Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том, где и в каком архиве хранятся трудовые книжки, возникает довольно часто: при увольнении, потере документа или когда требуется подтвердить стаж для назначения пенсии. Организация хранения этих документов строго регламентирована законодательством РФ.

Где хранятся трудовые книжки работающих сотрудников?

Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка (а также вкладыши в нее) должна храниться у работодателя. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель несет ответственность за их сохранность.

Внутри организации документы хранятся следующим образом:

• В кадровой службе — у инспектора по кадрам или другого ответственного лица.
• В бухгалтерии — если в штате нет кадровика, эта функция часто делегируется главному бухгалтеру.
• У руководителя — в микропредприятиях хранение может осуществляться лично директором.

Для хранения используется несгораемый металлический шкаф или сейф. Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только в день его увольнения или по письменному заявлению для предоставления в органы социального страхования (например, для расчета больничного).

Учет движения трудовых книжек

Для контроля за сохранностью документов работодатель обязан вести специальные журналы учета:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Важное уточнение: несмотря на повсеместную цифровизацию, Минтруд РФ четко разъясняет, что вести эти книги учета нужно исключительно на бумажном носителе. Электронный формат для данных журналов не допускается. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

В каком архиве хранятся трудовые книжки уволенных сотрудников?

Когда работник увольняется, он получает трудовую книжку на руки. Однако в архиве работодателя остается важная информация:

• Копия приказа об увольнении.
• Личная карточка работника (форма Т-2).
• Запись о выдаче трудовой книжки в книге учета.

Если же трудовая книжка уволенного сотрудника не была им получена (например, он не явился за ней), работодатель обязан хранить ее в течение 75 лет. В таком случае невостребованная трудовая книжка хранится:

• В архиве самой организации (в том же сейфе или специально отведенном помещении для архивных документов).
• В государственном или муниципальном архиве — если организация ликвидирована. При ликвидации компании все документы, в т.ч. невостребованные трудовые книжки, передаются в архив на хранение.

Что делать, если организация ликвидирована?

Если предприятие, где вы работали, закрылось, и вам нужно подтвердить стаж для пенсии, искать документы нужно не по месту бывшей работы, а в архивах:

Государственные архивы

При ликвидации юридического лица документы передаются в архивную организацию по территориальному признаку (обычно это архив субъекта РФ или муниципального образования). Сначала стоит обратиться в Государственное казенное учреждение (ГКУ) «Архив» вашего региона.

Межрайонные архивы

В крупных регионах могут быть созданы межрайонные архивы, которые объединяют фонды нескольких административных единиц.

Как найти нужный архив?

Чтобы узнать, куда именно были переданы документы ликвидированной компании, можно:

• Обратиться в местную администрацию или налоговую службу (ФНС), где числилась организация.
• Воспользоваться сервисом «Федеральный архивный портал» или сайтом Росархива.
• Подать запрос в Пенсионный фонд РФ (СФР) — у них есть базы данных, подтверждающие стаж, и они могут подать межведомственный запрос в архив самостоятельно.

Сроки хранения документов

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, сроки хранения таковы:

• Личные дела (и карточки) работников — хранятся 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных до 2003 года).
• Невостребованные трудовые книжки — хранятся 75 лет.
• Книги учета движения трудовых книжек, хранятся 75 лет.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Данные о стаже теперь передаются работодателями в Социальный фонд России (СФР) в режиме реального времени. Информация из ЭТК хранится на серверах СФР и не может быть утеряна при ликвидации компании. Однако бумажные трудовые книжки, заведенные до 2020 года, продолжают храниться по старым правилам.

Трудовые книжки работающих сотрудников хранятся в сейфах кадрового отдела или бухгалтерии предприятия. Невостребованные документы уволенных работников хранятся в архиве самой компании в течение 75 лет, а при ликвидации организации передаются в территориальные государственные архивы. Помните, что учет движения этих документов обязательно должен вестись на бумажном носителе, что гарантирует их сохранность и возможность восстановления стажа даже спустя десятилетия.