Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, где и как хранятся копии трудовых книжек, актуален как для работников, так и для работодателей, поскольку от правильного оформления зависит возможность предоставить документ в банк, паспортно‑визовый центр, судебные органы и другие организации;

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, наградах и других важных событиях трудовой жизни сотрудника. Она необходима для:

• подтверждения стажа и непрерывности трудовой деятельности;
• расчёта пенсионных выплат и пособий;
• оформления кредитов, ипотек, виз и других государственных услуг;
• защиты прав работника при трудовых спорах.

Где хранятся оригиналы трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, оригиналы трудовых книжек находятся в организации, где работает сотрудник. Конкретное место хранения определяется внутренними нормативными актами работодателя, но наиболее распространённые варианты:

1. кадровый отдел (служба по работе с персоналом);
2. управление по персоналу;
3. архивное подразделение или специально оборудованный архив;
4. у индивидуального предпринимателя – у самого предпринимателя или у уполномоченного лица.

Обязательное условие – место хранения должно быть надёжным, доступным и обеспечивать сохранность документов на весь срок их хранения (как правило, до момента увольнения работника).

Когда и зачем делают копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки требуется в следующих ситуациях:

• при устройстве на дополнительную работу (по запросу нового работодателя);
• при получении банковского кредита или ипотеки;
• при оформлении визы, загранпаспорта или иных выездных документов;
• при подаче документов в суд, нотариальную контору или другие государственные органы;
• при личном запросе сотрудника (например, для собственного архива).

Требования к заверению копии трудовой книжки

Для того чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо правильно заверить. Основные положения, регламентирующие этот процесс, содержатся в:

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информационной, библиотечной и издательской деятельности. Требования к оформлению копий документов»;
• Указе Президиума Верховного Совета СССР от № 9779‑х «О порядке хранения и выдачи трудовых книжек»;
• внутренних инструкциях организации по работе с кадровыми документами.

Ключевые элементы, которые должны присутствовать на заверенной копии:

1. Надпись о месте хранения оригинала – например: «Подлинник документа находится в ООО «Альфа» в деле 2‑28 за 2024 год».
2. Номер дела и год, в котором хранится оригинал.
3. Отметка о заверении: печать организации и/или штамп ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров).
4. Дата заверения и подпись уполномоченного сотрудника.

Если копия состоит из нескольких страниц, достаточно указать место хранения оригинала один раз (на первой странице) и поставить печать на каждой странице или на последней.

Пример оформления заверенной копии трудовой книжки (образец 2026 года)

Подлинник документа находится в ООО «Альфа» в деле 2‑28 за 2024 год.
Отметка о месте хранения: ______________________
Печать организации: [круглая печать с логотипом]
Дата заверения: 
Подпись: ______________________ (И.О. Фамилия, должность)

В данном примере соблюдены все требования: указано место хранения оригинала, номер дела и год, присутствует печать и подпись ответственного лица.

Особенности хранения копий трудовых книжек

Сами копии, как правило, не требуют особого режима хранения, однако рекомендуется:

• хранить их в отдельной папке или файле, помеченной как «Копии трудовых книжек»;
• обеспечить защиту от несанкционированного доступа (например, в закрытом шкафу или электронном архиве с ограниченным доступом);
• вести журнал выдачи копий, фиксируя дату, получателя и цель выдачи.

Это упрощает контроль за движением документов и снижает риск их утери или несанкционированного использования.

Электронные трудовые книжки: где хранятся данные

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). Все сведения о кадровых событиях сотрудников хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан:

• передавать данные о приёме, переводе и увольнении в СФР в электронном виде;
• обеспечить доступ сотруднику к выписке из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в СФР;
• при необходимости выдавать бумажную выписку из ЭТК, заверенную печатью организации.

Таким образом, даже при использовании электронного формата вопрос о месте хранения оригинала остаётся актуальным: оригинал – это электронная запись в СФР, а бумажная копия считается её дубликатом и должна содержать ссылку на источник (номер дела в СФР, дату выписки и т.п.).

Ответственность за нарушение правил хранения и заверения

Нарушение требований по хранению трудовых книжек и оформлению их копий может повлечь:

• административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение правил ведения трудовых книжек);
• дисциплинарную ответственность должностных лиц, ответственных за ведение кадровой документации;
• риски для работника: невозможность подтвердить стаж, получить кредит, оформить визу и т.д.

Поэтому важно назначить ответственного сотрудника (обычно специалиста отдела кадров или архивариуса) и регулярно проводить внутренние аудиты соблюдения порядка хранения и выдачи копий.

Практические рекомендации для работодателей

1. Утвердить внутренний нормативный акт «Порядок хранения, выдачи и заверения трудовых книжек и их копий».
2. Определить место хранения оригиналов (кадровый отдел, архив) и обеспечить его соответствие требованиям пожарной и охранной безопасности.
3. Разработать образец заверения копии (включая необходимые реквизиты) и разместить его в доступном месте для сотрудников отдела кадров.
4. Обучить сотрудников, ответственных за работу с трудовыми книжками, правилам заверения и выдачи копий.
5. Вести журнал выдачи копий, фиксируя все необходимые данные.
6. При переходе на электронную трудовую книжку обеспечить интеграцию с системой СФР и обучение сотрудников работе с личным кабинетом.
7. Периодически (не реже одного раза в год) проводить проверку состояния хранения оригиналов и копий.

Правильное хранение и оформление копий трудовых книжек – важная составляющая кадровой политики любой организации. Соблюдение требований законодательства, ГОСТов и внутренних инструкций позволяет:

• обеспечить юридическую значимость копий;
• защитить права работников;
• снизить административные риски для работодателя;
• поддерживать прозрачность и надёжность документооборота.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец заверения, работодатель сможет уверенно выдавать копии трудовых книжек в любые внешние организации, а работник – получать надёжно подтверждённый документ о своей трудовой деятельности.