Подпись работника в трудовой книжке – один из важнейших элементов оформления документа. Она подтверждает, что сотрудник ознакомился с внесенными сведениями, согласен с их содержанием и, в случае увольнения, подтверждает факт получения соответствующей записи. Ниже подробно рассматриваем, где и как правильно ставится подпись работника в разных ситуациях.

Общие требования к подписи в трудовой книжке

Согласно Правилам при увольнении работника (п. 35) и Порядку ведения трудовых книжек (п. 36), подпись работника ставится:

• на ьном листе (странице 1) после всех записей, отраженных в пункте 1;
• рядом с подписью работодателя или на следующей строке;
• в случае выдачи дубликата – после записи о выдаче;
• при оформлении акта об отказе от трудовой книжки – в соответствующем поле.

Подпись работника не требуется при увольнении, если в книжке уже поставлена подпись работодателя и печать организации (см. пункт 36). Однако в ряде случаев подпись всё‑равно ставится, чтобы документ был полностью заверен.

Когда подпись работника обязательна?

1. При выдаче дубликата трудовой книжки;
2. При оформлении акта об отказе от получения книжки;
3. При изменении данных (например, смена места работы, должности, даты увольнения) – подпись ставится рядом с новой записью;
4. При заверении копий (копии страницы с записью) – подпись ставится под реквизитом «Подпись» или в нижнем правом углу листа.

Где именно ставится подпись на ьном листе?

На ьном листе (первой странице) подпись работника размещается:

• в нижнем правом углу листа – под печатью организации;
• либо сразу под строкой с подписью работодателя;
• в поле, обозначенном как «Подпись работника».

Если на листе уже находятся несколько записей (например, изменения данных), то подпись ставится после последней записи, чтобы подтвердить согласование всех изменений.

Пример расположения подписи

ьный лист:
...
Подпись работодателя: ___________________ (Ф.И.О., должность)
Подпись работника: ___________________ (Ф.И.О.)

Подпись при увольнении

В процессе увольнения (п. 35 Правил) все записи в книжке заверяются:

1. Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение книжек;
2. Печатью организации (если она есть);
3. Подписью работника – не обязательна, но часто ставится в качестве подтверждения получения записи.

Если подпись работника не ставится, в акте об увольнении указывается, что запись заверена только подписью работодателя и печатью.

Что делать, если подпись не помещается?

При оформлении записи об увольнении, когда в книжке не хватает места для подписи и печати, следует:

• Переписать запись на следующей странице (если это разрешено регламентом);
• Или оформить акты с указанием номера страницы, где находится запись, и поставить подпись рядом с номером страницы.

Подпись в электронной версии трудовой книжки

С 2025 года в РФ активно внедряется электронная трудовая книжка. В ней подпись работника оформляется в графе 13:

• Указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем…»;
• Работник ставит свою подпись рядом с подписью работодателя;
• Эта подпись считается юридически значимой в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли подпись работника при выдаче дубликата? – Да, подпись ставиться после записи о выдаче.
• Можно ли обойтись без подписи работника при увольнении? – Можно, если в книжке уже поставлена подпись работодателя и печать, но many employers всё равно просят подпись для полной заверенности.
• Где ставится печать организации? – В нижнем правом углу ьного листа, а также рядом с подписью работника, если это предусмотрено формой.
• Как правильно зачеркивать и заменять данные? – Зачеркивание делается одним горизонтальным штрихом, затем рядом пишутся новые данные, а внизу ставятся подписи сторон.

Подпись работника в трудовой книжке – важный элемент, подтверждающий его согласие с содержимым документа. Она размещается:

1. на ьном листе после всех записей;
2. рядом с подписью работодателя или на следующей строке;
3. в поле, обозначенном «Подпись работника»;
4. при выдаче дубликата и при оформлении акта об отказе.

При правильном оформлении подпись, печать и дата образуют полный набор заверяющих реквизитов, который гарантирует юридическую силу записи в трудовой книжке.

---

Автор статьи: консультант по кадровому праву, 2026 год.