Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), в 2026 году бумажный формат по-прежнему актуален для тех сотрудников, которые не перешли на цифровой вариант. Работодатели обязаны вести, хранить и выдавать такие документы по строгим правилам, утвержденным Приказом Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н (действителен до 1 сентября 2027 года).
Один из самых частых вопросов как у кадровиков, так и у самих работников: где именно и в каких случаях сотрудник должен ставить свою подпись? Давайте разберем все нюансы этого процесса.
Расписывается ли работник в самой трудовой книжке?
Это самое распространенное заблуждение. Многие полагают, что при увольнении сотрудник должен расписаться непосредственно в бланке трудовой книжки, например, написав слово «Ознакомлен» рядом с записью об увольнении.
Это в корне неверно. В самом бланке трудовой книжки (в разделе «Сведения о работе») сотрудник никогда не расписывается. В этом разделе свои подписи ставят:
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник отдела кадров или бухгалтер).
- Руководитель организации (директор).
Подпись работника требуется на других важных документах, которые подтверждают факт ознакомления с записью и получения документа на руки.
Где сотрудник обязан расписаться
Согласно действующему трудовому законодательству, ознакомление работника с записями в трудовой книжке и ее выдача подтверждаются подписями в двух основных документах:
В личной карточке работника
Работодатель обязан ознакомить владельца трудовой книжки с каждой внесенной записью (о приеме, переводе, увольнении) под роспись в его личной карточке (форма Т-2, если она ведется работодателем). В карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку, а сотрудник ставит свою подпись, подтверждая, что с информацией ознакомлен и согласен.
В книге учета движения трудовых книжек
Когда сотрудник забирает свою трудовую книжку при увольнении, он обязательно расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников документы. При получении трудовой книжки на руки работник ставит подпись в специальной графе, подтверждая факт выдачи документа.
Расписка о получении трудовой книжки
В некоторых случаях просто подписи в Книге учета бывает недостаточно, и работодатель просит сотрудника написать отдельную расписку. Это делается для того, чтобы обезопасить себя от возможных претензий и штрафов за задержку выдачи документов.
В каких случаях нужна расписка?
- При увольнении, если выдача трудовой книжки происходит вне кабинета кадров (например, документы отправляются с курьером или по почте).
- При подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку; В этом случае в Книге учета делается отметка: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ», а работник расписывается в получении (согласно Письму Минтруда России от № 14-2/В-150).
- По требованию работодателя в качестве дополнительной подстраховки при выдаче документа на руки.
Что должно быть в расписке?
Чтобы расписка имела юридическую силу, она должна содержать следующие сведения:
- ФИО сотрудника, получающего трудовую книжку.
- Паспортные данные получателя.
- Адрес регистрации и контактные сведения работника.
- Данные трудовой книжки: серия, номер (если применимо).
- Дата составления расписки.
- Личная подпись сотрудника.
Расписка пишется от руки или распечатывается и подписывается работником.
Что делать, если работник не может расписаться?
Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается забирать трудовую книжку (например, не согласен с увольнением) или просто не является за ней. В таком случае работодатель не может просто оставить документ у себя без последствий.
Чтобы избежать ответственности за задержку выдачи, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте;
- Составить акт приема-передачи или акт об отказе поставить подпись, если работник присутствует, но отказывается расписываться в Книге учета и личной карточке.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Ответственность работодателя
Отсутствие подписи работника в Книге учета или личной карточке — это нарушение порядка ведения трудовых книжек. Если сотрудник докажет, что ему не выдали документ вовремя, работодателю придется:
- Возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (день увольнения переносится на день фактической выдачи документа).
- Выплатить компенсацию морального вреда, если работник заявит такое требование в суде.
- Заплатить штраф по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.