Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Вопрос о том, где она должна находиться, регулируется Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек. Ответ зависит от типа документа (бумажный или электронный) и этапа трудовых отношений.
Бумажная трудовая книжка: основные правила хранения
Для работников, принятых до 2021 года или выбравших бумажный вариант, действуют классические нормы.
При приеме на работу
Согласно п. 8 Правил, при первом приеме на работу оформление трудовой книжки (внесение первой записи) должно произойти в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема. После этого документ передается работнику.
В период работы
Законодательство прямо не указывает, где хранить книжку в течение трудовых отношений. Однако сложившаяся практика и логика dictate:
- Работник обязан хранить свою трудовую книжку в безопасном месте (дома, в личном сейфе), так как это его личный документ, подтверждающий права.
- Работодатель не имеет права изымать у работника его трудовую книжку на время работы. Исключение, лишь на время внесения записи об увольнении (при сдаче).
- Работник должен предоставлять трудовую книжку работодателю по его требованию для внесения обязательных записей (смена, перевод, увольнение); После внесения записи документ снова возвращается работнику.
При увольнении
В день увольнения (или в последний день работы, если работник не выходил на работу) работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием основания и даты.
- Вручить трудовую книжку работнику под расписку (п. 49 ТК РФ).
С этого момента трудовая книжка снова полностью находится у работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2021 года при приеме на работу впервые оформляется только электронная трудовая книжка (если работник не заявил о желании получить бумажный вариант). С 2025 года доля ЭТК растет.
Где «находится» электронная трудовая книжка?
ЭТК — это информация в государственной информационной системе «Труд» (ГИС «Труд»). Она не имеет физического носителя. У работника есть:
- СНИЛС — это ключ к доступу к его электронной трудовой книжке.
- Возможность получить выписку из ЭТК в бумажном виде по запросу (но это не основной документ).
Обязанности сторон при ЭТК
- Работодатель обязан вносить информацию о трудовой деятельности в ГИС «Труд» в установленные сроки (в день приема/увольнения).
- Работник может в любой момент проверить актуальность и полноту записей в своей ЭТК через портал «Госуслуги» или в отделении Пенсионного фонда (ПФР).
- Физическая «книжка» при ЭТК отсутствует. Все данные хранятся на государственных серверах.
Кто и когда должен иметь доступ к трудовой книжке?
| Этап | Кто имеет доступ? | Основание |
|---|---|---|
| Прием на работу | Работодатель (для внесения первой записи), затем, работник | Правила ведения ТК |
| Работа (бумажный вариант) | Работник (основной держатель), работодатель (временно для внесения записей) | Практика, п. 49 ТК РФ |
| Увольнение (бумажный вариант) | Работодатель (внесение записи), затем — работник (получение) | П. 49 ТК РФ |
| Любой момент (ЭТК) | Работник (через Госуслуги/ПФР), работодатель (вносит данные), ПФР, другие госорганы (по запросу) | ФЗ № 400 «Об индивидуальном пенсионном обеспечении» |
Ответы на ключевые вопросы
Вопрос: Может ли работодатель хранить бумажную трудовую книжку у себя?
Нет. После оформления (первой записи) и в течение всей работы книжка должна находиться у работника. Хранение у работодателя является нарушением, за исключением кратковременного периода внесения записи.
Вопрос: Что делать, если работник утерял свою бумажную книжку?
Работник обязан немедленно заявить об утере работодателю. Работодатель обязан:
- Оформить дубликат (вносит все имеющиеся записи).
- Вручить дубликат работнику под расписку.
- Порядок и сроки установлены Правилами (не позднее 15 рабочих дней со дня заявления).
Вопрос: Как подтвердить стаж, если все работал по ЭТК?
Для подтверждения стажа (например, для пенсии) достаточно выписки из электронной трудовой книжки, которую можно получить:
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги».
- Лично в отделении Пенсионного фонда России (ПФР).
- Через работодателя (по запросу работника).
5>Самые важные выводы: что помнить?
Бумажная книжка: После оформления — у работника. Работодатель видит ее только для внесения записи и при увольнении (после чего возвращает).
Электронная книжка: Хранится в ГИС «Труд». Доступ у работника через СНИЛС на «Госуслугах». Физического документа нет.
Обязанность работодателя: Своевременно вносить данные (в бумажную — при предъявлении, в электронную — в ГИС «Труд»);
Обязанность работника: Заботиться о сохранности бумажной книжки, следить за актуальностью записей в ЭТК, своевременно сообщать об утере.
С 2021 года при первом трудоустройстве, преимущественно электронный формат.
Статья составлена на основе Трудового кодекса РФ, Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225) и Федерального закона № 400-ФЗ. Актуально на 2026 год.