Вопрос о том, принимаются ли трудовые книжки Украины в различных сферах – актуален как для граждан, так и для работодателей. С 10 июня 2021 г. Пенсионный фонд Украины (ПФУ) начал переход на электронные трудовые книжки, а к 10 июня 2026 г. переход должен быть завершён. Ниже разберём, что это значит на практике, как правильно оформить документы и какие последствия могут возникнуть, если не выполнить требования.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой эквивалент бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленный страховой стаж и т.д. Она хранится в системе ПФУ и доступна как работодателю, так и самому работнику через портал pfu.gov.ua.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Упрощённый доступ к данным при приёме на работу
- Сокращение бумажной работы и времени обработки
- Повышенная надёжность и защита от потери документов
- Возможность сразу получать извлечения о трудовой деятельности
Кому и как нужно сдавать трудовые книжки?
Согласно Порядку 11‑1 ПФУ, сканированные копии страниц трудовой книжки могут передавать:
- Работодатель, если трудовая книжка хранится у него.
- Сам работник, если он хранит оригинал.
Подача осуществляется в сервисные центры ПФУ или через портал. Для загрузки сканов необходимо:
- Зарегистрироваться на портале pfu.gov.ua с помощью электронного сертификата или BankID.
- Перейти в раздел «Оцифровка трудовой книжки».
- Загрузить сканированные страницы в формате PDF, JPG или PNG.
- Подтвердить загрузку и дождаться подтверждения от ПФУ.
Сроки и дедлайны
ПФУ установил два ключевых срока:
- 10 июня 2021 г. – начало перехода на электронные трудовые книжки.
- 9 июня 2026 г. – последний день, до которого необходимо завершить переход.
Если до 9 июня 2026 г. трудовая книжка не оцифрована, могут возникнуть следующие проблемы:
- Потеря части страхового стажа.
- Задержки в назначении пенсии.
- Ограничения при приёме на работу в некоторых организациях.
Что делать, если у вас бумажная трудовая книжка?
Для граждан, которые ещё не оцифровали документы, рекомендуются следующие шаги:
- Сканировать все страницы трудовой книжки, уделяя внимание качеству изображения (не менее 300 dpi).
- Собрать сканы в один PDF-файл.
- Загрузить файл на портал ПФУ или отнести в ближайший сервисный центр.
- Получить подтверждение о принятии данных и, при необходимости, извлечение о трудовой деятельности.
Если вы работаете за границей, но планируете возвращение в Украину, стоит также перевести трудовую книжку на украинский язык. Перевод должен быть нотариально заверен и включать все записи, штампы и подписи.
Как работодатели могут использовать электронные трудовые книжки?
Работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном формате. Это позволяет:
- Быстро проверять наличие страхового стажа.
- Сократить время на оформление документов при приёме и увольнении.
- Обеспечить прозрачность для сотрудников и государственных органов.
При приёме на работу работник должен предоставить оригинал трудовой книжки, но если она уже оцифрована, можно использовать электронный документ в качестве подтверждения.
Что происходит с бумажными трудовыми книжками после 10 июня 2026 г.?
Бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу до тех пор, пока не будут заменены электронными. Однако после 10 июня 2026 г. они перестают быть обязательными для ведения, и все новые записи будут производиться только в электронном виде.
Как избежать проблем?
- Своевременно оцифровывать трудовые книжки до 9 июня 2026 г.
- Проверять качество сканов и убедиться, что все страницы видны.
- Хранить оригинал в надёжном месте до момента сдачи.
- Своевременно обновлять данные в системе ПФУ при смене работодателя.
Где получить помощь?
Если у вас возникли вопросы по оцифровке трудовой книжки, вы можете обратиться в:
- Сервисные центры Пенсионного фонда Украины.
- Портал электронных услуг ПФУ (pfu.gov.ua).
- Профессиональных нотариусов для перевода и заверения документов.
Трудовые книжки Украины принимаются в электронном виде с 10 июня 2021 г. и обязаны быть оцифрованными до 10 июня 2026 г. Несвоевременная сдача может привести к потере страхового стажа и задержкам в получении пенсии. Работодатели и работники должны активно использовать портал ПФУ и сервисные центры для своевременного оформления документов. Оцифровка – это шаг к более прозрачной и эффективной системе трудового учёта в Украине.