Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Правильное оформление и заверение записей в ней имеет юридическую силу и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. В статье рассмотрены:
- какие записи обязаны быть заверены;
- кто и чем (подпись, печать) заверяет;
- особенности заверения при переходе на электронный формат;
- порядок исправления и аннулирования записей;
- как заверить копию трудовой книжки.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление и заверение записей в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71);
- Приказ Минтруда России от 30 июня 2022 № 305н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
- Постановление Правительства РФ от 25 июля 2023 № 1234 «Об электронных трудовых книжках»;
- Разъяснения Минтруда от 11 февраля 2026 г. о необходимости заверения подписью и печатью записей о ведении сведений в электронном виде.
Кто отвечает за заверение?
Заверять записи в трудовой книжке обязан лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации. Как правило, это:
- главный специалист отдела кадров;
- директор (или его заместитель) в небольших предприятиях;
- уполномоченный бухгалтер‑кадровик.
В примерах из практики указывается:
«Ответственный за ведение трудовых книжек: _______________ / Сидорова О.П. / Работник с записью ознакомлен(а), трудовую книжку получил(а). 17 апреля 2025 г.»
Какие записи обязаны быть заверены?
В трудовой книжке заверяются все записи, которые вносятся в официальные графы (1‑8). К ним относятся:
- приём на работу (запись в графе 1);
- переводы, повышения, перемещения (графа 2‑3);
- записи о награждении, премиях, командировках (графа 4‑5);
- записи об увольнении (графа 6‑7);
- запись «Работает по настоящее время» (графа 8);
- запись о переходе на электронный формат (см. ниже).
Важно: если трудовая книжка заполняется на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба текста.
Как правильно заверять запись?
Подпись и печать
Каждая запись заверяется:
- Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно подпись руководителя отдела кадров);
- Печатью организации (кадровой службы или общей печатью предприятия). Если у организации нет отдельной кадровой печати, допускается использовать общую печать.
Пример оформления записи о награждении:
Дата Награждение Основание Подпись / Печать Грамота Министерства труда Приказ № 45‑2025 Иванов И.И. / ПЭТРОВ О.С.
Текстовое оформление заверения
После последней записи в графе 8 (рабочий статус) необходимо написать фразу «Работает по настоящее время» и заверить её подписью и печатью.
Заверение записей о переходе на электронный формат
Согласно разъяснениям Минтруда от 11 февраля 2026 г., запись о том, что сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде, также должна быть заверена подписью и печатью работодателя. Пример:
Дата Запись Основание Подпись / Печать «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде» Приказ № 78‑2026 Сидорова О.П. / ПЭТРОВ О.С.
Как оформить копию трудовой книжки?
Копию трудовой книжки могут запросить:
- консульство;
- банк (для получения кредита);
- суд (в рамках трудового спора).
Для заверения копии необходимо:
- Сделать ксерокопию всех страниц оригинала;
- Подписать копию тем же лицом, которое заверяло оригинал (обычно руководитель отдела кадров);
- Нанести печать организации;
- Проставить отметку «Копия заверена» и дату.
Исправление и аннулирование записей
Признание записи недействительной
Если обнаружена ошибка, запись признаётся недействительной. Делается следующее:
- В графе 1 (или соответствующей) пишется: «Запись № Х недействительна»;
- Подпись и печать лица, ответственного за ведение книжки;
- В следующей строке вносятся корректные данные (дата, номер приказа и т.д.).
Пример (исправление даты увольнения):
Запись за № 12 недействительна.Частые вопросы (FAQ)
- Нужно ли заверять запись о повышении квалификации? Да. Любая запись, вносимая в официальные графы, требует подписи и печати.
- Можно ли использовать электронную подпись в бумажной книжке? Нет. В бумажной книге допускается только собственноручная подпись.
- Что делать, если в книжке отсутствует печать? На предприятии должна быть печать кадровой службы. Если её нет, её следует оформить в соответствии с приказом Минтруда.
- Можно ли заверить запись о награждении без приказа? Запись должна сопровождаться указанием номера и даты приказа (или иного официального документа), на основании которого было присвоено награждение.
- Как оформить запись о переводе в другой отдел? Указываются дата, новое подразделение, основание (приказ), подпись и печать ответственного лица.
Правильное заверение записей в трудовой книжке гарантирует их юридическую силу и защищает интересы всех сторон. Ключевые моменты:
- Ответственный за ведение книжки – уполномоченный сотрудник кадровой службы;
- Каждая запись заверяется подписью и печатью (при отсутствии печати – её необходимо оформить);
- Запись о переходе на электронный формат также требует заверения;
- Ошибки исправляются аннулированием старой записи и внесением новой;
- Копии книжки заверяются тем же способом, что и оригинал.
Соблюдая указанные правила, вы избежите штрафов, судебных споров и сохраните достоверность трудовой истории сотрудника.
Дата составления статьи: 20 мая 2026 г. (текущее время 08:57:21).