Ведение трудовых книжек, это важнейшая обязанность любого работодателя․ Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажные бланки остаются обязательными для многих категорий работников․ При этом трудовая книжка является документом строгой отчетности, и ее приобретение строго регламентировано законодательством․ В этой статье мы подробно разберем, где организации приобретают трудовые книжки, каковы правила их закупки и какие нюансы необходимо учитывать․
Кто имеет право продавать трудовые книжки?
Организация не может купить бланки трудовых книжек в обычном канцелярском магазине или с рук у частных лиц․ Распространением этих документов занимается ограниченный круг лиц․
Согласно приказу Минфина России, изготовлением бланков трудовой книжки и вкладыша в нее занимаются типографии ГОЗНАК․ А вот распространять (продавать) их имеют право исключительно:
- Объединения «ГОЗНАК» (их региональные отделения и магазины);
- Специализированные продавцы — юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили официальный договор (договор поставки) с объединением «ГОЗНАК»․
Любая коммерческая или некоммерческая организация (будь то продуктовый магазин, банк, благотворительная или государственная организация) обязана закупать бланки именно у этих официальных распространителей․
Как организации найти официального продавца?
Чтобы приобрести трудовые книжки, организации необходимо:
- Найти распространителя․ Список юридических лиц и ИП, имеющих право на продажу бланков, регулярно публикуется на официальном сайте ГОЗНАК․ Также информацию можно запросить в региональном отделении объединения․
- Заключить договор․ Покупка бланков осуществляется на основании договора поставки или купли-продажи․
- Оплатить и получить товар․ Оплата производится безналичным расчетом с расчетного счета организации․
Можно ли купить трудовые книжки в обычном магазине?
Часто сотрудники отдела кадров задаются вопросом: можно ли просто купить бланк в ближайшем магазине канцтоваров, если там продаются трудовые книжки? Делать этого категорически не рекомендуется․
Неофициальные продавцы не дают гарантий подлинности бланка․ Если в магазине продается подделка, организация рискует:
- Получить штраф при проверке трудовой инспекции;
- Столкнуться с проблемами при оформлении сотруднику пенсии (бланк могут признать недействительным);
- Потратить деньги впустую, так как испорченную или подданную книжку придется заменять за счет работодателя․
Внутренний учет трудовых книжек в организации
После того как организация приобрела бланки у официального распространителя, они должны быть поставлены на строгий внутренний учет․ Этот процесс регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек․
Бухгалтерский учет
Бланки приходуются в бухгалтерию как материальные ценности․ Они учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»․ Списание бланков происходит только при выдаче их работнику․
Книга учета движения бланков
В организации обязательно должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В нее вносятся записи:
- О поступлении новых чистых бланков от распространителя;
- О выдаче чистого бланка работнику (при первичном оформлении);
- О получении заполненной трудовой книжки от увольняющегося сотрудника․
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и скреплена сургучной печатью или опломбирована․
Кто оплачивает бланк?
Важно помнить, что трудовая книжка — это собственность работника․ Однако порядок оплаты зависит от ситуации:
- Первичное оформление․ Если сотрудник устраивается на работу впервые, бланк трудовой книжки предоставляется ему бесплатно․ Организация берет все расходы на себя․
- Утрата или порча по вине работодателя․ Если трудовая книжка была утеряна работодателем или испорчена (например, залита кофе по вине кадровика), работодатель обязан выдать дубликат бесплатно․
- Порча по вине работника или утеря им․ Если работник сам испортил бланк или потерял его, и просит оформить дубликат, организация имеет право удержать с него стоимость чистого бланка․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Начиная с 2021 года, в России идет постепенный переход на электронные трудовые книжки․ Однако это не означает, что бумажные бланки больше не нужны․
Организация обязана продолжать приобретать и вести бумажные трудовые книжки для:
- Работников, которые до конца 2020 года подали заявление о сохранении бумажного формата;
- Работников, которые впервые устраиваются на работу (до тех пор, пока они не подадут заявление о выборе только электронного формата)․
Таким образом, потребность в закупке бланков у организаций сохраняется, хотя их объемы и снизились по сравнению с прошлыми годами․
Приобретение трудовых книжек — процесс, требующий ответственности и знания законодательства․ Любая организация, независимо от своей формы собственности и вида деятельности, обязана закупать бланки только у официальных распространителей ГОЗНАК․ Покупка с рук или в неспециализированных магазинах чревата серьезными правовыми и финансовыми последствиями․ Строгий учет бланков и правильное оформление книг движения трудовых книжек помогут организации избежать штрафов и обеспечить сотрудникам надежное подтверждение их стажа․