Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Вопрос о том, где именно она должна находиться во время трудовой деятельности, остаётся актуальным, особенно в условиях перехода на электронный формат. Ниже рассмотрены актуальные нормы, практические рекомендации и особенности хранения как бумажной, так и электронной трудовой книжки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку;
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек» – регулирует переход на электронный формат.
• Постановление Правительства РФ от № 1845 – определяет порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и взаимодействие с бумажными вариантами.

Бумажная трудовая книжка: где хранится?

Согласно ст. 66 ТК РФ, бумажная трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности работника. Конкретные места хранения могут варьироваться в зависимости от внутренних локальных нормативных актов организации, но обычно это:

1. Отдел кадров (или служба персонала) – основное место, где ведутся личные дела сотрудников.
2. Бухгалтерия – в некоторых компаниях трудовая книжка хранится вместе с другими документами, необходимыми для начисления заработной платы и расчёта страховых взносов.
3. Архив организации – после увольнения книжка передаётся в архив на срок, установленный законодательством (обычно 75 лет).

Важно: работник имеет право познакомиться с содержанием своей трудовой книжки по требованию в присутствии представителя работодателя (как правило, специалиста отдела кадров). Выдача книжки на руки возможна только при увольнении, переводе в другую организацию или по личному заявлению работника с согласия работодателя (например, для получения государственных услуг).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): где хранится?

С 1 января 2021 года в России начался поэтапный переход на электронный формат трудовых книжек. К 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься исключительно в ЭТК.

Электронная трудовая книжка хранится в государственной информационной системе «Социальный фонд России» (СФР) (ранее – Пенсионный фонд и Фонд социального страхования). Доступ к ней обеспечивается через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»).
• Мобильное приложение «Госуслуги.Карта» или специализированные сервисы работодателей (например, 1С:ЗУП, «Контур.ЭТК» и др.).
• Прямой запрос в Социальный фонд России через МФЦ или территориальные органы СФР.

Работник может в любой момент просмотреть выписку из своей ЭТК, распечатать её или направить электронно потенциальному работодателю.

Одновременное использование бумажного и электронного вариантов

Законодательство допускает параллельное ведение бумажной и электронной трудовой книжки, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае:

• Все новые записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т.д. вносятся одновременно в оба носителя.
• Работодатель обязан обеспечить синхронность данных: информация в бумажной книжке должна полностью соответствовать записям в ЭТК.
• При возникновении расхождений приоритет отдаётся данным, внесённым в электронную трудовую книжку, так как она считается основным источником сведений о трудовой деятельности после завершения переходного периода.

Практические рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Регулярно проверяйте выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах, чтобы убедиться в актуальности записей.
• Если вы предпочитаете бумажный документ, храните его в безопасном месте (например, в личном сейфе или огнеупорном шкафу) и не передавайте третьим лицам без необходимости.
• При увольнении требуйте от работодателя как бумажную трудовую книжку (если она велась), так и справку о периодах работы, выданную на основе ЭТК.

Для работодателей

• Обеспечьте надёжное хранение бумажных трудовых книжек в отделе кадров с ограниченным доступом (только уполномоченные сотрудники).
• Настройте интеграцию внутренней кадровой системы с информационной системой Социального фонда России для автоматической передачи данных в ЭТК.
• Ведите журнал выдачи и приёма трудовых книжек, фиксируя даты, фамилии сотрудников и подписи ответственных лиц.
• Обучайте кадровый персонал правилам работы с обеими версиями трудовой книжки, чтобы избежать расхождений и возможных штрафов со стороны трудовой инспекции.

Таким образом, место хранения трудовой книжки зависит от её формата:

• Бумажная трудовая книжка – находится у работодателя (отдел кадров, бухгалтерия, архив) на протяжении всего трудового периода.
• Электронная трудовая книжка – хранится в государственной информационной системе Социального фонда России и доступна работнику через Госуслуги или иные authorised сервисы.

При simultaneous использовании обоих вариантов важно обеспечить полную синхронность данных и соблюдать требования законодательства о предоставлении работнику возможности ознакомиться с содержимым своей трудовой книжки. Следуя этим правилам, как работники, так и работодатели смогут избежать споров и обеспечить надёжное подтверждение трудового стажа.