Дата публикации: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: В Украине действует система электронных трудовых книжек, и создание второй бумажной трудовой книжки не только не рекомендуется, но и может быть нецелесообразным с точки зрения законодательства.
Что говорит украинское законодательство?
Согласно Закону Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и Порядку ведения электронных трудовых книжек, с 1 января 2020 года в Украине введены в действие электронные трудовые книжки (ЕТК).
Основные положения:
- Электронная трудовая книжка ведеться Пенсионным фондом Украины (ПФУ) и содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина;
- С 1 января 2020 года новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку;
- Работодатели обязаны предоставлять информацию о трудовой деятельности в ПФУ в электронном виде;
- Граждане могут получить доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте ПФУ или через портал Дія.
Можно ли иметь две трудовые книжки?
Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов:
Если у вас бумажная трудовая книжка, оформленная до 1 января 2004 года
Согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1185 от 27 декабря 2019 года, владельцы трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года, могут:
- Оставить бумажную трудовую книжку и не переводить данные в электронный формат;
- Или перевести данные в электронную трудовую книжку, сохранив при этом бумажную версию;
- Или получить дубликат бумажной трудовой книжки, если оригинал утерян.
Важно! Если вы решите оставить бумажную трудовую книжку, вы не сможете получать новые записи о трудовой деятельности в нее. Все новые записи будут вноситься только в электронную трудовую книжку.
Если у вас бумажная трудовая книжка, оформленная после 1 января 2004 года
В этом случае у вас уже должна быть электронная трудовая книжка, так как с 1 января 2020 года все записи о трудовой деятельности вносятся только в электронном виде. Создание второй бумажной трудовой книжки в этом случае не предусмотрено.
Если вы хотите получить дубликат бумажной трудовой книжки
В случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки вы можете получить ее дубликат. Для этого необходимо:
- Обратиться к последнему работодателю, который делал записи в вашей трудовой книжке;
- Если последний работодатель не может выдать дубликат, обратитесь в орган Пенсионного фонда Украины по месту жительства;
- Подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;
- Оплатить государственную пошлину (если требуется).
Что делать, если работодатель не переводит данные в электронную трудовую книжку?
Если ваш работодатель не выполняет свои обязанности по ведению электронной трудовой книжки, вы можете:
- Обратиться к работодателю с требованием предоставить информацию о вашей трудовой деятельности в ПФУ;
- Подать жалобу в Государственную службу Украины по вопросам труда;
- Обратиться в суд с иском о защите трудовых прав;
- Получить справку о трудовой деятельности из ПФУ, если у вас есть электронная трудовая книжка.
Как перевести данные из бумажной трудовой книжки в электронную?
Для перевода данных из бумажной трудовой книжки в электронную необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ПФУ (https://www.pfu.gov.ua);
- Заполнить заявление о переводе данных из бумажной трудовой книжки в электронную;
- Предоставить копию бумажной трудовой книжки (если требуется);
- Дождаться подтверждения от ПФУ.
Срок перевода данных составляет до 30 календарных дней.
Очень важно чтобы:
- Вы понимали, что электронная трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж;
- Вы следили за правильностью внесенных данных в электронную трудовую книжку;
- Вы своевременно обращались к работодателю или в ПФУ в случае обнаружения ошибок;
- Вы не теряли бумажную трудовую книжку, если решили ее сохранить.
Можно ли создать вторую бумажную трудовую книжку?
Невероятно важно помнить: Создание второй бумажной трудовой книжки не предусмотрено украинским законодательством. Это может привести к:
- Путанице в учете трудового стажа;
- Возможным проблемам при оформлении пенсии;
- Отказу в признании трудового стажа;
- Юридическим последствиям со стороны контролирующих органов.
Если у вас возникла необходимость в дубликате бумажной трудовой книжки, вы можете получить его только в установленном законом порядке, но не создавать новую трудовую книжку.
В Украине действует система электронных трудовых книжек, и создание второй бумажной трудовой книжки не предусмотрено законодательством. Если у вас есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 1 января 2004 года, вы можете оставить ее, но все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронную трудовую книжку. Если у вас бумажная трудовая книжка, оформленная после 1 января 2004 года, у вас уже должна быть электронная трудовая книжка.
Если у вас возникли вопросы по переводу данных из бумажной трудовой книжки в электронную или по получению дубликата, обратитесь в Пенсионный фонд Украины или к своему работодателю.
Помните: Электронная трудовая книжка — это официальный документ, который защищает ваши трудовые права и обеспечивает правильный учет трудового стажа.