В современных версиях программ 1С:Зарплата и Управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало обязательным для большинства работодателей. Ключевым элементом этого процесса является флажок «Отразить в трудовой книжке». Его правильная установка напрямую влияет на автоматическое формирование обязательных отчетов, СЗВ-ТД и ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Данная статья подробно объясняет‚ где именно и в каких документах нужно устанавливать этот флажок‚ чтобы система корректно работала с ЭТК.

Что делает флажок «Отразить в трудовой книжке»?

При проставлении этого флага система понимает‚ что действие‚ зафиксированное в документе (прием‚ увольнение и т.д.)‚ должно быть:

• Отражено в электронной трудовой книжке работника (создана или обновлена запись).
• Включено в отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) за соответствующий период.
• Учтено при формировании ЕФС-1 (Единая форма сведений)‚ в частности‚ подраздела 1.1.

Без установки этого флага документ не попадет в отчет СЗВ-ТД‚ а запись в ЭТК не будет создана/изменена автоматически.

Где именно искать флажок? Пошаговая инструкция

Локация флажка зависит от типа кадрового документа и версии программы.

В документе «Прием на работу»

Это самый частый случай. После создания документа «Прием на работу»:

1. Откройте документ.
2. Перейдите на вкладку «Главное» или «Основное».
3. Найдите группу реквизитов‚ связанных с «Трудовой книжкой» или «Электронной трудовой книжкой».
4. Установите галочку в поле «Отразить в трудовой книжке».

В документе «Увольнение»

Процедура аналогична:

1. Создайте документ «Увольнение».
2. На основной вкладке найдите секцию‚ связанную с трудовой книжкой.
3. Поставьте флажок «Отразить в трудовой книжке».

Это необходимо для формирования записи об увольнении в ЭТК и отражения этого события в СЗВ-ТД.

В документе «Кадровый перевод»

Здесь есть два варианта:

• При создании документа списком: В табличной части‚ где перечисляются сотрудники‚ для каждого необходимо найти столбец или кнопку с названием «Отразить в трудовой книжке» и установить галочку.
• При открытии документа для одного сотрудника: Флажок находится на основной вкладке‚ как в документах приема/увольнения. Иногда нужно «провалиться» внутрь записи о переводе‚ чтобы увидеть эту опцию.

В других кадровых документах

Флажок также присутствует и должен быть установлен в документах‚ вносящих изменения в кадровые данные‚ которые подлежат отражению в ЭТК:

• Приостановление трудового договора (в 1С:ЗУП 2025+).
• Возобновление работы после приостановления.
• Изменение трудового договора (если это влечет изменение записи в книжке).
• Кадровые перемещения (смена подразделения‚ должности и т.д.).

Для сотрудников без стажа работы (первичная регистрация)

Если сотрудник ранее не работал и у него нет ни одной ЭТК‚ процесс начинается с документа:

Меню: Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Регистрация трудовой деятельности.

В этом документе вручную указываются данные о первом приеме на работу. Флажок «Отразить» здесь также должен быть установлен.

Особенности для разных версий 1С

Как проверить‚ что флажок сработал?

После проведения кадрового документа с установленным флажком:

1. Откройте электронную трудовую книжку сотрудника (Меню: Кадры → Электронные трудовые книжки → Выберите сотрудника). Вы должны увидеть новую запись.
2. Сформируйте отчет СЗВ-ТД за нужный период (Меню: Отчеты → СЗВ-ТД → Заполнить). Сотрудник должен попасть в список.
3. При формировании ЕФС-1 (подраздел 1.1) данные по этому сотруднику также будут учтены.

Типичные ошибки и проблемы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли ставить флажок при кадровом переводе внутри одной организации?

Ответ: Да‚ обязательно. Любое изменение‚ которое должно быть отражено в трудовой книжке (смена должности‚ подразделения‚ оплаты труда по новому Трудовому договору)‚ требует установки флажка. Без этого в ЭТК не появится запись о переводе.

Вопрос: Что такое «Способ ведения трудовой книжки» и как его выбрать?

Ответ: Это поле появляется после установки основного флажка «Отразить». Здесь нужно указать‚ как сотрудник вел трудовую книжку до текущего работодателя:

• «Электронная» — у него уже есть ЭТК (например‚ с предыдущего места работы).
• «Бумажная», у него была традиционная книжка.

Этот выбор влияет на то‚ как система будет формировать первичную запись и какую информацию запрашивать у предыдущего работодателя через СЗВ-ТД.

Вопрос: Можно ли поставить флажок массово?

Ответ: Нет‚ встроенной массовой установки флажка в готовых кадровых документах нет. Его необходимо проставлять индивидуально в каждом документе на этапе его создания или редактирования. Это требование законодательства‚ так как каждый кадровый факт должен быть отражен отдельно.

Флажок «Отразить в трудовой книжке» — это ключевой коммуникатор между вашими кадровыми действиями в 1С и системой электронных трудовых книжек. Его обязательная установка в каждом соответствующем кадровом документе (Прием‚ Увольнение‚ Перевод и др.) гарантирует:

• Автоматическое ведение ЭТК сотрудников.
• Своевременное и корректное формирование отчетности СЗВ-ТД и ЕФС-1.
• Отсутствие претензий со стороны контролирующих органов (ФСС‚ Роструд).

Запомните простое правило: «Если действие должно быть отмечено в трудовой книжке, в документе 1С должен быть проставлен флажок «Отразить в трудовой книжке»».

Статья подготовлена на основе актуальной практики работы с 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия по состоянию на 2026 год. Интерфейс и названия реквизитов могут незначительно отличаться в зависимости от конкретной версии программы и конфигурации.