При приеме сотрудника на работу кадровики сталкиваются с необходимостью корректного заполнения документов, включая электронные формы отчетности. Одним из важных моментов является установка галочки «Отразить в трудовой книжке» в документе приема на работу. Эта простая, но crucial деталь влияет на правильность ведения трудовой деятельности сотрудника и формирования отчетности.
Что означает галочка «Отразить в трудовой книжке»?
Галочка «Отразить в трудовой книжке» в документе приема на работу означает, что информация о приеме сотрудника на работу будет:
- Записана в его трудовую книжку (если она ведется в бумажном формате);
- Включена в электронную трудовую книжку (если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки);
- Отображена в СЗВ-ТД — отчете о страховых взносах и трудовой деятельности.
Где находится галочка в документе?
Расположение галочки зависит от используемой программы или системы кадрового учета. Рассмотрим наиболее распространенные варианты:
В программе 1С: Зарплата и Управление Персоналом
Пример:
В документе «Прием на работу» перейдите на вкладку «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности». Найдите поле с надписью «Отразить в трудовой книжке» и установите галочку.
Также галочка может находиться в табличной части документа, где перечислены сведения о работе. В этом случае она может называться «Отразить в СЗВ-ТД» или «Записать в трудовую книжку».
В программе «Зарплата и кадры» (от 1С)
В этом случае:
- Откройте документ «Прием на работу»;
- Перейдите на вкладку «Трудовая книжка»;
- Найдите флажок «Отразить в трудовой книжке» или «Включить в СЗВ-ТД»;
- Установите галочку.
В системе «СберКадры» или других онлайн-сервисах
В большинстве онлайн-систем кадрового учета галочка находится:
- В карточке сотрудника;
- В разделе «Трудовая деятельность»;
- В документе «Прием на работу» в блоке «Сведения для трудовой книжки».
Как проверить, что галочка установлена?
После заполнения документа:
- Сохраните документ;
- Сформируйте СЗВ-ТД;
- Откройте отчет и найдите строку с сотрудником;
- Выполните двойной клик по строке — откроется детальная информация;
- Проверьте, что в графе 3 раздела «Сведения о работе» указана запись о приеме на работу.
Что будет, если галочку не установить?
Последствия отсутствия галочки:
- Не будет записи в трудовой книжке (если она бумажная);
- Не будет сведений в электронной трудовой книжке;
- Запись не попадет в СЗВ-ТД — это приведет к ошибкам при проверке;
- При проверке Пенсионным фондом РФ могут возникнуть вопросы о стаже сотрудника;
- Могут быть наложены штрафы за недостоверные сведения.
Как правильно заполнить трудовую книжку?
Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку, после приема на работу кадровик должен:
- Внести запись в трудовую книжку не позднее 5 дней со дня издания приказа;
- Запись должна быть внесена в графу 3 раздела «Сведения о работе»;
- Указать полное наименование организации и, при наличии, сокращенное;
- Поставить порядковый номер записи в графе 1;
- Указать дату приема на работу в графе 2;
- Поставить подпись и печать организации.
Пример записи:
Принят на должность "Менеджер по продажам" в отдел продаж.
Приказ от № 45
Нужно ли вклеивать голограмму в трудовую книжку?
С 2021 года организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа, не обязаны оформлять бумажные трудовые книжки. Однако, если трудовая книжка уже ведется, голограмма:
- Вклеивается на ьный лист;
- Располагается рядом с серией и номером;
- Используется для защиты от подделок;
- Может не вклеиваться, если трудовая книжка электронная.
Частые ошибки при установке галочки
Кадровики часто допускают следующие ошибки:
- Забывают установить галочку;
- Устанавливают галочку в неверном месте;
- Не проверяют наличие записи в СЗВ-ТД;
- Не вносят запись в бумажную трудовую книжку;
- Вносят запись с опозданием (позже 5 дней).
Чтобы избежать ошибок, следуйте этой инструкции:
- Откройте документ «Прием на работу».
- Найдите галочку «Отразить в трудовой книжке» или «Включить в СЗВ-ТД».
- Установите галочку.
- Сохраните документ.
- Сформируйте СЗВ-ТД.
- Проверьте наличие записи о сотруднике.
- Если трудовая книжка бумажная — внесите запись не позднее 5 дней.
- Проверьте правильность заполнения.
Галочка «Отразить в трудовой книжке» — это небольшая, но crucial деталь, которая влияет на правильность ведения трудовой деятельности сотрудника и формирования отчетности. Установив ее, вы обеспечите корректное отражение информации о приеме на работу в трудовой книжке и в СЗВ-ТД, что поможет избежать проблем при проверках и формировании отчетности.
Помните: правильное заполнение документов — это залог успешной работы кадровой службы и соблюдения трудового законодательства.
✅ Проверьте еще раз:
- Установлена ли галочка?
- Появилась ли запись в СЗВ-ТД?
- Внесена ли запись в бумажную трудовую книжку (если она есть)?