Вопрос о том, следует ли фиксировать дисциплинарные взыскания в трудовой книжке, остаётся актуальным для кадровых специалистов, бухгалтеров и самих сотрудников. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, практика применения и порядок действий, если запись всё‑таки была внесена ошибочно.
Нормативная база, регулирующая ведение трудовых книжек
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 192‑193 (общие положения о трудовой книжке).
- Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и форм трудовых книжек» – действует с и актуален на 2026 г.
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-208 – разъяснения по вопросу внесения сведений о дисциплинарных взысканиях.
- Постановление Правительства РФ от № 320н – правила, касающиеся исправления ошибочных записей в трудовой книжке.
Эти документы совместно формируют единый порядок: трудовая книжка содержит сведения исключительно о приёме, переводах, увольнениях и иных изменениях трудовой деятельности, которые непосредственно влияют на стаж и право на пенсионное обеспечение.
Что считается дисциплинарным взысканием согласно ТК РФ
- Замечание.
- Выговор.
- Строгий выговор.
- Увольнение по статье (за прогул, аморальный проступок, нарушение трудовой дисциплины и т.п.).
Первые три вида взысканий носят предупредительный характер и не влияют на продолжительность трудового стажа, поэтому они не считаются основанием для записи в трудовую книжку.
Когда запись в трудовую книжку обязательна
Согласно п. 30 Правил ведения трудовых книжек (приказ № 697н) и разъяснениям Минтруда (письмо от ), в трудовую книжку вносится только запись об увольнении, если основанием для расторжения трудового договора является дисциплинарное взыскание (статья ТК РФ).
- Увольнение по статье 81 ТК РФ (прогул, аморальный проступок, нарушение трудовой дисциплины и др.) – запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности» с указанием даты, основания и номера приказа.
- Увольнение по соглашению сторон, по собственному желанию, по окончании контракта и т.п. – запись также делается, но основание не связано с дисциплинарным взысканием.
Все остальные виды взысканий (замечание, выговор, строгий выговор) не вносятся ни в бумажную, ни в электронную трудовую книжку. Информация о них фиксируется исключительно во внутренних документах работодателя:
- приказы о применении дисциплинарного взыскания;
- акты, служебные записки;
- личная карточка сотрудника (форма Т-2 или её электронный аналог).
Порядок оформления увольнения по дисциплинарному основанию
- Составляется акт о нарушении трудовой дисциплины (с подписями комиссии).
- Издаётся приказ об увольнении по статье ТК РФ (например, ст. 81 п. 6 – прогул).
- Приказ доводится до работника под роспись в течение трёх рабочих дней (не считая времени отсутствия на работе).
- В трудовую книжку вносится запись:
- Дата увольнения;
- Основание – «увольнение по статье 81 ТК РФ (прогул)»;
- Номер и дата приказа.
- Сведения передаються в ПФР через СЗВ‑ТД (если работник ведёт электронную трудовую книжку) или остаются в бумажном варианте.
Важно: если работник оспаривает законность увольнения, запись в трудовой книжке остаётся действительной до момента вынесения судом решения о её недействительности. После этого работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки без ошибочной записи (п. 30 Правил).
Что делать, если запись о взыскании (замечании, выговоре) уже внесена ошибочно
Ошибочная запись о дисциплинарном взыскании, не связанном с увольнением, считается недействительной и подлежит исправлению.
- Сотрудник подаёт письменное заявление о необходимости исправления трудовой книжки.
- Кадровая служба готовит приказ о внесении исправления (ссылка на п. 30 Правил ведения трудовых книжек).
- В трудовой книжке делается запись:
- «Запись о выговоре от ___.__.____ признана недействительной и удалена»;
- Или, если книжка ведётся электронно, вносится исправление в поле «Сведения о трудовой деятельности» с пометкой «исправлено»;
- Указывается номер и дата приказа об исправлении.
- Изменения направляются в ПФР (при электронной книжке) либо заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при бумажной книжке).
Если ошибочная запись касается увольнения, процедура аналогична, но после признания увольнения незаконным работник имеет право потребовать выдачу дубликата трудовой книжки без указания данного увольнения (п. 30 Правил).
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для большинства работодателей. Правила внесения сведений в ЭТК идентичны бумажным:
- Запись об увольнении по дисциплинарному основанию вносится в раздел «Сведения о трудовой деятельности»;
- Сведения о замечании, выговоре, строгом выговоре не вносятся;
- Исправление ошибочной записи осуществляется через подачу корректирующего СЗВ‑ТД с указанием причины исправления.
- Чётко разделяйте внутренние документы (приказы, акты) и сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку.
- При оформлении любого дисциплинарного взыскания фиксируйте его только в локальных нормативных актах и личной карточке сотрудника.
- Перед внесением записи об увольнении дважды проверяйте основание: оно должно соответствовать одной из статей ТК РФ, предусматривающих увольнение за дисциплинарный проступок.
- В случае сомнений – консультируйтесь с юристом или используйте готовые решения от КонсультантПлюс, Гарант и др. правовых систем.
- Обучайте сотрудников отдела кадров изменениям в Приказе № 697н и письмах Минтруда (особенно актуальны разъяснения от и ).
- Замечание, выговор, строгий выговор – не вносятся ни в бумажную, ни в электронную трудовую книжку. Информация о них хранится только во внутренних документах организации.
- Увольнение по дисциплинарному основанию (статья ТК РФ) – обязательно вносится в трудовую книжку как запись о прекращении трудового договора.
- Ошибочная запись о взыскании, не связанной с увольнением, подлежит немедленному исправлению посредством приказа о внесении исправления и последующего направления сведений в ПФР (при ЭТК) или заверения печатью (при бумажной книжке).
- Соблюдение порядка, установленного Приказом Минтруда № 697н от и разъяснениями Минтруда, гарантирует законность ведения трудовых книжек и защищает права как работодателя, так и сотрудника.
Электронный формат упрощает процесс исправления: достаточно отправить в ПФР корректирующий пакет документов, после чего в личном кабинете сотрудника отображается актуальная версия трудовой книжки.
Практические рекомендации для кадровых служб
Итак, ответ на вопрос «Записываются ли взыскания в трудовую книжку работника» выглядит следующим образом:
Следуя этим рекомендациям, кадровая служба сможет избежать штрафов, судебных споров и репутационных потерь, связанных с неправильным оформлением трудовой книжки.