Согласно ТК РФ‚ заключение трудового договора происходит в несколько последовательных этапов:

1. Подача документов соискателем — работник предоставляет работодателю необходимые документы‚ предусмотренные законом.
2. Проведение собеседования — работодатель оценивает профессиональные и личные качества кандидата.
3. Принятие решения о приёме — работодатель принимает решение о заключении трудового договора.
4. Оформление трудового договора — составление и подписание договора в письменной форме.
5. Оформление приказа о приёме на работу — издаётся приказ (форма № Т-1 или унифицированная форма работодателя).
6. Ознакомление работника с договором и приказом — работник подписывает документы‚ подтверждая ознакомление.
7. Оформление трудовой книжки и других документов — если работник впервые устраивается на работу‚ работодатель обязан оформить ему трудовую книжку и страховое свидетельство.

Обязательные документы при заключении трудового договора

Согласно статье 65 ТК РФ‚ при заключении трудового договора работник обязан представить следующие документы:

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности (если работник уже имел трудовые отношения).
• Свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).
• Документ об образовании и (или) квалификации, если работа требует специальных знаний или профессиональной подготовки.
• Справка о наличии (отсутствии) судимости, при работе с детьми‚ в сфере безопасности и т.п.
• Медицинская справка — при работе с вредными или опасными условиями труда‚ в пищевой промышленности‚ здравоохранении и т.д.

Особое внимание: трудовая книжка

Трудовая книжка — это официальный документ‚ в который вносятся сведения о:

• месте работы;
• должности и профессиях;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнении с указанием оснований;
• награждениях за успехи в работе.

Эти сведения вносятся в соответствии с статьёй 66 ТК РФ. Трудовая книжка является основным доказательством трудового стажа работника и используется при назначении пенсии‚ при трудоустройстве в новых организациях и при решении спорных вопросов.

Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки?

Если работник впервые устраивается на работу (например‚ молодой специалист‚ выпускник вуза‚ лицо‚ никогда не работавшее ранее)‚ то:

• трудовая книжка оформляется работодателем — это прямая обязанность работодателя по статье 66 ТК РФ.
• Работодатель должен выдать работнику бланк трудовой книжки‚ заполнить его в установленном порядке и заверить печатью организации.
• В графе «Фамилия‚ имя‚ отчество» указываются данные работника‚ как в паспорте.
• В графе «Дата рождения» — дата‚ указанная в паспорте.
• В графе «Образование» — указывается наименование полученного образования.
• Первая запись — о приёме на работу, делается на основании приказа о приёме.

Важно: если работник ранее работал‚ но потерял трудовую книжку‚ он должен предоставить заявление об утрате и документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из приказов и т.п.). Работодатель на основании этих документов восстанавливает запись в новой трудовой книжке.

Альтернатива трудовой книжке: сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

С 2020 года в России действует возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Вместо бумажной трудовой книжки работнику может быть предоставлен сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — это электронный документ‚ который формируется Пенсионным фондом РФ на основании данных‚ передаваемых работодателями.

Согласно статье 66.1 ТК РФ‚ работник может выбрать:

• сохранить бумажную трудовую книжку;
• перейти на электронный формат (СТД-Р).

Если работник выбирает электронный формат‚ он должен подать в организацию заявление о предоставлении сведений в электронном виде. В этом случае работодатель не ведёт бумажную трудовую книжку‚ а передаёт данные в ПФР. Однако при этом работодатель обязан:

• выдать работнику на руки бумажную выписку из сведений (по его запросу);
• внести запись о приёме на работу в электронную базу ПФР в течение 1 рабочего дня с даты приёма.

Форма трудового договора и его оформление

Согласно статье 67 ТК РФ‚ трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах — один остаётся у работодателя‚ второй — у работника. Каждый экземпляр должен быть подписан обеими сторонами.

В трудовом договоре обязательно должны быть указаны:

• ФИО сторон;
• паспортные данные;
• дата и место заключения договора;
• должность‚ специальность‚ профессия с указанием квалификации;
• место работы;
• начало работы (дата);
• условия оплаты труда;
• рабочий график и режим работы;
• социальные гарантии;
• другие условия‚ предусмотренные законом.

Если трудовой договор не оформлен в письменной форме‚ но работник уже приступил к работе с ведома работодателя‚ договор считается заключённым (ст. 67 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан оформить договор в письменной форме в течение трёх рабочих дней.

Оформление приказа о приёме на работу

После подписания трудового договора работодатель издаёт приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма). Приказ должен содержать:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• ФИО работника;
• должность‚ структурное подразделение;
• дату начала работы;
• основание (трудовой договор № ___ от ___).

Работник обязан подписать приказ‚ подтверждая ознакомление. Без подписи работника приказ не считается оформленным в полном объёме.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о приёме на работу в трудовую книжку вносится работодателем в день фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ). Запись должна содержать:

• номер и дату приказа о приёме;
• наименование структурного подразделения;
• должность;
• основание для приёма — «принят на работу по трудовому договору».

Запись оформляется печатью организации и подписью ответственного лица (как правило‚ кадровика или руководителя). Запись должна быть чёткой‚ без помарок и исправлений;

Последствия нарушения порядка оформления

Нарушение порядка заключения трудового договора или неоформление трудовой книжки влечёт за собой административную ответственность работодателя по статье 5.27 КоАП РФ:

• штраф для должностных лиц, от 10 000 до 20 000 рублей;
• штраф для юридических лиц, от 50 000 до 100 000 рублей.

Кроме того‚ работник вправе требовать:

• восстановления на работе;
• выплаты за время вынужденного прогула;
• компенсации морального вреда.

Работникам важно помнить: не подписывайте трудовой договор‚ если он не оформлен в письменной форме‚ не получили приказ о приёме и не внесена запись в трудовую книжку. Работодателям — неукоснительно соблюдать сроки и требования ТК РФ‚ чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств.

Помните: правильное оформление трудовых отношений — залог стабильности‚ доверия и законности на любом предприятии.

Важно! Информация в статье актуальна на 23 мая 2026 года и основана на действующем Трудовом кодексе РФ. Рекомендуется регулярно проверять изменения в законодательстве через официальные источники: сайт КонсультантПлюс‚ Гарант‚ сайт Минтруда РФ.