С 1 января 2020 г. в России введён обязательный режим электронного учёта трудовых книжек. Это значит, что все кадровые изменения в компании (приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности и т.д.) должны быть отражены в системе Пенсионного фонда России (ПФР) через специальную форму СЗВ‑ТД. В этой статье мы разберём, какие документы нужны, как правильно заполнить форму, какие сроки и какие ошибки стоит избегать.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, хранящаяся в системе ПФР.
• Она содержит сведения о трудовом стаже, начисленных отчислениях, начисленных и уплаченных пенсионных взносах.
• Переход на электронный формат позволяет ускорить обработку данных, снизить бумажный документооборот и повысить прозрачность кадровой политики.

Кому и какие кадровые изменения нужно отчитывать?

Обязательность отчитываться распространяется на всех работодателей, которые имеют сотрудников, работающих по трудовому договору. Ниже перечислены основные ситуации, требующие заполнения формы СЗВ‑ТД:

1. Приём на работу нового сотрудника.
2. Перевод сотрудника на другую должность, отдел, подразделение.
3. Увольнение сотрудника (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора).
4. Изменение условий труда (смена рабочего места, изменение графика работы).
5. Внесение изменений в данные о сотруднике (например, изменение ФИО, адреса, номера телефона).

Как заполнить форму СЗВ‑ТД?

Форма СЗВ‑ТД доступна в личном кабинете работодателя в системе ПФР. Ниже пошаговый алгоритм заполнения:

1. Вход в личный кабинет – используйте логин и пароль, полученные при регистрации в системе ПФР.
2. Выбор раздела «Кадровые изменения» – там вы найдёте кнопку «Добавить новое изменение».
3. Выбор типа изменения – в выпадающем списке укажите, что это приём, перевод, увольнение и т.д.
4. Заполнение полей – введите ФИО сотрудника, дату рождения, номер паспорта, дату начала работы, должность, отдел, код ЕГРПОУ организации, код ФОТ (если применимо).
5. Прикрепление документов – в большинстве случаев требуется загрузить сканы трудового договора, приказа о переводе, справку об увольнении и т.д. Убедитесь, что файлы находятся в формате PDF, JPG или PNG и не превышают 10 МБ.
6. Проверка и подтверждение – перед отправкой внимательно проверьте корректность всех данных. После проверки нажмите кнопку «Отправить».
7. Получение подтверждения – после успешной отправки вы получите электронное письмо с подтверждением и номером обращения.

Сроки отчитывания

Согласно Федеральному закону «О порядке ведения кадрового учёта» и постановлению ПФР, сроки отчитывания следующие:

• Приём на работу – до 10 рабочих дней после даты начала работы.
• Перевод – до 10 рабочих дней после даты перевода.
• Увольнение – до 10 рабочих дней после даты увольнения.
• Изменения в данных – до 10 рабочих дней после даты изменения.

Несоблюдение сроков может привести к штрафам в размере до 10 000 ₽ за каждый день просрочки.

Что делать, если возникли ошибки?

Если после отправки вы обнаружили ошибку в данных, необходимо:

1. Войти в личный кабинет ПФР.
2. Найти ранее отправленную форму СЗВ‑ТД.
3. Нажать кнопку «Отменить» или «Изменить» (если такая опция доступна).
4. Внести корректировки и повторно отправить форму.

Если форма уже принята и обработана, обратитесь в службу поддержки ПФР по телефону 8 800 200‑01‑01 или через чат на сайте.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный код ФОТ – убедитесь, что используете актуальный код, полученный от ПФР.
• Отсутствие сканов документов – всегда прикрепляйте копии трудового договора, приказов и справок.
• Несоответствие ФИО в разных документах – проверьте, чтобы ФИО совпадали во всех документах.
• Задержка в отправке – планируйте отправку заранее, чтобы не нарушить сроки.
• Неверный формат файлов – используйте только PDF, JPG или PNG, не превышающие 10 МБ.

Как проверить статус отчитанных изменений?

После отправки формы вы можете проверить статус в личном кабинете ПФР:

1. Перейдите в раздел «Отчёты».
2. Выберите нужный период.
3. Найдите запись с типом изменения (приём, перевод, увольнение).
4. Проверьте статус: «Ожидание», «Обработано», «Отказ».

Если статус «Отказ», обязательно изучите причину отказа в комментариях и исправьте ошибку.

Как избежать штрафов?

• Соблюдайте сроки отчитывания.
• Проверяйте данные перед отправкой.
• Храните копии всех отправленных форм и подтверждений.
• Периодически проверяйте статус в системе ПФР.
• Обучайте кадровый отдел правильному заполнению форм.

Переход на электронный учёт трудовых книжек в 2020 г. значительно упрощает работу с кадровыми данными, но требует от работодателей точности и соблюдения сроков. Заполняя форму СЗВ‑ТД правильно и своевременно, вы снижаете риск штрафов, повышаете прозрачность кадровой политики и облегчаете контроль со стороны ПФР.

Если у вас возникли вопросы по конкретным пунктам заполнения, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки ПФР или к специалисту по кадровому учёту.