Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом документообороте. Сегодня данные о трудовой деятельности работников хранятся на информационных ресурсах Социального фонда России (СФР). Для работы с этими данными работодатели и сотрудники активно используют систему СБИС. В этой статье мы подробно разберем, где найти трудовые книжки в СБИС, как посмотреть сведения и получить выписки.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника: приеме на работу, переводах, увольнении и других событиях. Важно понимать, что данные храняться в базе СФР, а СБИС выступает удобным инструментом для отправки этих данных и получения выписок.
Если работник не подал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то СФР ведет записи в ЭТК, но исключительно для внутренней работы. Доступа к этой «скрытой» части данных нет ни у кого, в т.ч. и у самого работника, до тех пор, пока он официально не выберет электронный формат.
Где найти ЭТК в СБИС: инструкция для работодателя
Для работодателей СБИС предоставляет удобный функционал для ведения электронных кадровых документов. Чтобы найти сведения о трудовой книжке сотрудника или отправить данные в СФР, выполните следующие шаги:
- Откройте карточку сотрудника. В разделе «Кадры» или «Люди» найдите нужного работника.
- Перейдите в раздел «Справки, выписки». В карточке сотрудника или в специальном разделе отчетности выберите пункт, связанный со справками и выписками.
- Выберите нужный документ. В разделе Справки/Выписки нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Отправка сведений. При приеме или увольнении работодатель уведомляет СФР по форме СЗВ-ТД; В СБИС эта форма заполняется автоматически на основе кадровых приказов и отправляется напрямую в фонд.
Как посмотреть и скачать выписку из ЭТК
Документ, сформированный в СБИС, приходит в формате PDF с электронной печатью, что делает его юридически значимым. Но где еще можно посмотреть свои данные, если вы являетесь работником?
Через СБИС (для сотрудников)
Если ваша компания использует СБИС, вы можете запросить выписку у работодателя через систему, и он предоставит вам готовый PDF-файл.
Через портал Госуслуг
Самый быстрый и простой способ посмотреть свои данные — зайти в свой профиль на Госуслугах и воспользоваться сервисом «Выписка из электронной трудовой книжки». Выписка формируется за пару минут и содержит все актуальные сведения.
В личном кабинете на сайте СФР (ПФР)
Посмотреть электронную трудовую книжку можно в личном кабинете на портале Пенсионного фонда (ныне СФР). Для входа потребуется подтвержденная учетная запись Госуслуг (ЕСИА).
Офлайн-способы
Если вам нужна бумажная версия, вы можете заказать выписку по форме СТД-СФР:
- В МФЦ (Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг).
- В территориальном органе СФР.
Как восстановить трудовую книжку через СФР?
Если вы обнаружили, что в электронной трудовой книжке не хватает каких-либо записей (особенно за прошлые периоды), следует написать заявление и передать его в отделение ПФР (СФР) по месту жительства. По закону фонд должен дать ответ в течение 10 дней. СБИС в этом случае помогает работодателю корректно сформировать и отправить недостающие отчеты СЗВ-ТД, если ошибка была допущена по вине организации.
Краткие итоги
Найти электронную трудовую книжку в СБИС несложно — для этого нужно воспользоваться разделом «Справки, выписки» и выбрать соответствующий документ. Помните, что СБИС — это инструмент для обмена данными с СФР. Сама информация хранится на государственных ресурсах, поэтому всегда можно посмотреть свою трудовую книжку онлайн через Госуслуги или личный кабинет СФР, а также заказать бумажную выписку в МФЦ.