Ситуация‚ когда принимаемый на работу сотрудник не может предъявить трудовую книжку‚ встречается достаточно часто. Причины могут быть разными: утрата‚ повреждение‚ кража или просто невозможность найти документ. Важно знать‚ что в таком случае работодатель не имеет права отказать в приеме на работу и обязан оформить новый документ по заявлению работника. Разберем все нюансы этого процесса.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?

Ключевая норма содержится в части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ. Она прямо обязывает работодателя:

«В случае отсутствия у лица‚ поступающего на работу‚ трудовой книжки работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку…»

Таким образом‚ отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства. Работодатель должен запросить у кандидата письменное заявление и на его основе начать процедуру оформления.

Ключевое различие: «новая» или «дубликат»?

В бытовом общении часто говорят «оформить новую трудовую книжку». С юридической точки зрения это не совсем точно. Существует два сценария:

• Оформление дубликата. Если у работника была ранее оформленная трудовая книжка (с записями о предыдущих местах работы)‚ то новый документ будет дубликатом. В него переносятся все имеющиеся записи на основании подтверждающих документов (справок‚ выписок из приказов).
• Оформление новой (первичной) трудовой книжки. Если человек трудится впервые (например‚ молодой специалист после вуза) или ранее работал только по договорам ГПХ‚ у него не было трудовой книжки. В этом случае заводится совершенно новая‚ чистая книжка.

Важно: В заявлении сотрудник должен четко указать причину отсутствия документа. Это определяет‚ какой именно документ будет оформлен — дубликат или новая книжка.

Пошаговый алгоритм действий для работодателя

1. Получение письменного заявления от сотрудника. Это обязательный первый шаг. Без заявления оформление невозможно.
2. Установление причины отсутствия. В заявлении должна быть указана причина: утрата‚ повреждение‚ кража и т.д. Это важно для дальнейших действий.
3. Проверка информации (если речь о дубликате). Если сотрудник утверждает‚ что потерял книжку с записями‚ работодатель (новый) вправе запросить у него справку с последнего места работы. Эта справка подтвердит факт работы и станет основанием для внесения записи в дубликат. Если справку получить невозможно‚ запись может быть внесена на основании иных документов (выписка из приказа о приеме на работу‚ копия трудового договора).
4. Выбор бланка. Оформление ведется на бланке установленной формы. Можно использовать как старый (до 2021 г.)‚ так и новый (с 2021 г.) образец бланка. Главное — чтобы бланк был действующим и не имел повреждений.
5. Оформление документа.
   • Для дубликата: вносятся все записи о предыдущих работах на основании предоставленных документов. Первая запись в дубликате — это запись о приеме на работу к текущему работодателю. Все записи заверяются подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
   • Для новой книжки: вносится только первая запись о приеме на работу к текущему работодателю.
6. Выдача документа работнику. Оформленная трудовая книжка (дубликат или новая) выдается сотруднику под расписку в журнале учета выдачи документов.
7. Уведомление ПФР (для дубликата). Если оформляется дубликат‚ работодатель обязан направить сведения о нем в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде. Это делается через систему СЗВ-ТД.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки (дубликата)

Заявление должно быть простым письменным документом. Вот примерная форма:

В [Название организации]
[Должность руководителя]
[ФИО руководителя]


От [Ваша Фамилия Имя Отчество полностью]
[Ваш адрес]
[Ваш контактный телефон]

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить мне [новую трудовую книжку / дубликат трудовой книжки] в связи с [указать причину: утратой‚ повреждением‚ невозможностью предоставить по иной причине].

При этом прошу внести в [дубликат] сведения о моей предыдущей работе в [название предыдущей организации] (период с [дата] по [дата]) на основании выданной мне справки.

Подпись: _____________ / [Фамилия И.О.] /
 

Комментарии к образцу:

• В шапке указываются реквизиты организации-работодателя.
• В тексте обязательно нужно выбрать один из вариантов: «новую трудовую книжку» или «дубликат трудовой книжки».
• Причина должна быть указана четко (чаще всего «утрата»).
• Если вы знаете данные о последнем месте работы и имеете справку‚ это стоит указать, это упростит процесс внесения записей.

Что делать‚ если справку с последнего места работы получить невозможно?

Это распространенная проблема. В этом случае работодатель (новый) вправе внести в дубликат запись только о работе у себя‚ на основании приказа о приеме на работу и трудового договора. Записи о предыдущих местах работы в дубликат не будут внесены. Это не является нарушением со стороны нового работодателя.

В будущем‚ если сотрудник найдет старую книжку или получит справки с прошлых работ‚ он может обратиться к любому текущему работодателю с заявлением о внесении недостающих записей в уже имеющийся дубликат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведется параллельный учет в электронной форме. Если у работника уже есть ЭТК‚ то при утере бумажного документа он может получить дубликат бумажной книжки на основе сведений из ЭТК. Процедура та же: заявление + оформление на бланке. При этом запись о новом месте работы будет автоматически внесена и в электронную книжку.

Если ЭТК не велась (например‚ у работника первый опыт)‚ то оформляется новая бумажная книжка‚ а сведения о ней передаются в ПФР для открытия электронной.

Типичные ошибки и ответы на вопросы

Ошибка 1: Отказ в приеме из-за отсутствия трудовой книжки.

Недопустимо. Это прямое нарушение ст. 65 ТК РФ. Прием на работу возможен без трудовой книжки‚ но с обязательным последующим оформлением дубликата/новой книжки.

Ошибка 2: Оформление «новой» книжки‚ когда должен быть дубликат.

Если у сотрудника был старый документ с записями‚ нужно оформлять именно дубликат. «Новая» книжка уничтожит информацию о стаже‚ что является грубой ошибкой и может повлиять на пенсионные накопления.

Вопрос: Кто оплачивает бланк новой книжки?

Работодатель. Стоимость бланка и работы по его оформлению — это расходы работодателя. С сотрудника денег за это не взимается.

Вопрос: Сколько времени занимает оформление?

Закон не устанавливает жестких сроков. Но по общим правилам оформление кадровых документов должно быть осуществлено в разумный срок‚ как правило‚ в течение нескольких дней после приема на работу и предоставления заявления.

Процедура оформления новой трудовой книжки (дубликата) при ее отсутствии у сотрудника четко регламентирована. Ключевые шаги: получить письменное заявление с указанием причины‚ определить тип документа (дубликат или новая)‚ оформить его на бланке установленной формы с обязательной записью о текущем работодателе и выдать сотруднику. Главное — действовать в рамках закона‚ не отказывать в трудоустройстве и правильно переносить имеющиеся данные о стаже. При сомнениях всегда можно обратиться за разъяснениями в Минтруд или к юридическим консультантам.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверять актуальность нормативных правовых актов.