Вопрос о месте хранения трудовой книжки часто вызывает путаницу среди работников. Однако российское законодательство однозначно устанавливает, что основная ответственность за хранение, ведение и сохранность этого документа лежит на работодателе. Данное правило закреплено в Трудовом кодексе РФ и подзаконных актах. Давайте разберем, почему это так важно и как организовано это хранение на практике.

Правовая основа: что говорит закон?

Ключевым нормативным актом является статья 66 Трудового кодекса РФ. В ней прямо указано:

Работодатель (за исключением работодателей ⸺ физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной…

Более детальный порядок установлен Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Именно эти Правила являются основным руководством для кадровых служб.

Ключевые требования Правил № 225:

• Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 2 Правил).
• Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности (п. 40, VIII раздел Правил).
• Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по соответствующим записям в журналах учета.

Практика хранения: журналы учета и ответственное лицо

Для организации четкого учета и хранения работодатель обязан вести специальные журналы (ранее утверждались формы, теперь организации разрабатывают их самостоятельно):

Приходно-расходная книга по учету бланков

Регистрирует поступление чистых бланков трудовых книжек и вкладышей от поставщика и их списание (выдача ответственному лицу для заполнения, передача на уничтожение испорченных бланков).

Книга учета движения трудовых книжек

Фиксирует выдачу уже заполненных трудовых книжек работникам (при приеме на работу, при увольнении, для внесения записи), их возврат и передачу между ответственных лиц. Эта книга позволяет в любой момент отследить, у какого сотрудника находится та или иная книжка.

Важно: После увольнения работника его трудовая книжка (или дубликат) хранится в отделе кадров в течение 75 лет (как и другие документы по личному составу). При этом, согласно разъяснениям, выданные при увольнении книжки могут храниться отдельно от действующих, но остаются на ответственном хранении у работодателя.

Почему именно работодатель хранит документ? Основные причины

1. Контроль за достоверностью и законностью записей. Только работодатель, как сторона трудовых отношений, имеет полный доступ к приказу о приеме, переводе, увольнении и может корректно внести соответствующую запись. Это предотвращает подделку и ошибки.
2. Защита интересов работника. Хранение у работодателя гарантирует, что документ не будет утерян или поврежден в личных вещах сотрудника. При необходимости предоставить книжку (например, для оформления пенсии или нового трудоустройства) работодатель обязан выдать ее по первому требованию.
3. Исполнение обязанностей по ТК РФ. Как следует из ст. 66 ТК РФ, ведение трудовой книжки — это обязанность, а не право работодателя. Невыполнение этой обязанности влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
4. Обеспечение преемственности стажа. При переходе работника к новому работодателю последний запрашивает сведения о стаже через книжку. Ее наличие и правильное ведение у предыдущего работодателя — основа для корректного зачета стажа.
5. Учет как документа строгой отчетности. Бланки трудовых книжек — это ценные бумаги, за которые работодатель несет материальную ответственность. Централизованное хранение позволяет контролировать их количество и движение, предотвращать кражу и незаконное использование.

Что насчет электронных трудовых книжек (ЭТК)?

С 2021 года в России параллельно с бумажными ведется электронная трудовая книжка. В этом случае работодатель также обязан:

• Вносить сведения о трудовой деятельности в ЭТК в соответствии с ТК РФ.
• Обеспечить работнику доступ к его ЭТК через портал «Работа в России» или иные средства.
• При наличии у работника бумажной книжки — продолжать ее ведение и хранение по общим правилам, если он не отказался от нее в пользу электронной.

Таким образом, принцип ответственности работодателя за достоверность и хранение сведений о стаже сохраняется и в цифровом формате.

Ответственность за нарушение правил хранения

Несоблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек (например, утрата, порча, несвоевременное внесение записей) влечет для должностных лиц и юридических лиц административную ответственность в виде предупреждения или штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ). Для работодателя-юрлица штраф может достигать 50 000 рублей, а для должностного лица, от 1 000 до 5 000 рублей.

Краткий итог для работника и работодателя

Работник должен помнить:

• Трудовая книжка (бумажная) хранится у работодателя.
• При увольнении вы получаете свою книжку (или дубликат) с последней записью.
• Вы вправе в любой момент запросить у работодателя книжку для проверки записей или для предоставления в другие инстанции.
• Если у вас есть ЭТК, вы можете ознакомляться с ней онлайн, но работодатель по-прежнему несет ответственность за корректность данных.

Работодатель должен:

• Назначить ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек.
• Организовать системный учет (журналы) всех бланков и движений книжек.
• Хранить бланки и заполненные книжки как документы строгой отчетности в безопасном месте (например, в сейфе или охраняемом кабинете отдела кадров).
• Соблюдать сроки хранения (75 лет) после увольнения сотрудника.
• Своевременно и без ошибок вносить все записи о трудовой деятельности.