Вопрос о том, нужно ли фиксировать в трудовой книжке временный перевод работника на другую должность, часто вызывает споры у руководителей и специалистов по кадровому делу. Ответ зависит от того, признаётся ли такой перевод постоянным или остаётся временным. Ниже – подробный разбор правовых норм, практик и примеров заполнения.
Что говорит закон?
Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- рабочем месте;
- постоянных переводах на другую работу;
- увольнении;
- основаниях прекращения трудового договора;
- награждениях.
Ключевой момент – термин «постоянный перевод». Если перевод оформлен как временный (например, на срок до окончания проекта, замены временно отсутствующего сотрудника и т.п.), то в соответствии с практикой и толкованиями КонсультантПлюс и Кадровик‑практик, в трудовую книжку запись не вносится.
Когда перевод считается постоянным?
Пояснения из КонсультантПлюс гласят, что запись вносится только в случае признания временного перевода постоянным. Это происходит, когда:
- срок действия перевода продлён и фиксирован на длительный период;
- по факту сотрудник продолжает выполнять обязанности новой должности без ограничений по сроку;
- внутренние документы компании фиксируют переход в штатное расписание.
Как оформлять запись, если перевод стал постоянным?
В этом случае в трудовую книжку вносят данные по стандартной форме, как при обычном приёме на работу. Пример оформления (по рекомендациям Кадровик‑практик):
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей (в связи с переводом);
- Графа 3 – наименование новой должности и подразделения;
- При необходимости – сведения о переходе в другое подразделение или организацию.
Если перевод оформлен в электронной форме, то в поле «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата фактического начала работы в новой должности.
Примеры из практики
Временный перевод (не фиксируется)
Сотрудник переходит на другую должность на 6 месяцев в связи с отпуском коллеги. Поскольку срок определён и не предполагает постоянного продолжения, в книжку запись не вносится. Это подтверждается формулировкой из 2025‑2024‑2023 год – Акты, образцы, формы, договоры:
«Запись о временном переводе в трудовую книжку в бумажной форме (если ведётся) не вносится, а также в сведения о трудовой деятельности работника не требуется»
Признание временного перевода постоянным
Сотрудник временно заменил руководителя, но после окончания отпуска его назначили на эту должность постоянно. В этом случае в книжку вносят запись, используя порядковый номер, дату начала работы и наименование новой должности, как показано в образце «Трудовая книжка (фрагмент). Перевод работника на другую должность в том же отделе» (2026 год).
Особенности оформления в электронной трудовой книжке
В электронных системах (например, в «Электронной трудовой книжке») в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом. При этом:
- Если перевод остаётся временным, запись не отображается в разделе «Переводы»;
- При переходе в постоянный режим система автоматически создаёт новую запись с указанием даты начала и новой должности.
- Соблюдать требования ст. 66 ТК РФ;
- Оформлять запись в соответствии с формой, установленной Приказом Минтруда № 320н;
- Вести учёт в электронной форме, если используется электронная трудовая книжка.
Правильное оформление позволяет избежать ошибок при аудите и обеспечить корректный учёт трудовых отношений.