Трудовые книжки и личные дела сотрудников – это ключевые документы, фиксирующие трудовой стаж, условия работы и изменения в статусе работника. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России, а также в ряде других стран, вопросы хранения и доступа к этим документам становятся всё более актуальными. Ниже приведена подробная информация о том, где и как хранятся трудовые книжки и личные дела, а также рекомендации по обеспечению их безопасности и доступности.

История хранения трудовых книжек

• До 1 января 2026 г. – бумажные трудовые книжки хранились в офисных архивах, в специальных шкафах с огнестойкой защитой, в пределах отдела кадров.
• После 1 января 2026 г. – в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Новые записи фиксируются в электронном виде, а бумажные книги сохраняются только в тех случаях, когда они уже были оформлены до перехода.
• В Беларуси – аналогичный процесс перехода на электронные трудовые книжки, но с более строгими требованиями к хранению и доступу к персональным данным.

Где хранятся бумажные трудовые книжки?

Бумажные трудовые книжки обычно размещаются в следующих местах:

1. Отдел кадров (HR‑отдел) – в специально отведённых шкафах с огнестойкой защитой.
2. Офисные архивы – в закрытых комнатах с ограниченным доступом.
3. Сертифицированные архивные хранилища – для крупных предприятий, где требуется дополнительная защита и резервное копирование.

Каждая бумажная книга должна быть защищена от:

• Пожара (огнестойкие шкафы, противопожарные системы).
• Водных повреждений (сухие помещения, защита от влаги).
• Кражи и несанкционированного доступа (контроль доступа, видеонаблюдение).

Где хранятся электронные трудовые книжки (ЭТК)?

Электронные трудовые книжки хранятся в защищённых информационных системах, которые могут быть:

• Внутренние корпоративные базы данных – размещённые на серверах компании, защищённых паролями и шифрованием.
• Облачные сервисы – предоставляемые надёжными провайдерами с соблюдением требований GDPR и российских законов о персональных данных.
• Государственные порталы – в рамках Федерального закона «О электронных трудовых книжках» (№ 181-ФЗ) некоторые данные могут храниться в государственных реестрах.

Ключевые требования к хранению ЭТК:

• Шифрование данных – как в покое, так и при передаче.
• Регулярные резервные копии – хранение копий в разных географических точках.
• Контроль доступа – только уполномоченные сотрудники могут просматривать и редактировать данные.
• Аудит и логирование – ведение журналов доступа и изменений.
• Соответствие законодательству – соблюдение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и других нормативных актов.

Правовые требования к хранению трудовых книжек

В России и Беларуси хранение трудовых книжек регулируется рядом законов:

• Трудовой кодекс РФ – устанавливает обязательный срок хранения трудовых книжек (не менее 10 лет после увольнения).
• Федеральный закон № 181-ФЗ «О электронных трудовых книжках» – регулирует порядок создания, хранения и доступа к ЭТК.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – определяет правила обработки и защиты персональных данных.
• В Беларуси – Закон «О трудовых книжках» и Закон «О персональных данных».

Практические рекомендации по хранению трудовых книжек

1. Создайте политику хранения – документ, описывающий места хранения, доступ, резервное копирование и сроки уничтожения.
2. Разделите документы по категориям – бумажные и электронные, а также по уровню конфиденциальности.
3. Установите систему контроля доступа – биометрические сканеры, карты доступа, многофакторная аутентификация.
4. Регулярно проводите аудиты – проверяйте соответствие требованиям законодательства и внутренним политикам.
5. Обучайте сотрудников – правила обращения с персональными данными и процедурами безопасности.
6. Планируйте восстановление после сбоев – наличие планов BCP (Business Continuity Plan) и DRP (Disaster Recovery Plan).

Как получить доступ к личным делам сотрудника?

Доступ к трудовым книжкам и личным делам регулируется:

• Согласие сотрудника – в большинстве случаев требуется письменное согласие.
• Обязанности работодателя – обязан предоставить копию трудовой книжки сотруднику по его запросу.
• Соблюдение конфиденциальности – доступ ограничен только уполномоченными лицами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Где хранится бумажная трудовая книжка после перехода на ЭТК? – она сохраняется в архиве отдела кадров, пока не будет заменена на электронную запись.
• Можно ли хранить ЭТК в облаке? – да, но только в облаках, которые соответствуют требованиям безопасности и законодательства.
• Как долго хранить электронные данные? – минимум 10 лет после увольнения сотрудника.
• Что делать с устаревшими бумажными книгами? – после перехода на ЭТК они могут быть уничтожены только после проверки соответствия требованиям закона.

Хранение трудовых книжек и личных дел сотрудников – это не только юридическое требование, но и важный аспект управления персоналом. С переходом на электронные трудовые книжки в России и аналогичными процессами в других странах, компании должны обеспечить надёжную, безопасную и законную систему хранения как бумажных, так и электронных документов. Соблюдение законодательства, внедрение современных технологий защиты и регулярные аудиты помогут избежать штрафов, судебных разбирательств и потери доверия со стороны сотрудников.

Полезные ссылки

• Федеральный закон № 181-ФЗ «О электронных трудовых книжках»
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»
• Министерство труда и социальной защиты РФ
• Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь