную трудовую книжку любого сотрудника и обеспечите легальность его трудового стажа.