Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в трудовом законодательстве. Однако закон оставляет за работниками право выбора: полностью перейти на цифровой формат или сохранить традиционный бумажный документ. Чтобы работодатель продолжал вносить записи в привычную бумажную книжку, сотруднику необходимо подать специальное заявление. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о ведении трудовой книжки в бумажном носителе, кто и когда его пишет, и какие нюансы важно учесть в 2025-2026 годах.
Кому и зачем нужно писать заявление?
Согласно ст. 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ, за работниками закреплено право самостоятельно определять, в каком виде будет вестись учет их стажа:
- В электронном виде — данные хранятся только на виртуальном ресурсе ПФР (СФР).
- На бумажном носителе — работодатель продолжает вести традиционную трудовую книжку на бумаге, параллельно подавая отчеты в электронном виде (форма СЗВ-ТД).
Если сотрудник не подает никакого заявления, по умолчанию считается, что он отказался от бумажной трудовой книжки и перешел в электронный формат. Именно поэтому подача заявления — это обязательное условие для сохранения бумажного документа.
В каких случаях подается заявление?
Заявление может потребоваться в нескольких ситуациях:
- Сохранение бумажной трудовой, если работник, уже имеющий бумажную книжку, хочет, чтобы ее продолжали вести и дальше.
- Прием на работу — если новый сотрудник впервые устраивается на работу (до 2020 года) или ранее перешел на ЭТК, но теперь хочет завести бумажный вариант (Письмо Минтруда от N 14-6/ООГ-5052 разъясняет порядок выдачи бумажной книжки при обратном переходе).
- Обнаружение ошибки — если работник увидел неверные данные в электронной трудовой и хочет, чтобы исправления были внесены в бумажный носитель.
Сроки подачи
Для действующих сотрудников срок подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки формально не ограничен, но затягивать не стоит: пока заявление не написано, работодатель может считать вас перешедшим на ЭТК.
Для вновь принимаемых на работу сотрудников действует важное правило: заявление подается в момент трудоустройства (в день заключения трудового договора). Если в день приема на работу сотрудник не определился, работодатель просто не заводит ему бумажную книжку, и учет стажа ведется только в электронном виде.
Как правильно составить заявление?
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы заявления. Оно пишется в произвольной форме, однако должно содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Структура документа
- Шапка (правый верхний угол):
- Должность руководителя организации (например: Директору ООО «Ромашка»).
- ФИО руководителя в дательном падеже.
- Должность и ФИО заявителя в родительном падеже.
- Название документа: «Заявление» (пишется по центру).
- Основной текст: четко сформулированная просьба продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе. Желательно сделать ссылку на ст. 66 ТК РФ.
- Дата составления: актуальная дата подачи документа.
- Подпись работника: обязательно собственноручно (от руки).
Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном носителе
Ниже представлен актуальный образец заполнения на 2025-2026 год, который подходит как для продолжения ведения, так и для первичного выбора при приеме на работу.
Директору ООО «Название организации»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в установленном порядке.
_________________ / Петров П.П. /
(подпись)
Как оформить документ в программах 1С?
Многие современные кадровики используют программные продукты для автоматизации. В системе 1С:Предприятие процесс формирования заявления очень прост:
- Перейдите в раздел «Кадры» или «Отчетность, справки».
- Выберите журнал «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В поле «Организация» выберите вашу компанию.
- Добавьте сотрудника (или группу сотрудников) и выберите тип заявления — о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
- Распечатайте документ и дайте сотруднику на подпись.
Что происходит после подачи заявления?
После того как работник подает заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель обязан:
- Продолжать вносить все записи о приеме, переводе, увольнении и т.д. в бумажный бланк трудовой книжки.
- Одновременно с этим подавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде (форма СЗВ-ТД) в Социальный фонд России (СФР).
- При увольнении — выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки с внесенными записями; Если ранее сотрудник уже подавал заявление об отказе от бумажной книжки, но потом передумал, работодатель обязан внести запись об этом в бумажную книжку и выдать ее (согласно Письму Минтруда от N 14-6/ООГ-5052).
Можно ли передумать?
Да, трудовое законодательство позволяет менять свое решение. Если работник, ранее выбравший ведение бумажной трудовой, решит полностью перейти на электронный формат, он может в любой момент подать новое заявление. Обратный переход (с электронной на бумажную) также возможен, но он имеет свои особенности: если бумажная книжка уже была выдана на руки и не сдавалась обратно, работодатель просто продолжает ее вести при поступлении нового заявления.
Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном носителе — это важный документ, гарантирующий сохранность классического формата учета стажа. Составить его несложно: достаточно четко выразить свою волю, сослаться на ст. 66 ТК РФ и поставить личную подпись. Бланки и пустые формы в Word и PDF можно бесплатно скачать на профильных ресурсах (например, системах КонсультантПлюс или «Моё Дело»), но даже написанное от руки на листе бумаги заявление будет иметь полную юридическую силу, если оно содержит все необходимые реквизиты.