С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки постепенно выходят из употребления. Однако процесс перехода имеет свои нюансы, права работников и обязанности работодателей. В этой статье мы подробно разберём, как правильно вести электронную трудовую книжку, кто обязан это делать, как проверить данные и что делать с бумажными книжками.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие важные данные. ЭТК ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или на официальном сайте ПФР.
ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка, и является основным документом, подтверждающим трудовой стаж для назначения пенсии, социальных выплат и других прав.
Когда и как начинается ведение ЭТК?
С 2021 года — начало перехода
С 1 января 2021 года в России вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, который ввёл возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. С этого момента:
- При первичном трудоустройстве работодатель обязан предложить работнику выбрать формат ведения трудовой книжки, бумажный или электронный.
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель продолжает вести и бумажную, и электронную версию одновременно.
- Если работник подал заявление о выборе ЭТК, бумажная книжка больше не ведётся — все сведения передаются в ПФР в электронном виде.
С 1 января 2026 года — окончание переходного периода
С 2026 года в России все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде. Это значит:
- Новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, не получают бумажные трудовые книжки.
- Работодатели обязаны передавать все сведения о приёме, переводе, увольнении и награждении работников в ПФР в течение трёх рабочих дней с даты соответствующего события.
- Бумажные трудовые книжки, выданные до 2021 года, остаются действительными и могут использоваться для подтверждения стажа, но новые записи в них не делаются;
Как работает процесс ведения ЭТК?
Роль работодателя
Работодатель (организация или ИП) обязан:
- Получить доступ к информационной системе ПФР через личный кабинет на сайте ПФР или через специализированные кадровые программы (например, 1С, СБИС, Контур.Персонал и др.).
- Внести в систему данные о новом сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата приёма) в течение 3 рабочих дней.
- Передавать в ПФР информацию о всех изменениях в трудовой деятельности работника:
- Приём на работу
- Перевод на другую должность
- Увольнение
- Награждение, поощрения
- Изменение реквизитов организации
- Обеспечить безопасность и конфиденциальность данных сотрудников в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».
Роль работника
Работник должен:
- Подать заявление о выборе формата трудовой книжки (электронной или бумажной) при трудоустройстве.
- Проверять свои данные в личном кабинете на Госуслугах или сайте ПФР.
- Сообщать работодателю о любых расхождениях в данных (например, если не отражён период работы).
- Сохранять свой СНИЛС — он является ключевым идентификатором для всех записей в ЭТК.
Как проверить электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК есть у каждого гражданина России через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг, https://www.gosuslugi.ru
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда — https://es.pfrf.ru
- Мобильное приложение «ПФР» (доступно для iOS и Android)
В личном кабинете можно:
- Просмотреть полный список мест работы и должностей
- Проверить даты приёма и увольнения
- Увидеть, передаёт ли работодатель данные в ПФР
- Скачать выписку в формате PDF для предоставления в банк, вуз или при оформлении пенсии
Важно: если вы обнаружили ошибку или отсутствие записи — сразу обращайтесь к бухгалтеру или кадровику вашей организации. Работодатель обязан исправить ошибку в течение 3 рабочих дней.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете:
- Сохранить её — она остаётся юридически значимым документом для подтверждения стажа до 2021 года.
- Не передавать её работодателю, при выборе ЭТК работодатель не имеет права требовать бумажную книжку.
- Запросить выписку — если вам нужна информация из бумажной книжки (например, для получения загранпаспорта или кредита), вы можете запросить выписку из ЭТК в ПФР или через МФЦ.
Если вы работаете в компании, где до сих пор ведутся оба формата (бумажная и электронная), это допустимо только в случае, если вы не подавали заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан вести оба документа параллельно, и все записи должны быть идентичны.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Доступность — данные всегда под рукой, даже если вы потеряли бумажную книжку.
- Надёжность — исключена возможность потери, порчи или подделки.
- Автоматизация — работодатель не тратит время на ручное заполнение, а система сама передаёт данные в ПФР.
- Прозрачность — вы видите, какие данные передаются, и можете контролировать их точность.
- Удобство при смене работы — нет необходимости передавать бумажную книжку от одного работодателя к другому.
Что делать, если работодатель не передаёт данные в ПФР?
Если вы заметили, что ваш работодатель не передаёт сведения о вашей трудовой деятельности в ПФР — это нарушение закона. В этом случае:
- Напишите официальное заявление в бухгалтерию или отдел кадров с требованием исправить ситуацию.
- Если ответа нет — обратитесь в Государственную инспекцию труда или Пенсионный фонд с жалобой.
- Вы также можете подать заявление в ПФР о самостоятельном внесении сведений — для этого потребуются копии приказов, трудового договора и справок с места работы.
С 2026 года электронная трудовая книжка — это норма, а не исключение. Ведение ЭТК — это не просто нововведение, а обязательное требование закона. Главное, что нужно помнить:
- Выбор формата — ваше право, а не обязанность работодателя.
- СНИЛС — ключ к вашей трудовой истории. Не теряйте его!
- Проверяйте данные хотя бы раз в год — это ваша защита от ошибок и мошенничества.
- Бумажная книжка не упразднена — она остаётся важным документом для стажа до 2021 года.
- Работодатель несёт ответственность за своевременную и точную передачу данных в ПФР.
Электронная трудовая книжка — это шаг в будущее: прозрачное, удобное и защищённое управление вашей трудовой историей. Не игнорируйте её — следите за своими данными, как за финансовой картой. Ваш трудовой стаж — это ваша пенсия, ваша репутация, ваша история. И теперь она хранится в цифровом виде, надёжно и доступно.
Совет: Зарегистрируйтесь на Госуслугах, если ещё не сделали этого — и проверьте свою электронную трудовую книжку уже сегодня!