Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий стаж работы, профессиональные навыки и право на получение пенсии․ Даже после выхода на пенсию многие граждане продолжают работать (по совместительству, на неполный рабочий день, по договору ГПХ и т․д․)․ Вопрос о том, где следует хранить трудовую книжку работающего пенсионера, актуален как для самого сотрудника, так и для его работодателя․
Нормативная база
Основные положения, регулирующие хранение трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст․ 66 – обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки);
- Федеральном законе «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (ст․ 8 – право на получение пенсии при наличии трудовой книжки);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Инструкции по ведению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69․
Согласно этим документам, трудовая книжка хранится у работодателя, который обязан обеспечить её сохранность и конфиденциальность․ Работник имеет право получить её на руки только в случаях, предусмотренных законом (увольнение, переход к другому работодателю, получение дубликата и т․д․)․
Особенности для работающего пенсионера
Пенсионер, продолжающий трудовую деятельность, не теряет права на хранение трудовой книжки у работодателя․ Однако есть нюансы, которые стоит учитывать:
Хранение у текущего работодателя
Если пенсионер работает по трудовому договору (основному или совместительству), его трудовая книжка остаётся у текущего работодателя․ Работодатель обязан:
- обеспечить надлежащие условия хранения (сухое, защищённое от света и механических повреждений место);
- вести журнал движения трудовых книжек (приём, выдача, возврат);
- не допускать разглашения сведений, содержащихся в книжке, без согласия сотрудника․
Возможность хранения у себя
Трудовой кодекс не запрещает работнику хранить трудовую книжку самостоятельно, но только в случаях, когда:
- работник уволен и получает книжку на руки;
- работник оформляет отпуск по уходу за ребёнком или по беременности и родам (в этом случае книжка может быть временно передана сотруднику);
- работник получает дубликат трудовой книжки (оригинал остаётся у работодателя)․
Таким образом, пока пенсионер находится в трудовых отношениях, хранить книжку у себя без согласия работодателя не рекомендуется․
Хранение в кадровом агентстве или у бухгалтера
Некоторые организации передают ведение трудовых книжек внешним кадровым агентствам или бухгалтерским компаниям․ В этом случае ответственность за сохранность документа несет такая организация, но она должна действовать на основании договора с работодателем и соблюдать те же требования, что и сам работодатель․
Электронные трудовые книжки
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Если работник перешёл на ЭТК, бумажная версия больше не ведётся․ В этом случае:
- данные хранятся в Пенсионном фонде РФ (в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги»);
- работодатель передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении в электронном виде;
- пенсионер может в любой момент выписать выписку из ЭТК для подтверждения стажа․
Для работающего пенсионера, который оформил ЭТК, вопрос о хранении бумажной книжки отпадает․
Практические рекомендации
- Уточните у отдела кадров, где именно хранится ваша трудовая книжка (сейф, металлический шкаф, архив и т․д․)․
- Проверьте условия хранения: отсутствие влаги, прямых солнечных лучей, доступа посторонних лиц․
- Сохраняйте копию (заверенную копию или выписку) в личном деле – это поможет быстро подтвердить стаж при необходимости․
- Если вы переходите на электронную трудовую книжку, убедитесь, что все данные из бумажной версии перенесены без ошибок и что вы получили подтверждение от ПФР․
- При увольнении или переходе к другому работодателю требуйте выдачу трудовой книжки на руки под расписку и проверьте completeness записей․
Для работающего пенсионера основное место хранения трудовой книжки – у текущего работодателя (или у организации, которой он передал ведение кадрового учёта)․ Самостоятельное хранение допустимо только в случаях, предусмотренных законом (увольнение, отпуск по уходу за ребёнком и т․д․)․ При переходе на электронную трудовую книжку вопрос о физическом хранении отпадает, а данные становятся доступными в личном кабинете на «Госуслугах»․ Соблюдение требований по хранению обеспечивает сохранность важного документа и защищает права пенсионера на получение всех положенных выплат и льгот․