Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. По законодательству РФ она должна находиться у работодателя до момента её выдачи сотруднику (обычно при увольнении) либо до востребования. Ниже подробно рассмотрены все допустимые места и способы хранения, а также практические рекомендации для разных типов организаций.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

1. Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязанность работодателя вести учет и хранить книжки.
3. Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5304 – разъяснение требований к месту хранения и к условиям охраны документов.

В этих документах не прописаны конкретные технические требования (например, необходимость несгораемого сейфа), однако подчеркиваеться, что книжки должны храниться в условиях, исключающих их порчу, утрату или несанкционированный доступ.

Где обязано храниться трудовое удостоверение?

Согласно законодательству, трудовая книжка хранится у работодателя по месту основной работы сотрудника. Возможны два основных сценария:

• На рабочем месте сотрудника – если работник получает книжку сразу после оформления и хранит её у себя (это исключение, допускается только при желании работника).
• В организации (у работодателя) – в случае, когда книжка выдается только при увольнении или по требованию работника.

Хранение в головном офисе или обособленном подразделении

Для компаний, имеющих несколько офисов, допускается хранить книжки в обособленном подразделении (например, в кадровом отделе головного офиса). Главное – обеспечить возможность их выдачи работнику в любой момент.

Хранение в отдельном помещении (кладовой)

На крупных предприятиях (с численностью более 1000 человек) рекомендуется выделять специальную кладовую для трудовых книжек. В такой комнате должны быть:

• Контроль доступа (замок, система пропусков);
• Защита от влаги и пыли (полки, пластиковые коробки);
• Ограниченный доступ посторонних лиц (только уполномоченный кадровый сотрудник).

Какие средства хранения допускаются?

Законодательством не предписывается обязательное использование несгораемого опечатанного сейфа, однако практические рекомендации включают:

Металлический запираемый шкаф

• Достаточно надёжный замок (ключ или код);
• Шкаф должен стоять в сухом помещении, защищённом от прямых солнечных лучей.

Сейф (опционально)

• Рекомендуется для организаций, где хранится небольшое количество книжек, но требуется повышенный уровень защиты от кражи и пожара.
• Сейф может быть огнеупорным, но это не является обязательным требованием.

Папка/коробка в закрытом шкафу

• Для небольших фирм (до 20 сотрудников) часто используют простые папки в закрытом шкафу.
• Важно обеспечить порядок: каждая книжка имеет уникальный номер, а в журнале фиксируются даты получения/выдачи.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. В этом случае:

• Бумажный оригинал хранится у работодателя в виде электронного архива на защищённом сервере (сервер СФР).
• Работник может просматривать данные через портал Госуслуг.
• Бумажный вариант может храниться в обычном шкафу, а в случае отказа работника от бумажной формы – полностью отсутствовать.

Как обеспечить сохранность трудовых книжек?

1. Контроль доступа. Доступ к месту хранения имеет только уполномоченный кадровый сотрудник.
2. Учетный журнал. Ведётся журнал выдачи/получения книжек (дата, ФИО, подпись).
3. Защита от влаги и пыли. Книжки хранятся в сухом помещении, желательно в коробках из плотного картона или пластика.
4. Ограничение времени нахождения в открытом виде. Книжки не оставляются без присмотра на открытых столах.
5. Регулярные проверки. Проводятся периодические ревизии (раз в полугодие) для подтверждения наличия всех книжек.

Специфика хранения в разных типах организаций

Малый бизнес (до 20 сотрудников)

• Хранение в металлическом запираемом шкафу в офисе.
• Ведение простого бумажного журнала.
• При желании можно использовать небольшие огнеупорные сейфы.

Средний бизнес (20‑200 сотрудников)

• Отдельная комната‑кладовая с ограниченным доступом.
• Использование полок и пластиковых контейнеров.
• Ведение электронного реестра в 1С:Зарплата и Кадры или аналогичной системе.

Крупные предприятия (более 200 сотрудников)

• Специальные архивные помещения, отвечающие требованиям пожарной безопасности.
• Системы видеонаблюдения и контроля доступа.
• Возможность использования электронных трудовых книжек в качестве основной формы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить трудовую книжку у себя дома?

Только по желанию работника. По умолчанию книжка должна находиться у работодателя. При желании сотрудника её можно выдать, но работодатель обязан вернуть её при необходимости.

Нужно ли ставить решётки на окна в помещении с книжками?

Требований к наличию решёток на окнах нет. Главное – обеспечить безопасность от несанкционированного доступа и от стихийных бедствий (пожар, затопление).

Обязательно ли использовать несгораемый сейф?

Нет. Закон не предписывает обязательный несгораемый сейф. Достаточно обеспечить надёжную защиту от кражи и повреждения (замкнутый шкаф, контролируемый доступ).

Как оформить хранение в электронном виде?

Необходимо заключить договор с оператором СФР, обеспечить техническую инфраструктуру (сервер, резервное копирование) и вести учёт изменений в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Кому и в какие сроки выдавать трудовую книжку?

Трудовая книжка выдаётся работнику:

• При приёме на работу (если работник отказывается от бумажного варианта – оформляется электронная).
• При увольнении.
• По требованию работника в любой момент (только в случае, если книжка находится у работодателя).

• Трудовая книжка должна храниться у работодателя, в месте, защищённом от влаги, пыли и несанкционированного доступа.
• Для небольших компаний достаточно металлического запираемого шкафа; для крупных – отдельной кладовой с системой контроля доступа.
• Несгораемый сейф не является обязательным, но может использоваться как дополнительная мера защиты.
• Электронная трудовая книжка упрощает процесс хранения и уменьшает риски потери бумажных документов.
• Ведение учётного журнала и регулярные ревизии – обязательные элементы контроля.

Соблюдая перечисленные правила, организация гарантирует сохранность трудовых книжек, а также соблюдение требований Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда.

Дата актуализации: