Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы‚ у многих работников до сих пор сохраняются бумажные бланки. И при увольнении таких сотрудников перед кадровиками и работодателями встает вопрос: как правильно оформить запись и с какой стороны поставить печать? Ошибки в этом документе недопустимы‚ так как могут привести к проблемам с подтверждением стажа в Социальном фонде России (СФР).
Где должна располагаться печать?
Ответ на этот вопрос однозначный: печать ставится на левой стороне разворота трудовой книжки‚ в разделе «Сведения о работе»‚ там же‚ где и сама запись об увольнении.
Печать является заверением подписи работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек. Она должна проставляться в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Правильное расположение печати на странице
Важно не просто выбрать правильную сторону листа‚ но и соблюсти границы расположения оттиска. Печать при увольнении должна захватывать:
- Часть наименования должности лица‚ подписывающего документ (обычно это руководитель организации или инспектор отдела кадров).
- Часть личной подписи этого лица.
- Часть пустого пространства‚ не перекрывая при этом текст самой записи об увольнении и даты.
Оттиск печати ни в коем случае не должен затенять или перекрывать текст записи об увольнении (например‚ статью ТК РФ) и номер приказа. Если печать будет поставлена на текст‚ его станет невозможно прочитать‚ что приведет к недействительности записи и необходимости делать дубликат.
Пошаговый алгоритм внесения записи и постановки печати
Чтобы избежать ошибок‚ процесс оформления увольнения в бумажной трудовой книжке должен быть строго регламентирован. Вот правильная последовательность действий:
- Внесение записи об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи‚ в графе 2 — дата увольнения‚ в графе 3, причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ‚ в графе 4 — ссылка на приказ (дата и номер).
- Подписание записи. Работник отдела кадров или руководитель ставит свою подпись рядом с внесенной записью; Подпись должна быть аккуратной и не выходить за пределы отведенного места.
- Простановка печати. Печать организации (или печать кадровой службы‚ если она официально утверждена) ставится так‚ чтобы она частично захватывала должность и подпись лица‚ внесшего запись.
- Ознакомление работника. Сотрудник должен расписаться в личной карточке и в самой трудовой книжке (в книге учета движения трудовых книжек)‚ подтверждая‚ что он ознакомлен с записью и получил документ на руки.
Какую печать можно использовать?
Для заверения записей в трудовой книжке допускается использование:
- Основной печати организации (круглая печать юридического лица).
- Печати отдела кадров (если такая предусмотрена уставом организации и используется в кадровом делопроизводстве).
Использование печатей структурных подразделений (например‚ печати конкретного филиала или отдела продаж) не допускается‚ если они не являются официально зарегистрированными печатями обособленного подразделения‚ имеющего полномочия нанимать сотрудников.
Частые ошибки и их последствия
Даже опытные кадровики иногда допускают оплошности. Рассмотрим самые распространенные:
Печать поставлена на текст
Если оттиск полностью закрыл дату приказа или статью увольнения‚ в будущем Пенсионный фонд или СФР могут не засчитать этот период в стаж. Что делать: Не пытаться переписывать запись поверх! Необходимо признать эту запись недействительной и ниже сделать новую‚ правильную запись‚ заверив ее новой печатью.
Печать не захватывает подпись
Если печать стоит где-то в стороне‚ на пустом месте‚ она не заверяет подлинность подписи должностного лица. Что делать: Поставить еще один оттиск печати правильно (захватывая подпись)‚ не аннулируя предыдущий‚ если он не мешает.
Размытая или нечитаемая печать
Штамп может «пробить» бумагу или размазаться. Что делать: Если печать нечитаемая‚ можно рядом поставить новую‚ не перечеркивая старую. В крайнем случае‚ делается запись о недействительности и дублируется весь блок.
Изменение основания увольнения судом
Иногда встречаются ситуации‚ когда работник был уволен за прогул‚ но по решению суда основание увольнения было изменено на увольнение по соглашению сторон. В таком случае старая запись признается недействительной‚ вносится новая запись с новым основанием‚ и печать ставится строго под новую подпись ответственного лица.
Важные нюансы при работе с новыми бланками
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные бланки все еще используются. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках. Если на работника заведена ЭТК‚ он всегда может проверить через портал Госуслуг‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там отражена. Однако‚ если сотрудник выбрал бумажный вариант или ЭТК у него нет‚ соблюдение правил постановки печати остается критически важным.
Печать при увольнении ставится на левой стороне разворота трудовой книжки‚ в разделе сведений о работе. Главное правило, оттиск должен частично накладываться на должность и подпись лица‚ оформившего увольнение‚ но ни в коем случае не перекрывать текст самой записи‚ даты и реквизиты приказов. Аккуратность и строгое следование инструкции уберегут как работодателя от штрафов‚ так и работника от проблем с подтверждением своего трудового стажа.