Сегодня 04:50:26 () актуальность вопроса о надёжных поставщиках бланков трудовых книжек остаётся высокой. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам, многие организации продолжают использовать бумажные варианты, а значит – нуждаются в проверенных продавцах.

Что такое трудовая книжка и почему её продают

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. В неё вносятся сведения о приёме на работу, переводах, поощрениях и увольнениях (сведения о взысканиях не заносятся).

Продажа бланков трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется нормативными актами:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждённый указанным приказом);
• Статья 66.1 ТК РФ о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Согласно пункту 6 Порядка 55н, приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них работодатели могут у изготовителя или у уполномоченных распространителей. Перечень таких распространителей публикуется на сайте Московской печатной фабрики.

Кто может выступать в роли продавца

Законодательство не запрещает передавать полномочия по реализации бланков трудовых книжек третьим лицам. Поэтому продавцами могут быть:

1. Производители бланков (например, государственные типографии, специализированные печатные предприятия);
2. Официальные дистрибьюторы и распространители, включённые в реестр Минтруда;
3. Канцелярские сети и офис‑центры, получившие соответствующее разрешение;
4. Онлайн‑магазины, работающие на основании договора с производителем или authorised distributor.

Важно: любой продавец обязан предоставить покупателю документы, подтверждающие право реализации (сертификат, договор с изготовителем, выписку из реестра распространителей).

Как выбрать надёжного поставщика

При выборе продавца трудовых книжек рекомендуется обратить внимание на следующие критерии:

• Наличие официального статуса – проверьте, включён ли продавец в реестр распространителей на сайте Московской печатной фабрики или в соответствующем разделе сайта Минтруда;
• Качество бланков – бумага должна соответствовать ГОСТу, иметь водяные знаки и защитные элементы, предусмотренные приказом № 320н;
• Сопроводительная документация – при продаже должны предоставляться инструкция по заполнению, образец журнала учета трудовых книжек и, при необходимости, сертификат соответствия;
• Условия доставки и оплаты – уточните сроки, возможность отгрузки малых партий и наличие гарантии возврата при браке;
• Репутация и отзывы – поищите отзывы других работодателей, посмотрите рейтинги на профильных форумах и в каталогах поставщиков.

Не рекомендуется приобретать бланки у случайных продавцов на рынках или в непроверенных онлайн‑лотах – существует риск получить поддельный документ, который не будет принят кадровыми службами и Пенсионным фондом.

Особенности ведения учета при покупке бланков

После получения бланков трудовых книжек работодатель обязан вести самостоятельно разработанные документы учета (п.п. 39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

• Журнал учета трудовых книжек – фиксирует поступление, выдачу и движение бланков внутри организации;
• Журнал учета бланков трудовой книжки и вкладышей – отражает остатки на складе, даты получения и использования;
• При необходимости – внутренние акты приёма‑передачи бланков между подразделениями.

Все указанные журналы должны вестись на бумажном носителе (электронный формат не допускается, если иное не установлено локальными нормативными актами).

Изменения в формате трудовых книжек с 2023 года

С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца. Изменения коснулись mainly внешнего вида бланка (обновлённый дизайн, новые реквизиты) и формата вкладыша. Несмотря на это, порядок заполнения и хранения остался прежним, а требования к продавцам не изменились.

Важно помнить, что при переходе на новый образец необходимо обновить внутренние инструкции по заполнению и обеспечить соответствие используемых бланков утверждённому образцу.

Продажа трудовых книжек – легальная и регулируемая деятельность, требующая от поставщиков соблюдения норм трудового законодательства и предоставления качественной продукции. Для работодателей ключевым является выбор проверенного продавца, наличие сопроводительной документации и правильный учёт приобретённых бланков. Следуя изложенным рекомендациям, вы minimизируете риски получения недействительных документов и обеспечите бесперебойное ведение кадровой документации в вашей организации.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего нормативного поля на дату .