Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка) – основной документ, фиксирующий трудвую деятельность граждан, в т.ч. и военнослужащих. В 2026 году в России действует новая система хранения и оформления таких документов, которая предусматривает как бумажный, так и электронный варианты. Ниже подробно рассматривается, где и как хранится трудовая книжка военнослужащего;
Общие принципы хранения трудовой книжки
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка – обязательный документ для всех работающих граждан. С 1 января 2020 года в России введена электронная форма ведения трудовых книжек, однако переход на электронный формат осуществляется постепенно.
Бумажный вариант
- Ведётся в традиционном виде на бумажном носителе.
- Хранится у работодателя (в кадровом отделе) и/или в архиве организации.
- При увольнении оригинал передаётся в личное дело сотрудника, а копия остаётся в организации.
Электронный вариант
- Сведения о трудовой деятельности сохраняются в электронной базе Социального фонда России (СФР).
- Доступ к документам возможен через личный кабинет на портале СФР или через официальные мобильные приложения.
- Электронная книжка считается официальным документом, имеющим юридическую силу.
Хранение трудовой книжки военнослужащего
Военнослужащие подпадают под специальные правила, установленные Министерством обороны и Министерством труда. Их трудовые отношения оформляются в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Военно‑служащим.
Где находится оригинал
- Для военнослужащих, принятых на работу с 2026 года, трудовая книжка открывается в электронной форме (см. информацию от 3 февр. 2026 г.).
- Оригинал электронной книжки хранится в единой государственной информационной системе СФР. Доступ к ней имеет только уполномоченный работодатель (военный часть) и сам военнослужащий.
- При необходимости выдать документ (например, при увольнении или переходе в другой орган) выдаётся выписка из электронной трудовой книжки, подтверждающая наличие записей.
Как оформляется переход от бумажного к электронному варианту
- С 1 января 2021 года специалисты по кадрам обязаны использовать только электронные трудовые книжки при приёме на работу.
- Однако в некоторых случаях (например, при переходе из гражданской в военную службу) может потребоваться перенос данных из бумажной формы в электронную с последующим подтверждением в СФР.
Какие сведения содержатся в электронной трудовой книжке
В электронную трудовую книжку заносятся следующие сведения (постановление Минтруда от 30 мая 2017 г.):
- ФИО работника.
- Дата рождения и место рождения.
- Сведения о месте работы (наименование организации, подразделение).
- Дата начала работы по трудовому договору.
- Должность, воинское звание (для военнослужащих).
- Трудовой стаж.
- Сведения о заработной плате и социальных выплатах.
- Информация о переводе, увольнении, повышении квалификации.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки
Подтверждением наличия электронной трудовой книжки может служить:
- Выписка из личного кабинета СФР.
- Печать и подпись уполномоченного лица в организации.
- Оригинал электронного документа, который можно распечатать в PDF‑формате.
Практические рекомендации для военнослужащих
- Регулярно проверяйте информацию в личном кабинете СФР – убедитесь, что все записи актуальны.
- Сохраняйте копию выписки в бумажном виде (например, распечатайте её) для Presentation в случае обращения в другие органы.
- При смене места службы запросите официальное подтверждение переноса данных в новую организацию.
- Если возникнут несоответствия, обращайтесь в отдел кадров вашей части или в службу поддержки СФР.
Что изменится в будущем
В 2026 году Министерство труда планирует изменить правила ведения трудовых книжек, устранив избыточные требования и устаревшие сведения. Это может привести к дальнейшему упрощению процесса хранения и доступа к электронным трудовым книжкам, включая военные кадровые документы.
Трудовая книжка военнослужащего хранится в электронной форме в единой государственной информационной системе СФР, однако при необходимости может быть предоставлена в бумажном виде. Переход на электронный формат упрощает учёт трудовых отношений, обеспечивает более надёжную защиту от потери документа и облегчает взаимодействие с другими государственными структурами.
Если вы – военнослужащий, обязательно следите за актуальностью данных в своей электронной книжке и регулярно проверяйте их через официальные каналы.