С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если вы увольняетесь или увольняете сотрудника, который ведёт трудовую книжку в электронном формате, процедура выдачи документов имеет свои особенности. Главное — понимать, что вместо традиционной бумажной книжки сотрудник получает справку по форме СТД-Р.

Основной документ: Справка по форме СТД-Р

Что это такое?

СТД-Р, это официальный документ, который содержит всю информацию, которая ранее вносилась в бумажную трудовую книжку: данные о приёме на работу, переводах, увольнении, награждениях и т.д. По сути, это цифровая копия записи из электронной трудовой книжки.

Когда выдаётся?

Справка СТД-Р выдаётся в два обязательных случая:

1. По заявлению работника в любое время (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии или кредита).
2. При увольнении — в день расторжения трудового договора.

Как выглядит и как заполняется?

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда. Она содержит:

• Реквизиты работодателя.
• ФИО, дату рождения, СНИЛС работника.
• Хронологическую запись о трудовой деятельности (приём, увольнение с указанием основания).
• Подпись ответственного лица и КЭП организации (для электронной версии).

Важно: Запись об увольнении в СТД-Р формулируется аналогично записи в бумажной книжке (например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию)» или «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон»).

Полный пакет документов при увольнении в 2026 году

Помимо СТД-Р, работодатель обязан выдать уволенному сотруднику следующий пакет документов:

Обязательные документы:

• Справка СТД-Р (если ведётся ЭТК) или бумажная трудовая книжка (если ведётся в традиционном формате) с внесённой записью об увольнении.
• Расчётный листок с полной расшифровкой всех начислений, удержаний и выплат, включая компенсации за неиспользованный отпуск.
• Выписка из индивидуального лицевого счёта в СФР (ранее ПФР) — подтверждает страховой стаж и начисления.
• Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) за истёкший год и за период работы в текущем году.

Документы для отчётности работодателя (не выдаются сотруднику, но оформляются):

• Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1), раздел 3 (РСВ) — сдаётся в Социальный фонд России (СФР) в день увольнения.
• Приказ (распоряжение) об увольнении — хранится у работодателя.

Особенности выдачи документов при электронной трудовой книжке

Формат выдачи СТД-Р:

Работодатель может выбрать один из двух вариантов:

1. Бумажный носитель — распечатанная и подписанная справка.
2. Электронный документ — файл в формате PDF, подписанный КЭП работодателя. Сотрудник может запросить отправку на свой email или получить через личный кабинет на портале Госуслуг (если он там ведёт свою ЭТК).

Сроки:

Все документы, включая СТД-Р, должны быть выданы в день увольнения (в день подписания приказа об увольнении и в день последнего рабочего дня).

Заявление сотрудника:

Если сотрудник хочет получить справку СТД-Р в электронном виде на email, он должен написать заявление в свободной форме, где указать:

• Свои ФИО, паспортные данные.
• Просьбу о выдаче сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
• Желаемый формат (бумажный/электронный) и адрес электронной почты для отправки.

Алгоритм действий для работодателя

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой кадровику или бухгалтеру необходимо:

1. Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку через СЗВ-ТД (портал или программное обеспечение).
2. Сформировать справку СТД-Р на основе внесённой записи.
3. Подписать справку КЭП организации.
4. Выдать справку сотруднику в день увольнения (на бумаге или отправить на email по его заявлению).
5. Сдать в СФР форму ЕФС-1 с заполненным разделом 3 (РСВ) в день увольнения.
6. Выдать другие обязательные документы: расчётный листок, выписку из лицевого счёта, справку 2-НДФЛ.

Ответы на частые вопросы

Вопрос: А что, если у сотрудника и бумажная, и электронная книжка?

Такая ситуация возможна только в переходный период для тех, кто начал вести книжку в бумажном виде, а потом перевёл её в электронный формат. При увольнении выдаётся справка СТД-Р, так как актуальными считаются сведения в электронном виде. Бумажная книжка, если она есть, больше не используется.

Вопрос: Нужно ли ставить печать и подпись на бумажной СТД-Р?

Да, на бумажном варианте справки, как и на традиционной трудовой книжке, обязательна подпись ответственного лица и печать организации (или её изображение, если используется КЭП для печати).

Вопрос: Где сотрудник может проверить, внесена ли запись об увольнении в его ЭТК?

Сотрудник может проверить информацию в своей электронной трудовой книжке через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).
• Портал или сервис работодателя, если он предоставляет такой доступ.

Все сведения автоматически передаются в СФР.

* Информация в статье актуальна на 2026 год и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 891н, разъяснения Роструда и СФР). При изменениях в законодательстве требования могут корректироваться.