Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и права работника. Иногда требуется предоставить её копию: в банк, консульство, суд, при оформлении визы, при получении кредита и т.п. Чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо заверить в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, ГОСТ‑ов и региональных нормативных актов.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда копию обязаны заверить
3. Пошаговый порядок заверения
4. Образец заверения копии (2026 год)
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ст. 62 – работник имеет право получить копию трудовой книжки по своему заявлению.
• ГОСТ 7.32‑2017. Требования к оформлению копий официальных документов (надписи «Верно», количество листов, подпись, расшифровка).
• Приказ Минтруда России № 354н от . Порядок выдачи и заверения копий трудовых книжек.
• Региональные акты. Пример – муниципальное образование Гулькевичский район Краснодарского края, где в надписи указывается место хранения оригинала.

Соблюдение этих нормативов гарантирует, что копия будет признана подлинной в государственных и частных учреждениях.

Когда копию обязаны заверить

Копию трудовой книжки необходимо заверить в следующих случаях:

• По требованию работника (заявление в письменной форме).
• Для предоставления в органы государственной власти (консульство, миграционная служба, суд).
• Для банковских операций (кредит, ипотека) и страховых компаний.
• При необходимости подтвердить стаж перед новым работодателем, если оригинал находится в архиве организации.

Если копия делается после внесения последней записи и выдачи оригинала сотруднику, она должна отражать актуальное состояние книжки на момент заверения.

Пошаговый порядок заверения копии трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка запроса от работника

Работник обязан подать письменное заявление (форма по образцу в ТК РФ) с указанием:

• ФИО, должности, подразделения.
• Причины запроса копии.
• Контактные данные.

Шаг 2. Сверка оригинала

Сотрудник отдела кадров проверяет оригинал трудовой книжки, фиксирует:

• Текущее количество листов.
• Последнюю запись (дата, подпись работодателя).
• Место хранения оригинала (если оригинал находится в архиве).

Шаг 3. Делание копии

Копию делают на офисном копировальном аппарате с разрешением на печать в черно‑белом или цветном виде (по требованию получателя). Качество копии должно быть не ниже 300 dpi, чтобы все подписи и печати были разборчивы.

Шаг 4. Оформление заверения

На обороте копии (или на отдельном листе‑приложении) делается запись согласно ГОСТ и региональным требованиям:

1. Надпись Копия верна (или Копия соответствует оригиналу).
2. Указывается количество листов (например, 5 листов).
3. Дата заверения в формате ««ДД» месяца «ММММ» года (например, «22 мая 2026 года»).
4. Подпись лица, заверяющего копию (руководитель организации, заместитель директора, главный бухгалтер).
5. Расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество, должность).
6. Печать организации (если она есть).
7. При необходимости – указание места хранения оригинала (по образцу Гулькевичского района: «Подлинник документа находится в отделе кадров организации в деле № …»).

Шаг 5. Выдача копии работнику

Копию вручают работнику под расписку (подтверждение получения). В расписке фиксируются:

• Дата выдачи.
• ФИО получателя.
• Подпись получателя.

Шаг 6. Архивирование

Копию с заверением помещают в личное дело сотрудника (или в отдельный архив «Копии трудовых книжек»). Это упрощает последующее предоставление копий в случае повторных запросов.

Образец заверения копии трудовой книжки (2026 год)

Копия верна
Количество листов: 5
Дата заверения: 22 мая 2026 года
Заверил: Иванов Иван Иванович, директор
Подпись: ______________________
(Иванов И. И.)
Печать организации

Если требуется указать место хранения оригинала (пример из Гулькевичского района):

Копия верна
Количество листов: 5
Дата заверения: 22 мая 2026 года
Подлинник документа находится в отделе кадров организации, дело № 123/2024.
Заверил: Петров Петр Петрович, главный бухгалтер
Подпись: ______________________
(Петров П. П.)
Печать организации

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию трудовой книжки, которую ранее отдали работнику?

Да, но только после того, как в книжку внесены все записи, а оригинал находится в распоряжении организации (например, в архиве). Заверение до внесения последней записи считается «ложной датой изготовления» и нарушает требования ТК РФ.

Сколько времени даётся работнику на получение копии после подачи заявления?

Согласно Приказу Минтруда № 354н, копию следует выдать в течение 5 рабочих дней с момента получения полного заявления.

Можно ли заверить копию электронного варианта трудовой книжки?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в системе «Госуслуги». При необходимости её копию можно распечатать и заверить по тем же правилам, что и бумажную, указав в надписи: «Копия распечатана из электронной трудовой книжки, дата выгрузки – …».

Нужна ли нотариальная заверка копии трудовой книжки?

Обычно нет. Достаточно заверения руководителем (или уполномоченным лицом) организации. Нотариальная заверка требуется только в случае, если получатель (например, консульство) специально её требует.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

В таком случае работнику необходимо обратиться в Пенсионный фонд РФ для получения справки о трудовом стаже. Копию трудовой книжки в этом случае оформить невозможно.

Заверение копии трудовой книжки – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Следуя описанному пошаговому алгоритму, используя образец заверения и избегая типичных ошибок, вы гарантируете, что копия будет признана подлинной в любых государственных и частных учреждениях.

Помните: запрос работника – обязательный документ, а подпись с расшифровкой и дата заверения – краеугольный камень юридической силы копии.