Сегодня 21:49:28 ()․ Эта дата важна, поскольку с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь работодатели обязаны вести трудовую книжку (в бумажном или электронном виде) на каждого сотрудника, иначе могут возникнуть правовые последствия․
Содержание статьи
- Нормативная база
- Что такое трудовая книжка?
- Обязанности работодателя
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Завершение переходного периода с 1 января 2026 года
- Практические рекомендации для работодателей
- Преимущества ведения трудовой книжки
- Возможные сложности и способы их преодоления
- Часто задаваемые вопросы
Нормативная база
Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66);
- Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от );
- Постановление Правительства РФ от № 585 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 722н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
- Федеральный закон № 425‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (вступает в силу с )․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: даты приёма и увольнения, занимаемые должности, сведения о переводах, наградах и взысканиях․ Она служит подтверждением трудового стажа, необходимого для:
- назначения пенсии;
- получения социальных выплат;
- подтверждения опыта при приёме на новую работу;
- судебных разбирательств по трудовым спорам․
Обязанности работодателя
Согласно ст․ 66 ТК РФ и подзаконным актам, работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку каждому newly hired сотруднику в течение первой недели работы;
- Вносить записи о приёме, переводе, увольнении, поощрениях и дисциплинарных взысканиях не позднее пяти рабочих дней с момента события;
- Обеспечить сохранность документа (хранить в сейфе или специальном шкафу с ограниченным доступом);
- Выдать копию трудовой книжки работнику по его требованию (при увольнении или по запросу);
- Сдавать сведения в Пенсионный фонд РФ (в электронном виде) о периодах страхования;
- Обеспечить переход на электронный формат не позднее , если работник выбирает ЭТК․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С в России начал действовать пилотный проект по ведению ЭТК через портал «Госуслуги»․ С переходный period заканчивается, и:
- Все новые записи о трудовой деятельности должны вноситься исключительно в электронный вид;
- Бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, остаются действительными, но дальнейшие изменения в них не допускаются;
- Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа;
- Работодатель отвечает за своевременную передачу данных в ПФР через систему СЗВ‑ТД․
Преимущества ЭТК:
- Снижение риска потери или повреждения документа;
- Быстрый доступ к информации для работника и государственных органов;
- Упрощение процедуры подтверждения стажа при назначении пенсии;
- Экономия на печатных формах и хранении бумажных носителей․
Завершение переходного периода с 1 января 2026 года
С этой даты:
- Обязательное ведение ЭТК для всех newly hired сотрудников;
- Запрет на внесение новых записей в бумажные трудовые книжки (исключение – исправление ранее допущенных ошибок по установленной процедуре);
- Необходимость уведомить всех сотрудников о переходе на электронный формат и получить их согласие (если они ранее вели бумажную книжку);
- Обязанность работодателя обеспечить интеграцию своей кадровой системы с порталом «Госуслуги» для автоматической передачи данных в ПФР․
Несоблюдение этих требований может повлечь административные штрафы (ст․ 5․27 КоАП РФ) и трудовые споры․
Практические рекомендации для работодателей
Подготовка кадровой службы
- Провести обучение специалистов по кадрам работе с ЭТК (портал Госуслуги, СЗВ‑ТД);
- Обновить внутренние инструкции и регламенты по ведению трудовых книжек;
- Назначить ответственного за контроль своевременности внесения записей․
Техническая готовность
- Обеспечить доступ к защищённому интернет‑соединению и необходимым сертификатам для работы с Госуслугами;
- Интегрировать 1С:ЗУП, SAP SuccessFactors или другую кадровую систему с API ПФР;
- Настроить резервное копирование электронных данных․
Взаимодействие с работниками
- Оповестить всех сотрудников о предстоящем переходе (email, внутренний портал, информационные стенды);
- Провести инструктаж и раздать памятки по получению выписки из ЭТК;
- Обеспечить возможность подачи заявления на ведение бумажной книжки (если сотрудник настаивает на этом до )․
Контроль и аудит
- Ежемесячно сверять данные в кадровой системе с записями в ЭТК;
- Проводить внутренний аудит заполнения трудовых книжек (бумажных и электронных) перед подачей отчётности в ПФР;
- Фиксировать все исправления и хранить их в соответствии с требованиями архивного законодательства․
Преимущества ведения трудовой книжки (в любом формате)
- Юридическая защита как работника, так и работодателя при спорах о стаже, должности и выплатах;
- Прозрачность кадровой истории, упрощающая внутренние переводы и планирование карьеры;
- Обязательное условие для назначения страховой пенсии по старости и инвалидности;
- Возможность быстрого подтверждения опыта при приёме на новую работу или получении кредита;
- Снижение административной нагрузки благодаря автоматизации (в случае ЭТК)․
Возможные сложности и способы их преодоления
Сопротивление переходу на электронный формат
Некоторые сотрудники опасаются утечки данных или не доверяют государственным сервисам․
- Провести разъяснительную работу о мерах защиты персональных данных (шифрование, двухфакторная аутентификация);
- Предоставлять возможность распечатать выписку из ЭТК для личного архива․
Технические сбои при интеграции с ПФР
Ошибки в передаче данных могут привести к штрафам․
- Настроить автоматическое логирование всех операций СЗВ‑ТД;
- Иметь план резервного ручного ввода данных на случай сбоя связи;
- Регулярно тестировать интеграцию на тестовых средах․
Ошибки при заполнении бумажных книжек до
Неправильные записи могут потребовать сложной процедуры исправления․
- Использовать проверочные чек‑листы при внесении каждой записи;
- Обучать кадровых сотрудников правилам заполнения согласно Приказу Минтруда № 722н;
- Вести журнал исправлений с указанием основания и ответственного лица;
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, до работник может выбрать один из форматов․ После этой даты новые записи допускаются только в ЭТК․ - Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку до перехода?
Необходимо восстановить её на основании справок от предыдущих работников и приказов о приёме/увольнении, затем оформить дубликат и продолжить ведение в электронном виде․ - Как часто нужно обновлять данные в ЭТК?
Запись вносится не позднее пяти рабочих дней с события (приём, перевод, увольнение, поощрение, взыскание)․ - Кто отвечает за хранение электронных данных?
Ответственность лежит на работодателе, который должен обеспечить защиту информации в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных»․ - Можно ли отказаться от ЭТК и продолжать вести бумажную книжку после ?
Нет, с этой даты ведение бумажной книжки для новых записей запрещено․ Однако уже выданные бумажные книжки остаются действительными как исторический документ․
Ведение трудовой книжки – фундаментальная обязанность каждого работодателя, которая напрямую влияет на социальные гарантии сотрудников и законность кадровой практики компании․ С завершением переходного периода акцент смещается на электронный формат, что требует от организаций:
- Обновления нормативных и внутренних документов;
- Технической подготовки и интеграции с государственными системами;
- Обучения кадрового персонала и информирования работников;
- Внедрения систем контроля и аудита для предотвращения ошибок․
Своевременная подготовка к переходу не только избавит от возможных штрафов и трудовых споров, но и повысит прозрачность кадрового учёта, упростит взаимодействие с Пенсионным фондом и создаст более комфортные условия для сотрудников при подтверждении их трудового стажа․
Помните: актуальная информация о дате и времени – 21:49:28 () – служит напоминанием, что время действовать уже наступило․