Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовое правоотношение. Правильное заполнение и ведение её позволяет избежать споров, упростить расчётные процедуры и обеспечить законную защиту прав сторон. В статье собраны все ключевые правила, ссылки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ и практические рекомендации.
Что регулирует Трудовой кодекс?
В ТК РФ трудовые книжки регулируются рядом статей:
- Статья 66 ТК РФ – порядок заполнения трудовой книжки, требования к её содержанию.
- Статья 39 ТК РФ – сведения, которые обязаны быть внесены в трудовую книжку (рабочее место, должность, основание трудоустройства и т.д.).
- Статья 77 ТК РФ – основания увольнения, формулировка записи о прекращении трудового договора.
- Пункты 38 и 43 Порядка ведения трудовой книжки (утверждённые правительством) – особенности выдачи, передачи и хранения документа.
Эти нормы задают основу для всех последующих действий, связанных с трудовой книжкой.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Записи должны соответствовать точным формулировкам Кодекса и содержать ссылку на соответствующую статью или пункт.
- Основание и причина увольнения – в столбце «Причина увольнения» указывается точная причина, а в «Основании» – ссылка на статью ТК РФ (например, «ст. 81 ТК РФ»).
- Переводы и изменения условий – вносятся с указанием нового места работы, новой должности и даты изменения.
- Награждения и поощрения – в соответствующем столбце фиксируются наименование награды, номер приказа и дата присвоения.
- Перевод внутреннего совместителя в основные работники – требуется внести сведения о новом месте работы и основании перевода.
Пример оформления:
<strong>Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.</strong>
Электронная vs. бумажная трудовая книжка
С 2026 года в России действует переход на электронные формы трудовой документации. Однако:
- Если работник устроился на новое место, работодатель может продолжать вести бумажную книжку.
- Одновременно в электронный реестр СФР вносятся те же сведения.
- Электронная трудовая книжка заменяет бумажную только в случае полного перехода организации на цифровой формат.
Таким образом, в 2026 году возможны оба варианта одновременно.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Инструкция по восстановлению (по данным Банки.ру):
- Обратиться в отдел кадров текущего работодателя с заявлением о восстановлении.
- Предоставить копию трудового договора, выписку из паспорта и, при необходимости, справку о доходах.
- Работодатель оформляет дубликат, который имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
- Восстановление можно оформить онлайн через Госуслуги, загрузив необходимые документы.
Как правильно оформить запись о награждении?
Пример оформления (из практики КонсультантПлюс):
- Наименование награды – «Почётный знак «Отличный сотрудник»;
- Номер приказа – № 15‑О;
- Дата награждения – ;
- Столбец «Причина» (если требуется) – «За выдающиеся результаты в выполнении плана».
Эти данные вносятся в соответствующий столбец трудовой книжки, что подтверждает официальное признание достижений сотрудника.
Как вести запись о переводе внутреннего совместителя?
В случае перевода работника в основные (постоянные) позиции необходимо:
- Указать новое место работы и должность;
- Ссылку на соответствующий пункт ТК РФ (например, «п. 3 ст. 71 ТК РФ»);
- Зафиксировать дату перевода и основание (приказ, распоряжение).
Это важно для корректного расчёта трудового стажа и расчёта пенсионных взносов.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить запись об увольнении без указания статьи ТК РФ? – Нет, запись должна содержать ссылку на конкретную статью или пункт.
- Как вести трудовую книжку, если сотрудник уже работает в электронном виде? – Внести сведения необходимо одновременно в бумажную и электронную форму; в электронном виде они попадают в цифровую базу СФР.
- Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку при приёме? – Работодатель обязан запросить её у сотрудника; в случае отсутствия – оформить временный документ, а затем восстановить книжку по заявлению.
Правильное заполнение и ведение трудовой книжки – обязательный элемент юридической защиты как работодателя, так и работника. Соблюдайте требования Статьи 66, 39, 77 ТК РФ и пункты 38‑43 Порядка ведения трудовой книжки. При возникновении вопросов всегда обращайтесь к актуальному тексту закона или к специалисту по кадровому делу.
Запомните: точная формулировка, ссылка на статью и актуальная дата – залог безошибочного документооборота.