В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и привычным инструментом учета трудового стажа в России. Для специалиста по кадрам (HR) критически важно понимать не только принципы ведения ЭТК‚ но и алгоритмы получения сведений о трудовой деятельности сотрудников. Это необходимо для проверки стажа‚ оформления пенсий‚ подтверждения опыта работы при приеме на работу и выдачи справок.
Ни представлена подробная инструкция‚ основанная на актуальных нормах законодательства и практике работы с базами данных Социального фонда России (СФР).
Что такое электронная трудовая книжка и где хранятся данные
Электронная трудовая книжка, это формат представления информации о трудовой деятельности работника в цифровом виде. Сведения о работнике хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне Социальный фонд России — СФР).
Ключевые особенности системы в 2026 году:
- Единая база: Все данные аккумулируются в СФР на основании отчетов‚ подаваемых работодателями (формы ЕФС-1 и другие актуальные отчетные документы).
- Доступность: Получить выписку может сам работник‚ его представитель или уполномоченные органы. Работодатель не является «хранителем» электронной книжки в прямом смысле‚ он лишь поставщик данных.
- Отсутствие бумажного аналога у работодателя: Если работник выбрал электронный формат‚ бумажная трудовая книжка выдается ему на руки‚ и работодатель больше не делает в ней записей.
Кто и как может получить сведения об ЭТК сотрудника
Важно различать две ситуации: когда сведения запрашивает сам работник и когда информацию запрашивает кадровик от имени организации (например‚ для формирования личного дела или проверки стажа при приеме).
Если сотрудник запрашивает данные самостоятельно
Сотрудник вправе в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности. Кадровик должен уметь проконсультировать работника по следующим каналам получения:
- Портал «Госуслуги»: В разделе «Справки и выписки» -> «Работа и пенсия» -> «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ приходит в личный кабинет в формате PDF с электронной подписью.
- Личный кабинет на сайте СФР: Через раздел «Справки и выписки».
- МФЦ («Мои документы»): Можно заказать бумажную выписку с печатью.
- Клиентские службы СФР: Личное обращение с паспортом.
Как кадровику получить данные о сотруднике
Работодатель не имеет прямого доступа к полной истории трудовой деятельности человека в базе СФР просто по факту трудоустройства‚ если на это нет официальных оснований (например‚ запрос в рамках пенсионного оформления по доверенности или запросы госорганов).
Однако‚ в текущей практике кадрового делопроизводства под «получением ЭТК» часто подразумевают получение актуальных сведений о стаже для формирования кадровой документации. Это делается следующими способами:
#### Способ А: Запрос у самого работника (Основной метод)
При приеме на работу или в процессе работы кадровик обязан запросить у сотрудника актуальные сведения о трудовой деятельности.
Сотрудник самостоятельно заказывает выписку через Госуслуги или СФР.
Сотрудник предоставляет кадровику файл (PDF) или бумажную копию.
Кадровик подшивает документ в личное дело или использует данные для внесения в базу 1С/HR-систему.
> Важно: С 2020 года при приеме на работу работник обязан предоставить сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р или выписку из СФР)‚ если он устраивается впервые или если бумажная трудовая у него отсутствует/утеряна.
#### Способ Б: Выдача формы СТД-Р при увольнении
Если сотрудник увольняется‚ работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности за время работы в данной организации.
- Если сотрудник вел бумажную трудовую: выдача формы СТД-Р производится только по письменному заявлению работника.
- В заявлении работник должен указать‚ в каком виде он хочет получить документ: на бумажном носителе или в электронном (подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью).
- Срок выдачи: не позднее 3 рабочих дней с даты регистрации заявления (или в день увольнения‚ если заявление подано в этот день).
Алгоритм действий кадровика при работе с ЭТК
Чтобы процесс получения и обработки данных об электронной трудовой книжке прошел успешно‚ следуйте пошаговой инструкции:
Шаг 1. Определение статуса трудовой книжки сотрудника
При приеме на работу уточните у кандидата:
- Осталась ли у него бумажная трудовая книжка?
- Подал ли он ранее работодателю заявление о выборе формы ведения трудовой (бумажная или электронная)?
Если сотрудник ранее не подавал заявления о переходе на ЭТК‚ но бумажную книжку потерял или не вел‚ он считается выбравшим электронный формат.
Шаг 2. Запрос актуальных данных
Попросите нового сотрудника предоставить выписку из электронной трудовой книжки.
- Рекомендация: Попросите сотрудника скачать файл с портала Госуслуг и переслать вам через защищенный канал связи или принести на флеш-носителе/вном виде.
- Проверьтеность стажа и соответствие должностей.
Шаг 3. Внесение данных и отчетность
На основании полученных от сотрудника данных и новых приказов о приеме:
Внесите сведения в локальную базу данных организации.
Подайте отчетность в СФР (форма ЕФС-1‚ подраздел 1.1) не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа о приеме. Именно с этого момента запись появляется в электронной трудовой книжке сотрудника в базе СФР.
Шаг 4. Исправление ошибок
Если сотрудник утверждает‚ что в его ЭТК в базе СФР есть ошибка:
Проверьте свои архивы и ранее поданные отчеты.
Если ошибка допущена вами — подайте корректирующую отчетность в СФР.
Если ошибка допущена предыдущим работодателем — разъясните сотруднику‚ что исправление вносит тот работодатель‚ который допустил ошибку‚ либо архивная организация.
Частые вопросы кадровика (FAQ)
Вопрос: Может ли работодатель сам зайти в базу СФР и скачать трудовую сотрудника без его участия?
Ответ: Нет. Прямой доступ к персональным данным гражданина в базе СФР через личный кабинет страхователя ограничен. Работодатель видит только те данные‚ которые он сам передал‚ и текущий статус застрахованного лица. Полную историю (выписку) формирует сам гражданин или уполномоченные госорганы.
Вопрос: Что делать‚ если сотрудник не может получить выписку через Госуслуги?
Ответ: Сотрудник может лично обратиться в любой клиентский офис Социального фонда России (СФР) или в МФЦ с паспортом и СНИЛС. Там ему выдадут заверенную выписку мгновенно или в течение нескольких дней.
Вопрос: Нужно ли вести бумажную трудовую‚ если сотрудник перешел на ЭТК?
Ответ: Нет. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или был принят на работу впервые после 2021 года и не изъявил желания вести бумажную)‚ работодатель вносит сведения только в электронную базу (через отчеты). Бумажная трудовая (если она была) хранится у работника на руках.
В 2026 году процесс получения сведений об электронной трудовой книжке сотрудника для кадровика сводится к грамотному взаимодействию с самим работником. Основная задача HR-специалиста, запросить актуальную выписку у сотрудника (сформированную через Госуслуги или СФР) и на ее основании корректно вести кадровый учет и сдавать отчетность.
Помните‚ что своевременная и точная передача данных в СФР — это залог того‚ что электронная трудовая книжка вашего сотрудника будет содержать достоверную информацию‚ что в будущем избавит компанию от судебных споров и претензий со стороны контролирующих органов.