С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое событие, которое делает изучение темы обязательным для всех кадровиков, бухгалтеров и руководителей организаций. Данная статья является подробным руководством по основным аспектам ведения ЭТК.
Нормативная база: на что опираться?
Основой системы являются два ключевых документа:
- Федеральный закон от № 422-ФЗ (вступил в силу с ), который ввел понятие электронной трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ, утверждающее порядок сбора, хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности.
С 1 января 2023 года для подачи сведений о трудовой деятельности (включая заявления о выдаче/получении трудовой книжки) работодатель обязан использовать утвержденную форму ЕФС-1 (Единая форма сведений).
Кто и как должен вести электронные трудовые книжки?
Назначение ответственного лица
Работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек. Это может быть как сотрудник отдела кадров, так и бухгалтер. Документ можно составить в произвольной форме, главное — четко прописать должность и ФИО ответственного.
Использование специализированного ПО
Для корректного ведения ЭТК, автоматического заполнения граф и отправки отчетов в Пенсионный фонд России (ПФР) необходима специализированная программа. Примером служит «БухСофт» и аналоги. Такие программы позволяют:
- Заполнять все графы электронной книжки в соответствии с требованиями.
- Формировать и отправлять отчетность (форму ЕФС-1) в ПФР в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Контролировать сроки и избегать ошибок.
Процесс оформления записи
При приеме на работу или увольнении сотрудника ответственный должен:
- Сформировать запись в программе (дата, основание, наименование организации, должность и т.д.).
- Подписать запись УКЭП работодателя.
- Направить сведения в ПФР через форму ЕФС-1.
- Уведомить работника о поступлении записи в его ЭТК (например, через личный кабинет на портале Госуслуг или СберБанк Онлайн).
Критические моменты и типичные ошибки
Работодатель обязан внести исправления в установленном порядке, если в записях ЭТК обнаружена ошибка. Процедура исправления регламентирована и требует внимания. Основные сложности:
- Несвоевременная подача формы ЕФС-1 в ПФР. Сроки строгие.
- Некорректное заполнение граф (особенно дат, оснований, реквизитов документов).
- Отсутствие или потеря УКЭП у ответственного лица. Без подписи запись не считается сформированной.
- Неуведомление работника о новой записи. Это нарушает право работника на ознакомление со своей трудовой книжкой.
- Путаница с бумажными трудовыми книжками у сотрудников, принятых до 2020 года. Они продолжают действовать параллельно, но все новые записи должны вноситься и в бумажный, и в электронный вариант (при наличии у работника обеих форм).
Что будет после 1 января 2026 года?
Завершение переходного периода означает, что с этой даты:
- Все новые трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде.
- Работодатели обязаны вести ЭТК для всех вновь принимаемых сотрудников, а также формировать электронные записи для уже работающих (при их согласии);
- Бумажные трудовые книжки, выданные работникам ранее, продолжают действовать, но их ведение также должно быть отражено в ЭТК.
Таким образом, «учеба» по ЭТК — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс, требующий от кадровых и бухгалтерских служб постоянного внимания, знания нормативных требований и использования правильных инструментов.
Внедрение и ведение электронных трудовых книжек — это новый стандарт в кадровом делопроизводстве. Чтобы избежать штрафов и проблем с ПФР, работодателю необходимо:
- Назначить ответственного и обучить его.
- Обеспечить работу с лицензированной программой для ЭТК.
- Строго соблюдать сроки подачи формы ЕФС-1.
- Контролировать правильность и полноту всех записей.
Готовность к этим изменениям, прямой показатель профессионализма отдела кадров и бухгалтерии в современной России.