Актуальность темы. С 1 января 2021 года в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работники имеют право выбрать форму ведения трудовой книжки – электронную или традиционную бумажную. При этом работодатели обязаны фиксировать выбранный вариант и вести соответствующую документацию. Данная статья подробно описывает‚ какие требования предъявляются к заявлению о ведении трудовой книжки в бумажном виде‚ как правильно оформить документ‚ какие сроки необходимо соблюдать и какие обязанности возлагаются на работодателя.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1) – определяет порядок ведения трудовых книжек и право работника выбирать форму их ведения.
• Постановление Правительства РФ № 1083‑н от 30 апреля 2020 г. – вводит обязательный переход на электронные трудовые книжки и регламентирует процесс подачи заявлений.
• Приказ Фонда социального страхования (ФСС) от 28 апреля 2026 г. – требует от работодателей предоставлять сведения о выборе формы трудовой книжки в СФР (Система формирования отчетности) в электронном виде‚ независимо от того‚ выбрал ли работник бумажный вариант.

Кто обязан подавать заявление?

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном варианте подают:

1. Работники‚ нанятые до 1 января 2021 года‚ которые не желают переходить на электронный вариант.
2. Работники‚ принятые после 1 января 2021 года‚ если они явно выразили желание сохранить бумажную форму (заявление может быть подано в любой момент).

Если работник не подал заявление‚ считается‚ что он согласен на ведение ЭТК‚ и работодатель обязан оформить электронную книжку.

Сроки подачи и отчетности

• До 31 декабря 2020 г. все уже трудоустроенные сотрудники должны были подать заявление о выборе формы. После этой даты работодатели обязаны фиксировать полученные заявления и передавать сведения в СФР до конца 2020 года.
• С 2026 года работодатели продолжают подавать в СФР данные о выборе формы и о последней записи в трудовой книжке‚ указывая дату получения заявления.
• Если работник подает заявление после установленного срока‚ работодатель фиксирует его в трудовой книжке и вносит корректировку в электронный отчет в течение 5 рабочих дней.

Как оформить заявление?

Законодательством не установлен единый образец заявления. Работодатель может использовать любой свободный формат‚ однако рекомендуется включать следующие реквизиты:

Пример заявления

Заявление

«Город»‚ «дата»

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ дата рождения ‚ паспорт: 4500 123456‚ выдан указание органа «дата выдачи»‚ 
трудовой номер 12345‚

прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в установленном порядке в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Подпись ______________________

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Регистрация заявления. Внести данные в личный (или электронный) журнал учета заявлений.
2. Ведение бумажной трудовой книжки. Если у работника уже есть бумажная книжка‚ продолжать делать записи в ней согласно требованиям ТК РФ (раздел «Сведения о работе»‚ «Сведения о повышении квалификации»‚ и т.д.).
3. Отчетность в СФР. Внести в электронную форму (например‚ ЕФС‑1‚ подраздел 1.1) дату получения заявления и указать‚ что выбран бумажный вариант.
4. Информирование работника. Выдать копию заявления и подтвердить‚ что книжка будет вестись в бумажном виде.
5. Контроль актуальности. При изменении обстоятельств (перевод‚ увольнение‚ переход на ЭТК) своевременно обновлять запись в книжке и в системе отчетности.

Что делать‚ если работник не определился?

Если к концу 2020 года работник не подал заявление‚ а работодатель не получил от него письменного отказа от ЭТК‚ считается‚ что работник согласен на электронный вариант. В этом случае:

• Работодатель оформляет электронную трудовую книжку.
• При желании работника в дальнейшем перейти на бумажный вариант он подает новое заявление‚ и работодатель обязан вести обе формы: электронную в системе и бумажную в виде копии (по требованию ФСС).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да. Закон не запрещает подачу заявления в электронном виде (через корпоративный портал‚ электронную почту и т.п.)‚ однако оригинал должен быть распечатан и подписан работником‚ а также храниться в личном деле.

Какой срок действия заявления?

Заявление действует до тех пор‚ пока работник не изменит свое решение. При желании перейти на электронный вариант необходимо подать новое заявление о переходе.

Обязан ли работодатель хранить бумажную копию трудовой книжки‚ если работник выбрал ЭТК?

Нет. При выборе ЭТК оригинальная бумажная книжка может быть изъята у работника‚ а в его личном деле хранится только копия заявления о переходе.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение требований?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ‚ за отсутствие обязательных записей в трудовой книжке или за неправильное оформление может быть наложен штраф от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц.

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном варианте – важный документ‚ который фиксирует право работника на традиционную форму трудового учета. Несмотря на то‚ что большинство работодателей уже перешли на электронные системы‚ закон требует от них вести учет и в случае выбора бумажного варианта. Правильное оформление заявления‚ своевременная передача данных в СФР и корректное ведение бумажной книжки позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑66.1)
• Приказ ФСС от – отчетность по трудовым книжкам
• Гарант.ру – правовая аналитика по трудовым книжкам

Если у вас остались вопросы по оформлению заявления или ведению трудовой книжки‚ рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации;