Важное предисловие: Данная статья основана на действующем законодательстве Донецкой Народной Республики (ДНР) на момент последних изменений. Ключевым документом является Постановление Совета Министров ДНР от 16 августа 2016 г. № 10-21 «О трудовых книжках». Следует помнить, что с 30 сентября 2022 года ДНР, ЛНР, а также Запорожская и Херсонская области вошли в состав Российской Федерации. В связи с этим для работодателей и работников действует сложный переходный период, при котором параллельно применяются нормы законодательства ДНР и Российской Федерации. Настоящая инструкция отражает специфику ведения трудовых книжек по образцу ДНР.

Форма трудовой книжки и вкладыша ДНР

Трудовая книжка ДНР имеет собственный, отличный от российской, образец. Она изготавливается на русском языке.

Отличия от российской трудовой книжки:

• На обложке указано «Донецкая Народная Республика» и герб ДНР.
• Внутреннее оформление, заголовки и порядок записей могут иметь особенности, установленные Инструкцией ДНР.
• Используются специальные вкладыши для продолжения записи, если место в основной книжке закончилось.

Сравнительная таблица форм:

Порядок оформления и ведения трудовой книжки ДНР

Инструкция ДНР устанавливает следующие ключевые правила:

Приём на работу

1. Предъявление трудовой книжки: При трудоустройстве работник обязан предъявить трудовую книжку ДНР (или иной установленный документ).
2. Оформление первой записи: Если у работника нет трудовой книжки, работодатель обязан её оформить и выдать (в соответствии с нормами ДНР).
3. Запись об приёме: Вносится на основании изданного приказа (распоряжения) о приёме на работу. Запись должна содержать:
   • Дату приёма.
   • Наименование организации-работодателя (с указанием формы собственности).
   • Наименование структурного подразделения (при необходимости).
   • Должность (специальность, профессию) в соответствии со штатным расписанием.
   • Основание для приёма (номер и дата приказа).
   • Подпись работника и руководителя (уполномоченного лица) с расшифровкой.
   • Печать организации.

Записи в течение трудовой деятельности

• Изменения: Записываются все изменения: переводы, изменения оплаты труда (если это связано с изменением условий оплаты по ТК), увольнения и восстановления.
• Основание: Каждая запись должна быть основана на соответствующем документе (приказ, распоряжение, решение суда).
• Сроки: Записи вносятся не позднее недели со дня издания документа, на основании которого они вносятся.
• Неправильные записи: Неверно внесённая запись зачёркивается одной жирной линией, рядом пишется правильная запись, ставится дата исправления и подписи ответственных лиц. Исправления, подчистки и помарки не допускаются.

Увольнение

Запись об увольнении содержит:

• Дату увольнения.
• Наименование организации.
• Должность.
• Статью (пункт) Трудового кодекса ДНР (или иного нормативного акта) или основание увольнения (например, «по соглашению сторон»).
• Подписи работника и руководителя, печать.

Важно: При увольнении работодатель обязан вручить трудовую книжку работнику под расписку в день увольнения. Если работник не явился, работодатель направляет книжку по почте заказным письмом с уведомлением.

Особенности приёма на работу лиц с трудовой книжкой ДНР после 2022 года

1. Если работник имеет трудовую книжку ДНР (образца 2016 г.):
   • Её принимают как документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт.
   • При оформлении нового трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ, запись вносится в трудовую книжку ДНР (если она у работника есть) или выдается новая книжка образца РФ.
   • Минтруд РФ в своих разъяснениях (письма, приказы) указывает, что записи в трудовые книжки ДНР вносятся по правилам, действовавшим на её территории до вхождения в РФ, но с учётом требований ТК РФ к содержанию записи.
2. Если работник не имеет никакой трудовой книжки:
   • Работодатель обязан оформить и выдать ему трудовую книжку образца РФ (по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 828).
   • Предыдущий стаж, подтверждённый иными документами (справки, выписки из архивов ДНР), засчитывается в общий трудовой стаж.

Журналы учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Инструкция ДНР обязывает работодателя вести журналы учёта. Это ключевой документ для контроля.

Журнал приёма трудовых книжек

Фиксирует факт получения трудовой книжки у работника при приёме на работу. Содержит:
№ п/п, дату приёма, ФИО работника, данные трудовой книжки (серия, номер), подпись работника и ответственного лица.

Журнал выдачи (расхода) трудовых книжек

Фиксирует факт выдачи трудовой книжки работнику (при увольнении, по заявлению). Содержит:
№ п/п, дату выдачи, ФИО работника, данные трудовой книжки, основание выдачи (приказ об увольнении, заявление), подпись получившего лица и ответственного.

Журнал учёта вкладышей

Учитывает получение и использование бланков вкладышей.

Как правильно прошить журналы?

• Журналы составляются на отдельных листах формата А4 или в виде отдельной книги.
• Все листы журнала перед началом использования прошиваются и нумеруются.
• На первом листе делается ьный лист с наименованием организации, названием журнала, периодом, за который он ведётся.
• В конце журнала делается заключительная запись о количестве прошитых листов, ставится подпись лица, ответственного за ведение журнала, и печать организации.
• Хранятся журналы не менее 75 лет.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек, установленных Инструкцией ДНР, влечёт административную ответственность по законодательству ДНР (и теперь РФ) для должностных лиц и юридических лиц. Санкции могут включать:

• Предупреждение.
• Штрафы (для должностных лиц и юридических лиц).
• Возможность привлечения к дисциплинарной ответственности.

Отсутствие журналов учёта или их ведение с нарушениями является одним из оснований для применения санкций.

Выдача дубликата трудовой книжки ДНР

В случае утраты трудовой книжки ДНР работодатель (последнее место работы) обязан выдать дубликат.

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности в архивы (свои и сторонние).
3. На основании полученных сведений и заявления работодатель оформляет дубликат трудовой книжки по форме, установленной для ДНР.
4. В дубликате делается запись: «Выдан в связи с утратой трудовой книжки № __ от __. В дубликате воспроизведены все записи из утраченной трудовой книжки».
5. Дубликат вручается работнику под расписку.

Ведение трудовых книжек в ДНР регулируется собственным нормативным актом — Постановлением № 10-21. Работодатели, действующие на территории ДНР, обязаны:

• Использовать бланки трудовых книжек и вкладышей установленной формы ДНР.
• Вести журналы учёта движения в соответствии с Инструкцией.
• Соблюдать сроки и порядок внесения записей.
• Принимать к работе граждан с трудовыми книжками ДНР, правильно их оформляя.

Ключевой вывод: После интеграции в РФ необходимо следить за изменениями в законодательстве. В текущий момент для кадровых документов, выданных в период нахождения ДНР в составе РФ, применяются нормы Трудового кодекса РФ. Однако для уже имеющихся у работников трудовых книжек образца ДНР правила их ведения и приёма определяются местным законодательством ДНР, действовавшим на момент их оформления. При любых сомнениях следует обращаться за разъяснениями в Министерство труда и социальной политики ДНР или к юридическим специалистам, учитывая новейшую практику.