С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие, которое окончательно меняет подход к учету трудового стажа и кадровому документообороту. В статье разберем ключевые аспекты реформы, ее историю, текущие правила и практические последствия.

История вопроса: от идеи до обязательного внедрения

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждается в России с 2012 года. Однако активная реализация началась значительно позже. Основным драйвером стала федеральная программа по цифровизации государственных услуг и необходимость упрощения взаимодействия между работником, работодателем и государством.

Ключевой вехой стало постановление Правительства РФ № 906 от , которое утвердило порядок ведения ЭТК. С этого момента начался многолетний переходный период, чтобы дать бизнесу и гражданам время на адаптацию.

Текущий статус: что действует сейчас?

На момент 2025-2026 годов действуют следующие правила:

• С 1 января 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны открывать новым сотрудникам именно электронную трудовую книжку. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника.
• До 31 декабря 2025 года продолжается переходный период. В этот срок работодатели должны перевести всю историю по уже работающим сотрудникам из бумажных книжек в электронный формат.
• С 1 января 2026 года переходный период завершается. С этого момента трудовая деятельность учитывается исключительно в электронном виде через систему СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).

Что происходит с уже имеющимися бумажными книжками?

Важно! Председатель комитета Госдумы по труду официально заявил, что отмены и аннулирования уже оформленных бумажных трудовых книжек не будет. Они сохраняют юридическую силу и могут использоваться для подтверждения стажа, полученного до перехода на ЭТК. Однако все новые записи с 2021/2026 годов будут вноситься только в электронный формат.

Как это работает: ключевые изменения

Замена документа

Традиционная «красная» книжка заменяется на электронную запись в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к ней есть у работника, работодателя и ПФР.

Форма сведений — СЗВ-ТД

Основным документом становится СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). Это выписка из электронной трудовой книжки, которую работник может запросить в ПФР в любое время. Именно СЗВ-ТД будет использоваться для расчета пенсии и подтверждения стажа.

Обязанности работодателя

Работодатель (организация или ИП) обязан:

1. При приеме на работу в течение 5 рабочих дней создать ЭТК новому сотруднику и внести первую запись.
2. Вносить все изменения (прием, увольнение, перевод, отпуск) в ЭТК в день возникновения события.
3. Перевести данные из бумажных книжек действующих сотрудников в ЭТК до конца 2025 года.
4. Предоставлять работнику по его запросу выписку (СЗВ-ТД) из его ЭТК.

Права работника

Работник имеет право:

• Получить бесплатно неограниченное количество выписок (СЗВ-ТД) из своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР.
• Контролировать правильность внесения записей.
• В случае спора запросить выписку для предоставления в суд или иные инстанции.
• При желании получить на руки бумажный документ — выписку из ЭТК (СЗВ-ТД), заверенную работодателем или ПФР.

Практические шаги для работника в 2025-2026 годах

Что должен сделать каждый:

1. Проверить наличие ЭТК. Если вы устраивались на работу с 2021 года, у вас уже должна быть электронная книжка. Зайдите на Госуслуги в раздел ПФР и проверьте.
2. Запросить выписку (СЗВ-ТД). Сделайте это хотя бы раз в год для контроля. Сравните данные с последними записями в бумажной книжке (если она есть).
3. Сохранить бумажную книжку. Если у вас есть «красная» книжка с записями до 2021 года, храните ее бережно. Это ваш главный документ для подтверждения стажа, полученного до цифровизации.
4. Сообщить работодателю о ошибках. Если в выписке обнаружились неточности (неправильная дата, должность), немедленно обратитесь в отдел кадров с требованием внести исправления. Споры решаются через трудовую инспекцию или суд.

Преимущества и вызовы реформы

Преимущества:

• Безопасность. Нет риска потерять, испортить или украсть книжку.
• Доступность. Выписку можно получить онлайн в любой момент.
• Прозрачность. Невозможность подделки записей, так как они вносятся напрямую работодателем в защищенную систему ПФР.
• Удобство для пенсионных расчетов. ПФР получает данные напрямую, что должно ускорить назначение пенсий.

Вызовы и риски:

• Технологические сбои. Риск временной недоступности системы или ошибок при переносе данных.
• Неграмотность части населения. Пожилые люди или те, кто далеко от цифры, могут столкнуться со сложностями в получении выписок.
• Конфликты из-за ошибок. Споры о стаже могут усложниться, если работодатель внес некорректные данные, а бумажного подтверждения нет.
• Зависимость от работодателя. Если работодатель неисправен и не вносит записи, стаж не считается, пока проблема не будет исправлена.

Переход на электронные трудовые книжки — это неизбежный и в целом позитивный шаг в сторону цифрового государства. К 2026 году система должна заработать в полную силу. Главная задача для гражданина — активно контролировать свои данные в ПФР, сохранять старые бумажные книжки как исторический артефакт и не бояться запрашивать выписки. Для работодателей же это вопрос строгого соблюдения законодательства и внедрения корректных кадровых процессов.

Главный вывод: Бумажная трудовая книжка не исчезнет полностью, но ее роль свелась к архивному документу. Будущее — за электронным стажем, доступным в несколько кликов. Приходите в цифровую эру подготовленными.