Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, часто вызывает вопросы у работников и кадровых специалистов. Главное – правильно определить, в какой день следует выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчёт, чтобы не нарушить требования Трудового кодекса РФ и избежать возможных споров.
Нормативная база
- Статья 84.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и справку о заработке.
- Статья 127 ТК РФ – при увольнении по инициативе работника, если он использует отпуск, день увольнения считается последним днём отпуска.
- Статья 178 ТК РФ – подтверждает, что днём увольнения при отпуске с последующим увольнением является последний день такого отпуска.
- Постановление Правительства РФ от № 205 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о заработке» – регламентирует порядок выдачи документов.
Из приведённых норм следует два ключевых момента:
- Днём увольнения является последний день отпуска (ст. 127, 178 ТК РФ).
- Трудовая книжка и окончательный расчёт должны быть выданы в день прекращения трудового договора, т.е. в последний день отпуска (ст. 84.1 ТК РФ).
Как происходит процесс на практике?
Оформление документов
- Сотрудник подаёт заявление об отпуске с последующим увольнением (обычно указывает желаемую продолжительность отпуска и дату увольнения).
- Кадровик готовит два приказа:
- Об отпуске (с указанием дат начала и окончания).
- Об увольнении (с указанием даты увольнения – последний день отпуска).
- Приказы подписываются руководителем и доводятся до сведения сотрудника под роспись.
Выдача трудовой книжки и расчёт
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения (последний день отпуска) работник получает:
- Трудовую книжку с записью об увольнении.
- Справку о заработке (форма СЗВ‑М или аналогичную).
- Окончательный расчёт:
- Оплата за неиспользованные дни отпуска (если они есть).
- Компенсация за отпуск, если он не был использован полностью до увольнения.
- Все причитающиеся выплаты (заработная плата, премии, надбавки и т.д.).
Важно: расчёт производится в тот же день, что и выдача трудовой книжки, т.е. в последний день отпуска. Если сотрудник не явится за документами в этот день, работодатель обязан отправить их заказным письмом с уведомлением о вручении (или иным способом, подтверждающим факт отправки).
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?
Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, период болезни не продлевает отпуск и не меняет дату увольнения. Днём увольнения остаётся последний день календарного отпуска, указанного в приказе. Поэтому трудовая книжка и расчёт выдаются в этот же день, независимо от фактического состояния здоровья сотрудника.
Примерный порядок действий работодателя
- Получить заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением.
- Издать приказ об отпуске (указать даты начала и окончания).
- Издать приказ об увольнении (дата увольнения = последний день отпуска).
- В последний день отпуска:
- Получить подпись сотрудника на приказе об увольнении (ознакомление).
- Выдать трудовую книжку с записью об увольнении.
- Выдать справку о заработке.
- Произвести окончательный расчёт и выдать расчётный лист.
- Если сотрудник не явился – отправить документы заказным письмом с уведомлением о вручении и сохранить копию уведомления.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли выдать трудовую книжку раньше, например, в первый день отпуска?
- Нет. Трудовая книжка должна быть выдана в день прекращения трудового договора, а именно в последний день отпуска. Выдача раньше считается premature и может быть оспорена.
- Что делать, если сотрудник требует выдать трудовую книжку в день начала отпуска, ссылаясь на то, что он уже не будет работать?
- Ссылаться на ст. 84.1 ТК РФ: выдача производится в день увольнения. Объяснить, что дата увольнения – последний день отпуска, и документы будут выданы именно тогда;
- Нужно ли делать отдельную запись в трудовой книжке об отпуске?
- Запись об отпуске не делается. В трудовой книжке фиксируется только факт увольнения (дата, основание, номер приказа). Информация об отпуске отражается в приказе и личной карточке сотрудника.
- Как быть с налогами и взносами при расчёте за отпуск?
- Все выплаты, связанные с компенсацией за отпуск, облагаются страховыми взносами и НДФЛ в обычном порядке, как и обычная заработная плата.
При отпуске с последующим увольнением ключевой момент – день увольнения совпадает с последним днём отпуска. Именно в этот день работодатель обязан:
- издать приказ об увольнении;
- выдать трудовую книжку с записью об увольнении;
- выдать справку о заработке;
- произвести окончательный расчёт с сотрудником.
Соблюдение этой последовательности гарантирует соблюдение требований ТК РФ, минимизирует риск трудовых споров и обеспечивает прозрачность процесса для обеих сторон.
Если у вас остались вопросы по оформлению отпуска с последующим увольнением или нужна помощь в подготовке приказов и расчётных листов – обращайтесь к своему юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.