Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение на постоянной основе — это изменение существенных условий трудового договора․ Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 72․1), такое изменение требует обязательного документального оформления, включая внесение соответствующей записи в трудовую книжку․
Важно помнить главное правило: если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку не вносится․ Запись делается только тогда, когда перевод осуществляется на постоянную основу или когда временный перевод становится постоянным․
Ниже приведена подробная инструкция, как корректно оформить документы в 2026 году․
Основания для внесения записи
Запись в трудовую книжку о переводе вносится только при соблюдении следующих условий:
- Перевод осуществляется на постоянной основе․
- Имеется письменное согласие работника (за исключением случаев, предусмотренных ч․ 2 и 3 ст․ 72․2 ТК РФ, когда перевод возможен без согласия, но это редкие ситуации, например, катастрофы)․
- Оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору․
- Издан приказ (распоряжение) работодателя о переводе․
Основанием для записи служат:
Дополнительное соглашение к трудовому договору․
Приказ (распоряжение) работодателя о переводе․
> Важно: Если работника переводят внутри организации (в другой отдел, цех или на другую должность), запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Если же происходит перевод в другую организацию (к новому работодателю), то в трудовой книжке старого работодателя делается запись об увольнении, а нового — о приеме на работу․
Алгоритм внесения записи в бумажную трудовую книжку
Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ Записи должны быть аккуратными, без сокращений (кроме общепринятых)․
Шаг 1․ Графа 1 «№ записи»
В этой графе указывается порядковый номер записи․ Нумерация ведется сквозная в пределах раздела «Сведения о работе»․ Если предыдущая запись была под номером 5, то запись о переводе получит номер 6․
Шаг 2․ Графа 2 «Дата»
Здесь указывается дата издания приказа о переводе (или дата фактического начала работы, если она отличается и это требуется спецификой случая, но обычно ставится дата приказа)․
- Формат: ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
Шаг 3․ Графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении․․․»
Это основная часть записи․ Текст должен быть лаконичным и точным․
Пример формулировки:
> Переведен в отдел маркетинга на должность начальника отдела маркетинга․
Или, если меняется только должность в том же отделе:
> Переведен на должность старшего инженера․
Нюанс при превращении временного перевода в постоянный:
Если сотрудник работал временно, и этот перевод стал постоянным, запись имеет особенности:
- В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей по временному переводу (дата, с которой он начал работать на новой должности)․
- В графе 3 пишется: «Временный перевод на должность [название] признан постоянным»․
Шаг 4․ Графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись»
Здесь указываются реквизиты приказа о переводе․
Пример:
> Приказ от № 45-к
Образец заполнения записи
Рассмотрим пример: Иванова Петра Сергеевича переводят с должности «Менеджер» на должность «Старший менеджер» в отделе продаж с 23 мая 2026 года на постоянной основе․ Приказ № 105 от ․
| № записи (гр․ 1) | Дата (гр․ 2) | Сведения о приеме на работу, переводе․․․ (гр․ 3) | Наименование, дата и номер документа (гр․ 4) |
| :— | :— | :— | :—
| 15 | | Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера․ | Приказ от № 105 |
Особенности электронного документооборота (СФР)
С 2026 года ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде является основным форматом взаимодействия с Социальным фондом России (СФР)․
Сроки передачи: Работодатель обязан представить сведения о переводе в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе․
Форма отчетности: Используется форма ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
Содержание: В электронную форму вносятся те же данные, что и в бумажную трудовую: дата перевода, новая должность, подразделение и реквизиты приказа․
> Обратите внимание: Если у работника нет бумажной трудовой книжки (она велась только в электронном виде или работник моложе 2021 года и не писал заявления о ведении бумажной), запись в бумажный бланк не вносится вообще․ Вся информация фиксируется только в базе СФР․
Частые ошибки при оформлении
Во избежание проблем с проверками и пенсионными начислениями сотрудника, избегайте следующих ошибок:
- Запись о временном переводе․ Категорически нельзя вносить запись в трудовую книжку, если перевод носит временный характер (даже если он длится несколько месяцев)․
- Сокращения․ Нельзя писать «пер․ в др․ подразд․»․ Нужно писать полностью: «Переведен в другое структурное подразделение»․
- Отсутствие основания․ Запись без указания приказа в 4-й графе считается недействительной․
- Неверная дата․ Дата во 2-й графе должна соответствовать дате приказа, а не дате фактического выхода на новую должность (если они разнятся, в тексте 3-й графы можно уточнить: «Переведен․․․ с », но датой записи остается дата приказа)․
Правильное оформление перевода сотрудника — это гарантия защиты прав как работника, так и работодателя․ Помните, что ключевым моментом является характер перевода: только постоянный перевод фиксируется в трудовой книжке․ Все изменения должны быть подкреплены дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом руководителя․ В 2026 году также критически важно своевременно (до 25 числа следующего месяца) передать актуализированные данные в Социальный фонд России․