С 1 января 2020 года в России начался переход на новую систему учёта трудового стажа — электронные трудовые книжки (ЭТК). Эта реформа кардинально изменила порядок сбора, хранения и передачи информации о трудовой деятельности граждан. Сегодня, в 2026 году, система полностью функционирует, и данные о трудовых книжках хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР). В этой статье мы подробно разберём, какие данные хранятся в ПФР, как они формируются, как получить выписку и почему это важно для каждого работника и работодателя.

Что такое электронная трудовая книжка и где она хранится?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: приёмы на работу, увольнения, переводы, награды, должности и другие значимые события.

Все эти данные передаются работодателями в Пенсионный фонд России в электронном виде и хранятся в защищённой информационной системе ПФР. Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , ПФР стал единственным оператором хранения данных о трудовой деятельности россиян.

Важно понимать: электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а совокупность сведений, формируемых в базе ПФР. Ни один работодатель не ведёт её самостоятельно — все записи передаются в ПФР в установленные сроки.

Какие данные хранятся в ПФР о трудовой деятельности?

В базе ПФР хранятся следующие сведения о каждом работнике:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• дата приёма на работу;
• дата увольнения;
• наименование организации-работодателя;
• должность, профессия;
• сведения о переводах на другую работу;
• дата и основание прекращения трудовых отношений;
• сведения о наградах, поощрениях (если указаны в приказе);
• данные о трудовой деятельности с 1 января 2020 года — исключительно в электронном виде;
• данные о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года, перенесённые из бумажных трудовых книжек на основании сведений, предоставленных работодателями.

С 2025 года ПФР активно дополняет электронные записи сведениями из архивов и ранее внесённых в бумажные книжки записями, что позволяет формировать полную историю трудового стажа даже для граждан, начавших работать в 1980–1990-х годах.

Как работодатели передают данные в ПФР?

С 26 апреля 2020 года (Постановление Правительства РФ № 590) работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в строго установленные сроки:

1. При приёме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
2. При увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
3. При переводе на другую должность — в течение одного рабочего дня после издания приказа.

Передача данных осуществляется одним из следующих способов:

• Через Личный кабинет страхователя на сайте ПФР;
• Через специализированного оператора связи (например, «Сбербанк-Технологии», «Такском» и др.);
• Через клиентскую службу территориального органа ПФР (в случае отсутствия электронной подписи);
• Через систему электронной отчётности (например, «1С:Отчётность»).

Все передаваемые данные должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.

Как посмотреть свои данные в ПФР?

Каждый гражданин имеет право на получение полной выписки из своей электронной трудовой книжки. Сделать это можно четырьмя способами:

Через портал Госуслуг (онлайн)

Самый удобный и быстрый способ. Для этого нужно:

• Иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг (ЕСИА);
• Перейти в раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»;
• Запросить выписку — она формируется в течение нескольких минут.

Через МФЦ

При личном обращении в любой центр «Мои документы» нужно предъявить паспорт и СНИЛС. Сотрудник МФЦ оформит запрос в ПФР, и выписка будет готова в течение 3–5 рабочих дней.

Через работодателя

Если вы ещё работаете, можете обратиться к кадровому отделу с письменным заявлением. Работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней. При этом он не может отказать в этом, даже если вы планируете уволиться.

Через ПФР лично или по почте

Вы можете подать заявление в любом отделении ПФР или отправить его по почте (заказным письмом с уведомлением). В этом случае выписка приходит в течение 5–7 рабочих дней.

Что содержит выписка из электронной трудовой книжки?

С 2025 года выписка (форма СТ-ПФР) содержит полную историю трудовой деятельности — не только последнюю запись, как раньше, а все события с 1990-х годов, если они были зафиксированы в бумажной книжке и переданы в ПФР.

Формат выписки — таблица с двумя графами:

В выписке также указываются:

• наименование работодателя;
• код ОКПО;
• номер и дата приказа;
• основание увольнения (по статье ТК РФ);
• дата формирования выписки.

Почему важно проверять данные в ПФР?

В 2026 году, когда пенсия рассчитывается на основе индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК), точность данных о трудовом стаже становится критически важной. Ошибки в записях могут привести к:

• снижению размера пенсии;
• отказу в назначении досрочной пенсии;
• проблемам при оформлении льгот;
• задержкам при получении пособий.

Рекомендация: хотя бы раз в год проверяйте свои данные в Личном кабинете на Госуслугах. Если обнаружили ошибку — сразу обращайтесь к бывшему работодателю для корректировки. Работодатель обязан внести исправления и повторно передать данные в ПФР.

Что делать, если в ПФР нет данных о работе до 2020 года?

Если вы работали до 2020 года, но в электронной трудовой книжке отсутствуют записи — это означает, что работодатель не передал сведения в ПФР. Возможные причины:

• бумажная трудовая книжка не была передана в ПФР при переходе на электронный формат;
• работодатель не вёл учёт или не передавал данные;
• ошибка при вводе данных (например, неверный СНИЛС).

Что делать?

1. Соберите все подтверждающие документы: копии приказов, трудовые договоры, справки с бывших мест работы.
2. Обратитесь к бывшему работодателю с заявлением о передаче сведений в ПФР.
3. Если организация ликвидирована — обратитесь в ПФР с заявлением и документами. ПФР проведёт запрос в архивы.

Будущее электронных трудовых книжек: что изменится в 2026–2027 годах?

В ближайшие годы ПФР планирует:

• Интегрировать данные ЭТК с системами медицинского страхования и социальной защиты — для автоматического назначения льгот;
• Внедрить блокчейн-технологии для защиты данных от подделок;
• Сделать выписку из ЭТК доступной в мобильном приложении ПФР;
• Автоматически формировать пенсионные калькуляторы на основе реальных данных о стаже и зарплате;
• Расширить доступ к данным для нотариусов и судов при наследственных делах.

Таким образом, электронная трудовая книжка становится не просто инструментом учёта стажа, а ключевым элементом цифровой экосистемы социальной защиты в России.

Электронная трудовая книжка — это ваша цифровая история труда. Она формируется не вами, а работодателями и ПФР. Но именно вы несёте ответственность за её точность. Проверяйте данные регулярно, требуйте исправлений при ошибках, сохраняйте копии документов — это ваша страховка на будущее.

Помните: если вы не проверяете свои данные в ПФР — кто-то другой делает это за вас. И не всегда — правильно.

Сайт ПФР: https://www.pfrf.ru
Портал Госуслуг: https://www.gosuslugi.ru